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procedures de gestion des achats amp approvisionnements

CHAPITRE V PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS APPROVISIONNEMENTS Quelle que soit la procédure d ? achat le principe de fournisseurs ayant des adresses connues reste recommandé adresses ?xes bo? te postale ou e-mail téléphone registre de commerce et n d ? identi ?cation ?scale Pour chaque nouveau fournisseurs les collaborateurs doivent présentées les documents relatifs a ces derniers carte ?scale RC Autres V Procédure simpli ?ée ou entente directe Règles de gestion Cette procédure est appliquée pour l ? acquisition des biens et services de fonctionnement ? ? ? ? ? ? d ? une valeur inférieure ou égale à XXXXXXXX Le ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? peut exceptionnellement faire recours à cette procédure notamment en cas des biens ou services détenus par un fournisseur unique ou d ? une urgence extrême motivée par un mémo du demandeur et approuvée par la Direction Exécutive Une dérogation spéciale écrite est également requise pour un bien ou service d ? un montant supérieur à XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dans la procédure simpli ?ée l ? entreprise consulte les candidats et ?xe les conditions du marché avec eux sur base des spéci ?cations techniques Au terme de cette procédure l ? entreprise pabaretient l ? o ?re économiquement la plus avantageuse Un achat d ? une valeur inférieure ou égal à XXXXXXX peut être e ?ectué sur base d ? une seule o ?re Cheminement de la procédure Etapes de traitement La demande d ? achat T? ches Remplir la ?che de demande d ? achat le nom du service demandeur la date de la demande la description des biens vivres et services demandés ou travaux à exécuter Responsable visa validation Service demandeur Valorisation de la Valoriser la demande d ? achats en inscrivant les prix des demande articles ou des services demandés Viser la demande d ? achat d ? achat et la transmet pour validation Chargé de ?nance Approbation de Véri ?cation générale du budget ligne budgétaire la demande Le Responsable du service CApprobation de la demande Approbation Véri ?cation de - l ? éligibilité de l ? achat - Les signatures Validation de la demande Consultations Trois fournisseurs sont consultés et présentent des prodes fournisseurs forma Choix du fournisseur Commande Analyse des factures pro-forma et choix du fournisseur Bon de commande voir procédure commande Réception de la Véri ?cation de la conformité de la livraison ou de commande l ? exécution des travaux Chargé de ?nance Directeur Exécutif Chargé de ?nance Commission d ? achat Signataires autorisés Commission d ? achat V La Commande La procédure concerne tous les achats supérieurs à XXXXXXXXXX Les carnets de bons de Commandes sont pré imprimés et pré numérotés et ne peuvent jamais être conservés par un signataire Déroulement de la procédure Etapes T? ches Responsable Traitement du bon de commande Détails date nom du fournisseur le descriptif Chargé des achats des articles ou des prestations à fournir désignation unité quantité prix unitaire prix total lieu de livraison total général de la