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HELP DESK : + (225) 21 21 23 95 E-mail : info@webbfontaine.ci - Skype : wfci_helpdesk www.webbfontaine.ci GUIDE UTILISATEUR DVT - DÉCLARANT Direction Des Opérations TRANSACTION COMMERCIALE EN LIGNE 1 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE 2 2 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 SOMMAIRE I. OBJECTIFS ET DEFINITIONS..............................................................................................................................................3 1- OBJECTIFS DU DOCUMENT.......................................................................................................................................3 2- DEFINITIONS .................................................................................................................................................................4 II. INTRODUCTION ...................................................................................................................................................................6 1- STATUTS D’UN DOSSIER VIRTUEL DE TRANSACTION (DVT)............................................................................6 2- OPERATIONS SUR UN DOSSIER VIRTUEL DE TRANSACTION (DVT)...............................................................7 3- MODE DE SAISIE DES CHAMPS...............................................................................................................................8 III. CREER UN DOSSIER VIRTUEL DE TRANSACTION COMMERCIALE (DVT)............................................................11 1- REMPLIR LE FORMULAIRE DU DVT........................................................................................................................11 2- VERIFIER SON DOSSIER DE TRANSACTION...........................................................................................................25 3- STOCKER / METTRE A JOUR SON DVT..................................................................................................................25 4- VALIDER LE DOSSIER DE TRANSACTION...............................................................................................................25 5- LES NOTIFICATIONS PAR E-MAIL............................................................................................................................25 6- QUE FAIRE SI MON DOSSIER DE TRANSACTION EST AU STATUT ''EN SUSPENS'' ?................................26 7- IMPORTER/EXPORTER UN FICHIER XML POUR REMPLIR LE FORMULAIRE DU DVT..............................27 8- CORRIGER LES ERREURS SUR UN DVT.................................................................................................................29 9- IMPRIMER FDI..............................................................................................................................................................30 10- ANNULER UN DOCUMENT FDI..............................................................................................................................32 IV. RECHERCHER ET CONSULTER UN DVT........................................................................................................................33 V. ANNEXES ..............................................................................................................................................................................35 1- LEXIQUE DES CHAMPS A RENSEIGNER.................................................................................................................35 2- CHAMPS OBLIGATOIRES A LA SOUMISSION ........................................................................................................40 2 3 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 I. OBJECTIFS ET DEFINITIONS 1- OBJECTIFS DU DOCUMENT Ce document a pour objectifs d’une part de se familiariser avec la plateforme du GUCE et d’autre part de servir de guide utilisateur aux opérateurs économiques aﬁn de saisir en ligne une Transaction Commerciale. Ce module intègre les fonctionnalités de domiciliation des factures en ligne et d'autorisation d’importation auprès du ministère en charge du commerce. Il est à noter que toute la procédure a été dématérialisée aﬁn d’éviter le déplacement des opérateurs économiques. L’utilisation de cette plateforme permettra à tous les acteurs un gain économique, en temps, en coût de transport, en efﬁcacité et aura un impact écologique positif non négligeable. Ce guide s’adresse aux importateurs/exportateurs et commissionnaires agréés en douane intervenant dans le traitement des transactions commerciales. Les fonctionnalités accessibles après authentiﬁcation seront fonction du proﬁl. 2 4 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 2- DEFINITIONS GUCE Le Guichet Unique pour le Commerce Extérieur (GUCE) est un système permettant aux opérateurs qui participent au commerce et au transport de communiquer des informations et documents normalisés à un seul point d’entrée aﬁn de satisfaire toutes les formalités requises en cas d’importation, d’exportation et de transit. SYDAM Le Système de Dédouanement Automatisé des Marchandises (SYDAM) est le système informatique mis à la disposition des opérateurs économiques par la Douane. La dernière version en cours d’utilisation est la version World. CODE DECLARANT Le code déclarant ou code agrément est délivré par la douane à l’opérateur économique et lui confère un statut de Commissionnaire en Douane Agréé. Il est de ce fait capable de déposer dans le SYDAM des déclarations en détail pour le compte de ses clients importateurs et exportateurs. NUMERO DE COMPTE CONTRIBUABLE Le Numéro de Compte Contribuable, obtenu auprès de la Direction Générale des Impôts est unique par entreprise. C’est le numéro utilisé par l’opérateur économique pour le dédouanement des marchandises importées ou exportées. CODE IMPORTATEUR/EXPORTATEUR Le Code Importateur, obtenu auprès du Ministère du Commerce est unique par entreprise. Ce code est octroyé aux opérateurs économiques souhaitant effectuer des transactions d’imports ou d’exports des marchandises. Pour effectuer des transactions relatives au commerce extérieur, ce code doit être accompagné d’un code ﬁscal en cours de validité. DOSSIER VIRTUEL TRANSACTION COMMERCIALE (DVT) Aussi appelée TVF (Trade Transaction Virtual Folder), elle représente un dossier virtuel saisi en ligne à partir de certains documents nécessaires au processus d’importation / d'exportation. Ce dossier va suivre plusieurs étapes et vériﬁer plusieurs critères de validation aﬁn d’aboutir à une autorisation d’importation en cas de nécessité. DECLARATION ANTICIPEE D’IMPORTATION (DAI) Après la domiciliation bancaire de sa facture, l’importateur est tenu, par le biais de son déclarant (commis- sionnaire agrée en douane) d’établir la Déclaration Anticipée d’Importation (DAI) dans le Système Automatisé de Dédouanement des Marchandises (SYDAM) de la Douane sur la base de la dite facture. 