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BASE DE DONNEES ACCESS Intervenant : Soad LHARAOUI SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS

BASE DE DONNEES ACCESS Intervenant : Soad LHARAOUI SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 1 OBJECTIFS : - Créer la structure d’une table - Définir les propriétés des champs : * Formats de champs * Régles de validation et messages d’erreur - Modifier la structure d’une table - Saisir les Enregistrements de la table - Créer un formulaire simple avec l’assistant - Saisir des données dans un formulaire - Manipuler un formulaire de saisie CAS PAPETIERE : PREMIERE PARTIE I/ CREER UNE TABLE AVEC ACCESS Pour créer une table trois questions sont à se poser : A/ Quels sont les renseignements dont j’aurai besoin? La réponse à cette question va déterminer les champs à définir pour la table. B/ Quelle sera la structure de ma table ? Pour chaque champ de la table on doit définir le type de données et la taille du champ (nombre de caractères maximal que peut contenir le champ) C/ Quel sera le champ qui servira de clé primaire de la table ? T oute table doit en effet comporter une clé primaire, c’est à dire un champ ayant une valeur unique pour chaque enregistrement. Il faut donc prévoir un champ contenant un numéro ou un code. ACCESS gère les types de données et les tailles de champ suivants T ypes de données Définition T aille du champ TEXTE Contient tout type de caractères (chiffres, lettres;symbole...) Défini par l'utilisateur, de 1 octet jusqu'à 255 maxi MEMO Contient des informations de longueur variable; ex : "Ce client est à contacter le lundi à partir de 14 h" T aille variable non paramétrable, de 1 à 32000 caractères NUMEROAUTO Attribue à chaque enregistrement un numéro "incrémenté" T aille non paramétrable (équivaut à la taille entier long) OUI/NON Ce type n'admet que deux valeurs : soit oui/non soit vrai/faux soit activé/désactivé T aille non paramétrable NUMERIQUE Ce type correspond à des nombres (données qui pourront servir à des calculs) Choisissez la taille : - Octet : nbre compris entre 0 et 255 - Entier (nombre compris entre -32767 et + 32767 - Entier long (entre -2 milliard et + 2milliards) - réél simple (entre -3.40 1038et +3.40 1038) - Réél double (entre -1.79 10107 et +1.79 10107) MONETAIRE Ce type de données conserve en mémoire tous les chiffres après la virgule, ce qui peut s’avérer utile pour les problèmes d’arrondi 8 octets (taille non paramétrable) OLE Conserve des données liées à une autre application telle qu’EXCEL Jusqu’à un gigaoctet LIEN HYPERTEXTE Mémorise des adresses URL de sites Web Jusqu’à 64000 octets ASSISTANT LISTE DE CHOIX Permet de rechercher une valeur parmi une liste de valeur provenant d’une autre table. Généralement, les listes de choix sont utilisées pour les clés étrangères. SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 2 DATE/HEURE Permet d'entrer des dates ou des heures T aille non paramétrable Remarque : pour les champs de type numérique, il faut choisir la taille la plus petite possible correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre d'enfants le type octet suffit, pour des montants avec virgule la taille réél simple suffit largement) Le champ de type compteur équivaut en taille à "Entier long" LE THEME La société « La papetière » assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiques auprès d'utilisateurs professionnels. Cette société envisage d'utiliser le S.G.B.D. relationnel ACCESS 2000 pour assurer le suivi des commandes clients. Votre mission (si vous l'acceptez) va consister à créer la table CLIENT appartenant à la base de données PAPETIERE.MDB 5) Créez la structure de la table CLIENTS selon les indications ci-après : Nomp du champ T ype de champ T aille du champ CODECLI ENTIER LONG Entier long NOMCLI TEXTE 40 ADRCLI TEXTE 40 VILLECLI TEXTE 25 CODEREG NUMERIQUE ENTIER PAIEMENT TEXTE 21 ENCOURSCLI NUMERIQUE Réél simple PLAFONDCLI NUMERIQUE Réél simple CPCLI NUMERIQUE Entier long 6) Créez la clé primaire de la table : Sélectionnez le champ CODECLI en cliquant sur le sélecteur de champ (bouton situé dans la marge gauche ) Cliquez sur le bouton clé primaire : 7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la société PAPETIERE. Votre travail consiste à saisir ces enregistrements en mode « feuille de données ». Enregistrements à saisir SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 3 1) Saisissez les noms de champs tels qu’ils sont définis