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Gildas C. V. DEGBOE novembre 2014 INITIATION A LA PRESENTATION ASSISTEE PAR ORD

Gildas C. V. DEGBOE novembre 2014 INITIATION A LA PRESENTATION ASSISTEE PAR ORDINATEUR Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Préambule La communication orale est présente dans presque tous les domaines de la vie courante. Nous sommes appelés à communiquer lors de la présentation de nos mémoires et thèses, lors d’une séance de prospection commerciale, dans le cadre de la présentation de rapport à notre hiérarchie, pour présenter un nouveau produit, pour restituer une étude etc. Les Technologies de l’information et de la communication nous offrent une large palette de possibilités pour agrémenter et appuyer nos présentations en vue de les rendre plus vivantes et plus communicantes. Les logiciels bureautiques de présentation assistée par ordinateur ne sont pas souvent enseignés dans nos centres de formation comme c’est le cas pour les logiciels tableurs et de traitement de texte. Fort de notre expertise autodidacte dans la manipulation des logiciels de présentation assistée par ordinateur, nous souhaitons, à travers ce document, apporter notre contribution à la connaissance universelle dans ce domaine. Ce document qui traite de la présentation assistée par ordinateur provient de la compilation de nos connaissances, de l’aide de Microsoft Office Powerpoint et de recherches sur Internet. A travers ce document, nous introduisons le lecteur dans le monde de la présentation assistée par ordinateur à travers une approche théorique en vue de l’initier à cette discipline. Ce document est perfectible et l’auteur est ouvert à toutes les critiques et suggestions. L’Auteur 1 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 SOMMAIRE 1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ? -- 2 2 Pourquoi faire une présentation ? --------------------------------- 2 3 Comment réaliser une présentation ? ---------------------------- 3 4 Les étapes de réalisation d’une PréAO ---------------------------- 5 5 La présentation proprement dite ----------------------------------- 8 6 Application à Microsoft Powerpoint ----------------------------- 11 2 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ? 1.1 Diapositives En photographie, on appelle diapositive une image sur support transparent destinée à être projetée sur un écran. Avec l’apparition de l’ordinateur et l’évolution des TIC, on désigne par diapositive une image destinée à être projetée sur un écran ; cette image peut contenir du texte, des graphiques, du son, des vidéos, des tableaux et bien d’autres objets animés ou non. 1.2 Diaporama Le diaporama se définit comme étant le défilement d’une suite de diapositives reliées entre elles selon un ordre donné de façon à rendre le tout plus harmonieux. 1.3 Présentation La projection d’un diaporama est une présentation. Cette définition est plus complète lorsque l’on y intègre le fait que c’est une tierce personne qui présente un sujet à l’aide de la projection d’un diaporama. On peut par abus de langage utiliser le terme diaporama pour désigner une présentation et vice versa. Il est conseillé d’utiliser le terme présentation car en réalité «c’est le diaporama que l’on présente au public». La présentation peut être numérique ou non. 2 Pourquoi faire une présentation ? En tout temps, il peut nous être demandé de présenter ou d’essayer de vendre nos idées à quelqu'un. Que ce soit pour des présentations d’affaire, des rapports à montrer aux supérieurs, pour démontrer la progression d’un projet, des conférences scientifiques, des cours à enseigner ou encore des mémoires et thèses académiques à présenter à un jury, la présentation revêt un caractère indispensable. 3 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Les présentations sont souvent réalisées dans le but d’informer, de persuader ou de demander un appel à l’action, de résumer ou de restituer un travail. Elles ne sont donc pas faites pour distraire. Il faut remarquer que la présentation est l’une des expériences les plus stressantes de notre vie. Il convient donc de maitriser tous ses contours. 3 Comment réaliser une présentation ? 