2 5 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 FICHE DE RENSEIGNEMENT A L’IMPORTATION (FRI) Toute opération d'importation de biens ou de marchandises en Côte d'Ivoire est subordonnée à l'obtention préalable de la Fiche de Renseignements à l'Importation (FRI) qui n’est qu’une intention d’importation d’une valeur FOB supérieure ou égale à 500.000 FCFA. La FRI est délivrée par la Direction Générale du Commerce Extérieur du Ministère du Commerce, de d’Artisanat et de la Promotion des PME. Elle a une validité de six mois qui peut être prorogée une seule fois au 5ème mois. Elle ne concerne que les produits dont l’importation est libre et ceux dont l’importation est soumise au régime d’agrément. FICHE DE DECLARATION D'IMPORTATION (FDI) Elle vient en remplacement et est une fusion de la FRI et de la DAI. La Fiche de déclaration d’importation est obligatoire pour entamer toute procédure d’importation vers la Côte d’Ivoire pour les produits soumis au régime de limitation (décret n° 93-313 du 11 Mars 1993). Elle a une validité de trois mois, renouvelable une seule fois. 2 6 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 II. INTRODUCTION 1- STATUTS D’UN DOSSIER VIRTUEL DE TRANSACTION (DVT) Le statut d'un DVT permet au déclarant ou à l'importateur de pouvoir suivre la progression de sa transac- tion et d'intervenir promptement en cas de blocage. Les différents statuts possibles d’une transaction commerciale sont les suivants : Stocké : la transaction a été nouvellement créée ou vient d’être mise à jour. Le dossier de transaction existe dans le système mais n’a été soumis ni à la banque ni au Ministère du Commerce. En attente de Domiciliation : le dossier a été transmis à la banque en vue d’une domiciliation. En attente d'autorisation : le dossier a été transmis au Ministère du Commerce en vue de l’obtention d’une autorisation. En suspens : le processus du traitement du dossier de transaction est suspendu temporairement en attendant que des clariﬁcations soient faites par le déclarant/importateur pour pouvoir satisfaire la banque ou le Mi- nistère du Commerce. Validé : le DVT a été domicilié et/ou autorisé et la FDI est disponible pour l'importation. Annulé : le DVT ou le document FDI obtenu a été annulé. Le dossier de transaction demeure accessible pour des consultations mais le traitement ne peut plus être poursuivi. Apuré : le dossier de transaction commerciale validé, est totalement utilisé en vue d’autres démarches pour le dédouanement des marchandises. Expiré : le dossier de transaction commerciale validé, est totalement utilisé en vue d’autres démarches pour le dédouanement des marchandises ''Expiré''. 2 7 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 2- OPERATIONS SUR UN DOSSIER VIRTUEL DE TRANSACTION (DVT) Sur un dossier de transaction, il est possible d’effectuer différents types d’opérations : Stocker : sauvegarder une copie non ﬁnalisée d’une transaction commerciale dans le système. Supprimer : supprimer un DVT qui est encore au statut ''Stocké''. Une fois supprimée, elle disparait du système ; il faudrait créer une nouvelle transaction. Mettre à jour : modiﬁer les données d’une transaction enregistrée qui est au statut ''Stocké'' et ''En suspens''. Vériﬁer : effectuer une vériﬁcation sur les formulaires saisis avant l’enregistrement. Cela permet à l’utilisateur de s’assurer que tous les champs obligatoires sont dûment remplis et que les formats spéciﬁés au niveau de certains champs sont respectés (adresse email, champ numérique refusant des lettres, date valide, etc.). Avant toute opération (stocker, mettre à jour, valider) il est conseillé de vériﬁer les informations saisies. Valider : soumettre une transaction. Lorsque cette opération est effectuée, l’état de la transaction change au statut ''En attente de domiciliation'', ''En attente d’autorisation'', ou ''Validé'' en fonction des informations de la transaction. Domicilier : effectuer une domiciliation. Cette opération est accomplie par l’agent bancaire. Autoriser : effectuer une autorisation d'importation. Cette opération est accomplie par l'agent du Ministère du Commerce en charge d’accorder une autorisation. Suspendre : cette opération permet à la banque ou au Ministère du Commerce d’envoyer un message de tout ordre (clariﬁcations, demande de documents, etc.) au déclarant ou à l'importateur. Annuler : cette opération met ﬁn à un DVT initié ou au document FDI. Importer Fichier XML : cette action est disponible lors de la création d'un DVT. Il s’agit d’importer dans le système un dossier de transaction commerciale préalablement exporté en format électronique en vue de la saisie automatique d’un nouveau DVT. Exporter Fichier XML : enregistrer les données d'une transaction au format XML en vue de leur réutilisation ultérieure pour la création d’un nouveau DVT. 2 8 MODULE DE TRANSACTION COMMERCIALE WFCI-EXT-NSW02-03-FR-V1.0 Champs en auto-complétion 3- MODE DE SAISIE DES CHAMPS Il existe plusieurs manières de renseigner un champ. A partir d’une liste déroulante : Ce sont les zones de texte avec une ﬂèche sur la droite pointant vers le bas. Pour renseigner une valeur dans ces champs, il faut cliquer sur cette ﬂèche. Les champs en auto-complétion : Ce sont les champs dont la zone éditable afﬁche à l’intérieur le mot ''SUGGERER''. Pour ces champs, il vous sufﬁra de saisir les premières lettres ou chiffres de la valeur à renseigner et ensuite de sé- lectionner la valeur recherchée dans la liste proposée ou uploads/Finance/ wfci-ext-nsw02-03-guide-utilisateur-dossier-virtuel-de-transaction-commerciale-en-ligne-declarant-fr-v1-0.pdf