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Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CO

Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CONTACTS : (00212)657 368 429/ 05 46 57 95 36 keitaalain3@gmail.com LES ACHATS INTRODUCTION. Une Entreprise a pour objet d’offrir sur le marché des biens ou des services. Mais elle ne peut y parvenir seule et elle doit se procurer, à l’extérieur, des machines, des matières premières, des matières consommables, des fournitures, des objets manufacturés ou semi-manufacturés. En un mot, elle doit « ACHETER » des biens et des services. QUELLE EST L’IMPORTANCE DES ACHATS ? Je tiens tout d’abord à attirer votre attention qu’une Entreprise, si petite soit- elle doit organiser un « service ACHAT » chargé de la fonction ‘’approvisionnement’’. LES ENTREPRISES INDUSTRIELLES achètent des machines, des matières premières et fournitures diverses. Exemple : La régie Renault achète des machines-outils, des presses, de l’outillage pour fabriquer une partie des pièces des automobiles. Elle achète des produits semi-manufacturés et manufacturés : tôles d’acier, d’aluminium, fils électriques, pneumatiques, accessoires (essuie- glaces, avertisseurs, phares, compteurs, etc..) tissus pour les revêtements intérieurs et pour les sièges. Elle achète des matières consommables pour faire fonctionner ses usines : Charbon, électricité, eau, essence, mazout, huiles, vernis, chiffons, etc. Elle achète des fournitures de bureau : imprimés, étiquettes, papiers à lettres, stylos, gommes, cartes perforées…. Elle achète de matériel et mobilier de bureau : tables, chaises, classeurs, tables à dessin, machines à écrire, interphones, machines comptables… Elle utilise les services d’entreprises extérieures : Publicité, transports (par camion avec remorques, par train avec wagon à étage, par bateaux spécialement aménagés). Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CONTACTS : (00212)657 368 429/ 05 46 57 95 36 keitaalain3@gmail.com LES ENTREPRISES DE NEGOCE achètent principalement les marchandises qu’elles revendent sans aucune transformation : Ce sont les entreprises de distribution ou commerciales. Mais elles achètent aussi des services, du mobilier, du matériel de bureau, du mobilier de stockage, des fournitures et des matières consommables (électricité, eau, essence). LES ENTREPRISES DE SERVICES, c'est-à-dire celles qui ne vendent pas de produits, achètent également les équipements nécessaires à l’installation de leurs bureaux, des fournitures de bureau, des livres et des revues à titre de documentation, etc.. L’ARTISAN, même s’il travail seul, doit acheter des fournitures. Le cordonnier achète du cuir, du fil, des clous, de la colle. L’ADMINISTRATION doit acheter pour assurer les services qu’elle est chargé de rendre, par exemple du matériel de bureau, des fournitures, des Imprimés… L’ARMEE, qui est un gros consommateur de matériel, a crée un service spécial pour ses achats : L’intendance. Avant d’acheter quoi que ce soit, chaque entreprise doit se poser quelques questions dont entre autres : *Que faut-il acheter ? *Quelles quantités faut-il acheter ? *A qui faut-il acheter ? *A quel prix ? La réponse à ces quatre questions sera différente pour chaque entreprise et seule une politique des approvisionnements minutieusement étudiée permettra d’y répondre. Le processus fournisseurs. PEUT-ON LE DEFINIR ? Le processus fournisseurs est composé de l’ensemble des tâches d’ordre comptable relatives aux achats externes de biens et de services, nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Il est très lié au processus achats en ce qu’il partage et contrôle certaines informations d’identification des fournisseurs, les schémas d’imputation comptable relatifs aux biens et services qui seront par la Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CONTACTS : (00212)657 368 429/ 05 46 57 95 36 keitaalain3@gmail.com suite livrés puis consommés, la valeur unitaire des futurs événements d’achats et, bien entendu, les données financières permettant une bonne fin de règlement. QUELLES EN SONT LES FONCTIONNALITES D’UN PROCESSUS FOURNISSEUR ? Le processus fournisseurs est chargé pour l’essentiel, de contrôler les données figurant ou liée aux factures fournisseurs, afin d’en permettre le règlement et d’en assurer la comptabilisation. Pour ce faire, il doit, dans un premier temps, organiser la récupération et les liens avec les données saisies dans le cadre des actions suivantes :  � contractualisé, commandé,  � réceptionné, consommé,  � contrôler les factures, préparer les règlements. Dans un deuxième temps, il doit organiser les Rapprochements entre les données et produire les états d’alertes destinés à chacun des acteurs concernés, et ainsi, conférer à ces données la qualité comptable. Dans un troisième temps, il doit restituer ces données, et produire, des états financiers (notamment le moyen de paiement), comptables et de gestion, pour ses clients utilisateurs. Enfin, il doit organiser l’archivage des données et des pièces justificatives, susceptibles d’être produites dans le cadre de contrôles interne. OÙ PEUT-ON SITUER LES LIMITES DU PROCESSUS ? Le processus débute lors de la codification d’un fournisseur (référencement). L’engagement se traduira ensuite à travers une référence de commande (contrat lorsque la commande est ouverte avec appel formel ou non à la livraison). Le processus s’achève par la bonne fin de règlement, archivage compris, en excluant la phase de signature du moyen de paiement, qui appartient au processus financier de trésorerie. Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CONTACTS : (00212)657 368 429/ 05 46 57 95 36 keitaalain3@gmail.com POUR QUELLE VALEUR AJOUTEE ? Il apparaît que la valeur ajoutée, par les meilleures pratiques du processus fournisseurs, se mesure Par le niveau de contrôle interne dans les quatre domaines suivants :  � la sauvegarde du patrimoine,  � la qualité de l’information,  � le respect des instructions de la direction générale,  � l’amélioration de la performance. La valeur ajoutée s’évalue en valeur relative et en valeur absolue. En valeur absolue, le processus fournisseurs a une valeur ajoutée intrinsèque qu’il est bon de mesurer de manière quasi permanente. Ce sera au comptable « Fournisseurs » de le faire, en tant que propriétaire du processus, notamment à l’aide d’un tableau de bord. Ce tableau de bord devra permettre au comptable de vérifier que le niveau de contrôle interne est en valeur absolue suffisant par rapport aux attentes tant des clients internes à l’entreprise qu’externe. L’entreprise cherche à améliorer sa performance, par l’adoption d’un plan d’action , voire d’un cahier des charges précis, préfigurant un changement d’outil. Qu’elle relation de complémentarité existe-t-elle entre le comptable et le contrôleur de gestion ? Il apparaît évident que le comptable est responsable de la production de l’information comptable et que le contrôleur de gestion en est l’utilisateur. Toutefois, si la profession comptable considère que c’est au comptable de produire le tableau de bord pour la direction générale, il apparaît que les contrôleurs de gestion semblent mieux placés dans l’organisation pour réaliser mensuellement la présentation d’ensemble qui rassemble les comptes, des représentations statistiques et des commentaires sur les événements marquants de la période. Afin de faire la part des choses entre des écarts techniques (dus par exemple à des changements de comptes) et les vrais écarts, il est utile de préparer le reporting en programmant une réunion mensuelle systématique entre les comptables et les contrôleurs de gestion (ou gestionnaires opérationnels). Le tableau de bord du Processus. Conception et édition : Mr KEITA ALAIN (Prof de comptabilité et SAGE-SAARI). CONTACTS : (00212)657 368 429/ 05 46 57 95 36 keitaalain3@gmail.com Le comptable propriétaire du processus fournisseurs, ainsi que mentionné précédemment, se doit de produire mensuellement un tableau de bord pour, d’une part, communiquer les éléments Caractérisant le processus et, d’autre part, en mesurer l’efficience. Une comparaison des données d’activité des processus fournisseurs s’avère toujours difficile entre les entreprises. Mais lorsque le processus est décentralisé dans chacune des unités de production, des comparaisons sont pertinentes car significatives, à la condition qu’elles soient opérées dans le cadre d’un même secteur d’activité de l’entreprise sinon de toute l’entreprise. Une synthèse caractéristique du processus fournisseurs pour la communication. Parmi les indicateurs les plus utilisés :  � le nombre de fournisseurs référencés (total et au cours de la période),  � le nombre de contrats signés (et par acheteur),  � le nombre de commandes placées (et par approvisionneur),  � le nombre de réceptions effectuées (et par magasiniers),  � le nombre de factures « fournisseurs » enregistrées, et par comptables,  � le nombre de moyens de paiement émis, et par signataires bancaires autorisés,  � le nombre d’avoirs reçus des fournisseurs, et en valeur TTC,  � le chiffre d’affaires avec les fournisseurs (hors taxes), (mois, cumulé et période budgétaire de 12 mois actualisés), Un tableau de bord qui mesure l’efficience du processus fournisseurs pour les spécialistes... Le tableau de bord devra surtout permettre au comptable « Fournisseurs » de vérifier que le niveau de contrôle interne est suffisant et que le cahier des charges est respecté notamment, en terme de productivité, de sécurité des règlements, de respect du délai de mise à disposition des informations pour le reporting ainsi que de celui du règlement et, bien entendu, de la qualité des imputations concernant les quatre domaines de la comptabilité de gestion (générale, financière, analytique et budgétaire). Dans ces conditions, il ne peut être question de donner un tableau de bord standard puisqu’il devra être un modèle représentatif des préoccupations de l’entreprise en matière de satisfaction uploads/Finance/ les-achats-1-alain.pdf