3.1 L’outil fondamental : la PréAO Nous avions dit plus haut que les présentations peuvent être numériques ou non. Dans le cadre de ce document, il s’agira essentiellement de nous former sur les présentations numériques de documents. Pour réaliser une présentation, nous avons besoin d’un logiciel de Présentation assistée par ordinateur (PréAO). Les PréAO présentent aussi bien des avantages que des inconvénients 3.2 Avantages des PréAO Les PréAO présentent plusieurs avantages dont trois retiendront notre attention. Il s’agit de :  Servir de support au discours  Permettre une synchronisation parfaite  Orienter l’attention de l’auditoire 3.2.1 Rôle de support de discours La PréAO :  Apporte un cadre pour le discours  Permet de ne pas oublier d'aborder un point important  Permet à l'auditoire de se repérer dans le cours de l'exposé (plan, présentation structurée) 4 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 3.2.2 Rôle de synchronisation La PréAO :  Permet d'équilibrer le temps consacré à chaque partie comme c'est prévu (permet de rester dans le temps imparti)  Limite les risques de dérapages de l'exposé (évite d’aller à l’hors sujet) 3.2.3 Rôle d’orientation de l’attention de l’auditoire  Document très souvent multimédia  Nombreuses possibilités de mise en évidence  Relation possible entre l'esthétique de la présentation et le contenu du discours  Permet de se remémorer les points importants 3.3 Inconvénients des PréAO Malgré les avantages des PréAO, elles présentent certaines limites. En effet, une PréAO ne saurait remplacer ni le discours, ni un document textuel et elle ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation La PréAO : 3.3.1 Ne peut pas remplacer le discours  Impossibilité d'être exhaustif  Lecture des diapos = fatigue de l'auditoire  Différent d'un discours car pas d'interactivité (plan prévu à l’avance) 3.3.2 Ne peut pas remplacer un document textuel  Par définition moins complet, moins détaillé  Niveau de langue appauvri  Nombre de pages limité par le temps 3.3.3 Ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation  Support de discours différent du discours  Exposé d'1 heure = lecture en 10 minutes 5 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Nous pouvons citer plusieurs PréAO à savoir : impress de la suite open office ; keynote de macintosh, powerpoint de la suite microsoft office. 4 Les étapes de réalisation d’une PréAO La réalisation d’une présentation assistée par ordinateur doit être faite suivant un certain nombre d’étapes. Les lignes suivantes décrivent les étapes essentielles à suivre pour réaliser une présentation assistée par ordinateur. 4.1 Avoir une idée claire du public visé et du temps de présentation disponible Une présentation est avant tout destinée à un public. Que le public soit un jury de soutenance ou des participants à une conférence, il est important de connaître ses caractéristiques sociodémographiques, économiques, professionnelles, culturelles, etc., les besoins et les attentes de ce dernier afin de définir le caractère de l’information ou du message à faire passer. Il serait mal indiqué par exemple de présenter des diapositives à caractère amusant à un jury scientifique. Il serait également contre-indiqué par exemple de présenter des diapositives faisant la promotion d’un plat à base de viande de porc à une cible musulmane. Un deuxième facteur très important à prendre en compte avant de réaliser sa présentation est le facteur temps. Il faut savoir à l’avance combien de temps la présentation va durer afin de sélectionner les idées les plus pertinentes à mettre en évidence. Si le nombre de diapositives est trop élevé, on risque de paraître trop rapide aux yeux du public lorsqu’on se rend compte qu’il ne reste pas assez de temps pour dérouler le reste des diapositives. Un arbitrage doit donc être fait entre le nombre de diapositives et le temps de présentation. 4.2 Avoir un document support, avoir une idée claire de ce que l’on souhaite présenter. Il faut disposer du document de base que l’on souhaite présenter et bien connaître son contenu en priorité et l’idée générale que votre présentation 6 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 permettra de saisir. Il faudra ensuite identifier clairement les points les plus importants que l’on veut mettre en évidence pour pouvoir argumenter et focaliser sa présentation sur ces points précis. La réussite de cette étape est déterminante dans la réussite de la présentation. 4.3 Structurer son travail. Après avoir identifié avec précision les informations à présenter, il faut en faire un plan. Il s’agit de structurer sa présentation par niveau. Prenez soin de noter le plan que vous avez fait, vous pourrez facilement vous retrouver lorsqu’il s’agira de remplir les diapositives. La structuration en plan permettra à vous et à votre auditoire de se repérer dans le cours de l'exposé. 4.4 Insérer les informations désirées au sein de chaque diapositive en suivant la chronologie qu’on s’est donné.  Insérer du texte  Insérer des images  Insérer du son  Insérer de uploads/s1/ initiation-a-la-presentation-assistee-pa.pdf