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COURS DE REDACTION PROFESSIONNELLE 4ème Année ESCOM LES REGLEMENTS Dans les éch

COURS DE REDACTION PROFESSIONNELLE 4ème Année ESCOM LES REGLEMENTS Dans les échanges commerciaux, la gratuité n’est aucunement de mise. Pendant que le fournisseur livre et attend le paiement, le client qui reçoit la livraison correspondant à sa commande est tenu, après vérification de facture, de s’acquitter de son montant. Le paiement peut s’effectuer soit à l’initiative de l’acheteur, soit à l’initiative du vendeur. I- LES MOYENS DE REGLEMENT 1- A l’initiative de l’acheteur Ici, les règlements peuvent se faire : - En espèce : la facture est alors acquittée, datée et signée par le vendeur - Par lettre chargée : ce mode de règlement, de moins en moins utilisé consiste à envoyer, par la poste, des billets de banque sous enveloppe. L’expédition en est soumise à un conditionnement et un tarif spéciaux. De tels envois par lettre ordinaire sont interdits. - Par différents mandats ou chèque postaux : Mandat-lettre ou mandat-carte lorsqu’ aucun des deux correspondants ne dispose d’un compte courant postal ; Mandat-carte de versement à un C.C.P lorsque le destinataire seul est titulaire d’un compte courant postal ; Chèque d’assignation si l’expéditeur seul possède un compte courant postal. Chèque de virement si les deux correspondants ont un C.C.P - Par chèque : Le chèque est un écrit par lequel une personne, le tireur, ayant des fonds disponibles chez une autre personne, le tiré (généralement un banquier), donne l’ordre de payer à vue une certaine somme à une troisième personne, le bénéficiaire. Il peut être barré, pour éviter d’éventuelles fraudes. Le barrement se fait au recto du chèque par deux traits parallèles et obliques. Le chèque barré n’est payable par le tiré qu’à l’un de ses clients ou à un autre banquier, ou à un chef de centre de chèque postaux. Exemple de chèque : cf. polycopié - L’ordre de virement : le débiteur, donneur l’ordre, donne l’ordre à sa banque de virer une certaine somme de son propre compte au compte en banque de son créancier, le bénéficiaire. Le virement est possible même si le donneur d’ordre et le bénéficiaire ont leur compte dans des banques différentes. (cf. polycopié) - Le billet à ordre : encore peu utilisé dans un passé récent, le billet à ordre connaît actuellement une faveur grandissante dans la pratique. C’est un document par lequel une personne, le souscripteur, s’engage à payer à l’ordre d’une autre personne, le bénéficiaire, une somme déterminé à une échéance fixée. (cf. polycopié) - Par une traite ou lettre de change : d’un emploi très courant, c’est un écrit par lequel une personne, le tireur, donne l’ordre à une autre personne, le tiré, de payer à une date fixée, une certaine somme à une troisième personne, le bénéficiaire (qui peut être le tireur lui-même). (cf. polycopié) NB : A la différence du chèque, la traite est payable à une échéance précise (non à vue) ; il suffit que la provision existe au jour de l’échéance : le tiré peut être une personne quelconque. II- LES DIVERSES CORRESPONDANCES LIES AUX REGLEMENTS Quand deux commerçants sont amenés à traiter couramment des affaires ensemble, il est d’usage que le montant des factures ne soit réglé qu’à des époques convenues. A chaque époque fixée, le débiteur reçoit de son créancier le relevé de son compte. Si le relevé de compte se trouve conforme à ses écritures, le créancier peut confirmer le règlement de compte par une lettre. La lettre d’envoi de valeur est bien indiquée. 1- LES ENVOIS DE VALEURS Lorsqu’on livre la marchandise, on l’accompagne généralement de la facture correspondante. Le règlement peut se faire par chèque. Le chèque ne pouvant être transmis isolément, nous devons rédiger une lettre qui l’accompagnera. On parlera ainsi d’une lettre d’envoi de valeurs. La valeur ici concerne le titre de paiement. La rédaction doit être simple et compréhensible. CAS PRATIQUE Vous travaillez à la société JOHNNY PETERSON en qualité de secrétaire comptable, BP 250 BAMENYAM. Vous avez passé commande n° 104 le 30 janvier 2008 à la Librairie Papeterie de Papa (LIPAPA), BP 1645 Douala. La livraison a été effectuée le 15 février 2008, et la facture reçue le 20/02/2008. Le règlement doit se faire par chèque à 15 jours, en direction de LIPAPA, domicilié à la BICEC- Bonandjo (Douala) sous le numéro de compte : 020012345-53. TAF : Rédigez la lettre d’envoi du chèque à LIPAPA. CORRECTION a- schéma de la situation commerciale Client Fournisseur