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Archivage des donnees PROCE ?DURES Instructions e ?tape par e ?tape pour une conservation correcte des dossiers Conservation et archivage De ?signez le poste responsable du maintien des donne ?es cre ?e ?es sur le programme il peut s ? agir du responsable

PROCE ?DURES Instructions e ?tape par e ?tape pour une conservation correcte des dossiers Conservation et archivage De ?signez le poste responsable du maintien des donne ?es cre ?e ?es sur le programme il peut s ? agir du responsable de programme ou de projet au niveau le plus approprie ? Le MEL va travailler avec Louange pour identifier les documents manquants et ensuite approcher les composantes pour les remplir Une fréquence trimestrielle sera ciblée Prenez des mesures de sauvegarde approprie ?es en identifiant un endroit su r pour le stockage des donne ?es de programme voir plus haut partie Back up re ?gulière des donn e ?es Cre ?ez une structure de classement des donne ?es de programme ?? pour cela veuillez vous re ?fe ?rer a ? l ? Annexe B La structure existe d e ?ja ? ? A ? la cre ?ation des donne ?es de ?cidez si le document a besoin d ? e tre conserve ? par le Programme les Finances les Ope ?rations ou l ? Administration Pour les donne ?es financi ères d ? ope ?rations ou administratives veuillez consulter la politique approprie ?e dans la rubrique A faire attention certaines donn e ?es vont directement a ? la finance Op e ?ration il faut veiller a ? les identifier et scann e ?s au pr e ?alable avant de les envoyer telles que les listes de pr e ?sences sign e ?es qui sont des moyens de v e ?rifications des formations Il y ? a aussi des documents officiels qui meriteraient d ? e tre scann e ?s et ajouter au dossier du programme tels que les accords avec les provinces les MoU sign e ?s etc Les documents papier actifs doivent e tre conserve ?s et rester dans le service bureau Documents papiers à archiver scan classer Documents e ?lectroniques MoU et accords de partenariat et contrats Rapports versions finales sont les plus int e ?ressantes Listes de pr e ?sence sign e ?es Compte-rendu autre minutes si n e ?cessaires Certificats de reconnaissance ou d ? autorisation etc Les photos Les courriels importants communication officielle avec le bailleur partenaires etc Évaluations Propositions Registre des parties prenantes Les termes de re ?fe ?rences et les comptes rendus de r e ?unions mensuelles ainsi que les plannings de programme Etc Partage d ? information Le partage de certaines informations doit e tre consid e ?rer avec pr e ?caution Lorsque quelqu ? un d ? externe souhaite les obtenir Il est très important que le chef de program donne son autorisation avant de faire cela Par exemple la province demande des donn e ?es que nous avons reçu d ? un partenaire sur les chiffres d ? affaires ou d ? autres type d ? information il est sensible de r e ?pondre a ? telle requ e te Demandez conseil avec l ? e ?thique Les diffe ?rentes dossiers Nom du dossier Statut du dossier D e ?finition du