dans le tableau ci- dessus 2) Sélectionnez le type de données en cliquant sur le bouton « liste déroulante » 3) Sélectionnez la taille du champ en cliquant sur le bouton « liste déroulante » pour les champs de type numérique OU Saisissez le nombre de caractères pour les champs de type texte Enregistrez ensuite la table : Menu Fichier - Enregistrer Nom de la table : CLIENT Code clien t NOMCLI ADRCLI VILLECLI PAIEMENT ENCOURS CLI PLAFO NDCLI CPCLI 0000 1 Vent du Sud 10 rue Montaigne LILLE Chèque à réception 112 000.00 F 50000 59000 0000 2 Crion 15, rue JB Lebas LILLE Chèque à réception 29 200.00 F 50000 59000 0000 3 Edition du Cherche Midi 221, Boulevard de la république LILLE Chèque à réception 47 200.00 F 90000 59000 0000 4 Pic Puce 171, route de Valenciennes SIN LE NOBLE 30 jours fin de mois 37 000.00 F 130000 59450 0000 5 Assuranc e Azur 12, rue de l'Eglise SIN LE NOBLE 30 jours fin de mois 147 000.00 F 100000 59450 MODES OPERATOIRES 1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de données (remarque : la petite flèche permet de sélectionner les 2 modes d’affichage d’une table : feuille de données ou création) 2) Réduisez ou augmentez la taille des colonnes : II/ MODIFIER LA STRUCTURE D’UNE TABLE On va modifier la structure de la table des clients : en insérant un champ CODEREG en supprimant le champ PAIEMENT en déplaçant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique) 1) Ouvrez la fenêtre « Création de table » : * si la table client est encore ouverte en mode feuille de données, cliquez sur le bouton Affichage - « Mode création »: * Si la table client est fermée, sélectionnez celle-ci dans la fenêtre « Base de données » et cliquez sur le bouton « modifier » : 2) Le mode de paiement étant une donnée répétitive, vous allez codifier ce champ (il est plus rapide de saisir un code plutôt qu’une expression du type « CHEQUE A RECEPTION ») on va donc insérer un nouveau champ : CODEREG juste avant le champ PAIEMENT : * Pour insérer un champ : on sélectionne la ligne avant laquelle on veut insérer le champ (ici on sélectionne la ligne PAIEMENT) SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 4 pour réduire la colonne CODE CLI faire glisser la marque de séparation de champ sur la gauche 1) Sélectionner la table CLIENT 2) Cliquer ici pour modifier la structure de la table Puis on clique sur le menu Edition - insérer une ligne Vous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de données est numérique - T aille du champ : OCTET Les valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement : CODE REG PAIEMENT 1 Chèque à réception 2 30 jours fin de mois 3 60 jours fin de mois 4 90 jours fin de mois 5 Chèque à 60 jours 3) Mettez à jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis précédemment : Basculez en mode feuille de données et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champ CODEREG. 4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu, aussi vous allez le supprimer : Sélectionnez le champ PAIEMENT Cliquez sur le menu Edition - supprimer ligne 5) Déplacement du champ CPCLI Basculez en mode création de table (cliquer sur le bouton « Création de table » Sélectionnez la ligne contentant le champ CPCLI : III/ PARAMETRER LES PROPRIETES D’AFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIE On va améliorer la table CLIENT en : définissant une légende de certains champ (le champ CPCLI, par exemple est incompréhensible, sa légende sera Code postal) définissant une description qui apparaîtra dans la barre d’état (par exemple, la légende du champ CPCLI sera « Entrez le code postal du client ») définissant un format personnalisé pour certains champs : par exemple le champ VILLECLI sera au format majucule, le champ code client sera au format 00000 ...) définissant des règles de validation : exemple : le champ CPCLI doit ëtre compris entre 01000 et 95000 définissant des messages d’erreur si les régles de validation ne sont pas respectées. Informations LE FORMAT D’AFFICHAGE Le format d'un champ définit la manière dont doivent être présentées les données. On peut utiliser dans certains cas des formats prédéfinis ou alors personnaliser son format (pour les formats prédéfinis faites donc des essais!!!) Exemples de formats personnalisés (à définir dans la propriété FORMAT de la table en mode création : DONNÉES DE TYPE TEXTE (ET MÉMO) : UTILISEZ LES CARACTÈRES SUIVANTS : SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 5 1) On uploads/S4/ cours-access 1 .pdf