b- Plan de la lettre - Annoncer l’envoi d’un chèque ; - Rappeler l’opération à laquelle se rapporte le règlement ; - Souhaiter bonne réception ; - Formule de politesse : sentiments distingués. c- Rédaction de la lettre Objet : 2- DEMANDE DE PROROGATION D’ECHEANCE Le débiteur qui éprouve des difficultés financières doit avant l’échéance, avoir la franchise de prévenir son créancier de l’impossibilité momentané dans laquelle il se trouve de régler sa dette. Plusieurs arrangements peuvent être envisagés : - Le débiteur demande un sursis pour le paiement ; - Le débiteur demande un report (une prorogation) d’échéance ; - Le débiteur fait une avance de fonds au créancier. Les motifs possibles qui peuvent amener le client à demander une prorogation d’échéance sont généralement les difficultés de trésorerie dues à des cas de force majeur. Le client sollicite un service et son objectif est d’obtenir un délai de paiement. Cette lettre doit être rédigée de façon à inciter le fournisseur à répondre favorablement. Le client doit être courtois et de bonne foi. CAS PRATIQUE Le 10 janvier 2008, la société QUIFEROU, BP 1645 Douala a reçu de la société CIMENCAM BP 5846 Douala, la livraison de sa commande du 06 janvier 2008 ainsi que la facture n°6244-Q correspondante, d’un montant de 2 750 000 F. Le paiement doit être effectué le 28 février 2008. En raison de la difficile situation du marché, la société QUIFEROU connaît des problèmes de trésorerie. En effet, beaucoup de chantiers de la zone MAERTUR ont arrêté leurs travaux et il n’est possible d’effectuer le règlement que le 30 mars 2008. Monsieur NGONO Hubert, le Directeur commercial vous demande ce jour d’écrire à votre fournisseur. TAF : Rédigez cette lettre CORRECTION a- Schéma de la situation commerciale Client Fournisseur b- Proposition du plan de la lettre - Rappeler la date de paiement initial de la facture n°…, - Informer de l’impossibilité de payer à l’échéance et justifier, - Solliciter le report d’échéance, - Assurer du respect du nouvel engagement, - Espérer obtenir la faveur sollicitée, - Formule de politesse : sentiments distingués. c- Rédaction de la lettre Objet : 3- LETTRES DE RAPPEL DE REGLEMENT Vendre n’est pas tout, il faut aussi obtenir le paiement des marchandises. Si le débiteur n’a pas rempli ses engagements à la date prévue, le règlement doit être rappelé. Le retard du débiteur peut être dû : - A sa négligence ; - A une gêne momentanée de la trésorerie ; - A sa mauvaise foi. Très souvent on en est réduit à des hypothèses, ce qui rend délicate la rédaction des lettres de rappel. S’il s’agit d’un simple oubli, un duplicata et une seule lettre courtoise de rappel suffisent. Si le client est momentanément gêné dans sa trésorerie, il est préférable, pour préserver l’avenir, d’avoir à son égard une attitude compréhensive ; il faut pourtant admettre que, si tel est son cas, le débiteur n’aurait pas dû attendre passivement la lettre de rappel. Le débiteur de mauvaise foi, qui aura laissé plusieurs lettres de rappel sans réponse, espérant ainsi lasser son fournisseur, ne peut être surpris que celui-ci, après une mise en demeure, recoure aux moyens légaux pour être indemnisé de sa créance. Dans la généralité des cas de non paiement, on peut s’inspirer du processus suivant : 1- Envoi d’un duplicata de la facture 2- Première lettre de rappel (ton simple et courtois) - On a constaté à l’examen des écritures que le compte n’est pas soldé ; - le retard n’est pas souligné ; - on ne précise pas le délai pour le règlement. 3- Deuxième lettre de rappel (ton correct, mais plus ferme) - On rappelle les faits ; - On provoque une réponse explicative ; - On fixe un délai de paiement au delà duquel on prendrait l’initiative du recouvrement. 4- Troisième lettre de rappel (plus catégorique, plus directe) - Ouvrant la voie à une « mise en demeure », le texte de cette lettre prépare le lecteur à une éventuelle mise en circulation d’une traite. 5- Mise en demeure - Elle est précise et catégorique ; - Elle laisse néanmoins la porte ouverte à un arrangement amiable CAS PRATIQUE (PREMIERE LETTRE DE RAPPEL) Vous effectuez un stage pré-emploi dans la librairie « LA BOURSE DU LIVRE » BP 152 Douala, Tél. : 33.40.10.59. Vous avez reçu le 01 Janvier 2007 la commande de : « LES LECTEURS UNIS » BP 290 Foumban. La livraison a eu lieu le 10 janvier du même mois, accompagnée de la facture n° 102. Vous êtes rendu au 15 février 2007 et le règlement qui était prévu depuis le uploads/Finance/ cours-de-redaction-professionnelle-escom-4.pdf