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procedures de gestion des achats amp approvisionnements

CHAPITRE V PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS APPROVISIONNEMENTS Quelle que soit la procédure d ? achat le principe de fournisseurs ayant des adresses connues reste recommandé adresses fixes bo? te postale ou e-mail téléphone registre de commerce et n d ? identification fiscale Pour chaque nouveau fournisseurs les collaborateurs doivent présentées les documents relatifs a ces derniers carte fiscale RC Autres V Procédure simplifiée ou entente directe Règles de gestion Cette procédure est appliquée pour l ? acquisition des biens et services de fonctionnement ? ? ? ? ? ? d ? une valeur inférieure ou égale à XXXXXXXX Le ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? peut exceptionnellement faire recours à cette procédure notamment en cas des biens ou services détenus par un fournisseur unique ou d ? une urgence extrême motivée par un mémo du demandeur et approuvée par la Direction Exécutive Une dérogation spéciale écrite est également requise pour un bien ou service d ? un montant supérieur à XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dans la procédure simplifiée l ? entreprise consulte les candidats et fixe les conditions du marché avec eux sur base des spécifications techniques Au terme de cette procédure l ? entreprise pabaretient l ? offre économiquement la plus avantageuse Un achat d ? une valeur inférieure ou égal à XXXXXXX peut être effectué sur base d ? une seule offre Cheminement de la procédure Etapes de traitement T? ches Responsable visa validation La demande d ? achat Remplir la fiche de demande d ? achat le nom du service demandeur la date de la demande la description des biens vivres et services demandés ou travaux à exécuter Service demandeur Valorisation de la demande d ? achat Valoriser la demande d ? achats en inscrivant les prix des articles ou des services demandés Viser la demande d ? achat et la transmet pour validation Chargé de finance Approbation de la demande Vérification générale du budget ligne budgétaire Le Responsable du service Approbation de la demande Vérification de - l ? éligibilité de l ? achat - Les signatures Chargé de finance Approbation Validation de la demande Directeur Exécutif Consultations des fournisseurs Trois fournisseurs sont consultés et présentent des pro- forma Chargé de finance Choix du fournisseur Analyse des factures pro-forma et choix du fournisseur Commission d ? achat Commande Bon de commande voir procédure commande Signataires autorisés Réception de la commande Vérification de la conformité de la livraison ou de l ? exécution des travaux Commission d ? achat V La Commande La procédure concerne tous les achats supérieurs à XXXXXXXXXX Les carnets de bons de Commandes sont pré imprimés et pré numérotés et ne peuvent jamais être conservés par un signataire Déroulement de la procédure Etapes T? ches Responsable Traitement du bon de commande Détails date nom du fournisseur le descriptif des articles ou des prestations à fournir désignation unité quantité prix unitaire prix total lieu de livraison total général de la commande en chiffres et en lettres Le bon de commande est établi