Année universitaire 2011-2012 Royaume du Maroc Haut Commissariat au Plan École

Année universitaire 2011-2012 Royaume du Maroc Haut Commissariat au Plan École des Sciences de l’Information 4ème Année Cycle des Informatistes Knowledge Management Étude de cas du Réseau Romand (RERO) Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale Réalisé par : Mlle. FARJANI Sara «farjanisara@gmail.com » Enseignant : - M. El Houssaine AZOUR « houssaine.azour@gmail.com » Date : 27/11/2011 2/10 Fiche signalétique Auteur (s) FARJANI Sara Date création Date début 13/11/2011 Date fin 20/11/2011 Nombre de pages 10 pages Objet Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO) Résumé RERO est un projet collectif visant la création d’un espace de partage, de capitalisation de connaissances et d’expertises dans le domaine da la gestion de l’information, dans le but de permettre aux groupes de travail de partager des compétences et des solutions utiles au bon fonctionnement de l’ensemble des bibliothèques de Suisse occidentale, membres du réseau romand. La présente étude analyse la démarche adoptée par les responsables du projet, les difficultés rencontrées, de même que les résultats obtenus. En dernier lieu des suggestions ont été faites dans l’optique d’améliorer le projet. Fiche des révisions Version Description Rédacteur Date 1.0 Proposition pour lecture FARJANI Sara 13/11/2011 1.1 Recadrage du plan et enregistrement FARJANI Sara 16/11/2011 1.2 Mise en qualité KAJAMA Fatima 18/11/2011 1.3 Rédaction finale FARJANI Sara 20/11/2011 Fiche de diffusion Format Destinataires Évaluation Information Date Papier Enseignant 01/12/2011 Électronique (PDF) Espace de partage 01/12/2011 3/10 Table des matières Introduction .............................................................................................................................. 4 1-Démarche utilisée : ................................................................................................................ 4 2-Résultats obtenus : ................................................................................................................ 5 3-Difficultés rencontrées: ......................................................................................................... 5 4-Propositions d’amélioration : .................................................................................................. 5 Conclusion .................................................................................................................................. 6 Bibliographie ............................................................................................................................... 7 Annexes ...................................................................................................................................... 8 Annexe n° 1 : Fiche de formalisation de l’expérience ................................................................. 8 Annexe n° 2 : Structure organisationnelle du Réseau Romand ................................................. 10 4/10 Introduction RERO est le plus important réseau en Suisse Romande, consacré à la gestion de l’information et l’organisation du savoir. Le principal objectif de RERO est celui d’assurer, de manière simple et efficace, l’accès à l’information et à la documentation utile à la formation, à la recherche et à la culture ; et ce en mettant l’accent sur le savoir et en s’appuyant sur une politique documentaire qui repose sur la collaboration, la mise en commun de ressources et services ainsi que le partage d’expertise et des moyens techniques et financiers entre les différentes bibliothèques membres du réseau . Sous l’appui de la Conférence Universitaire de Suisse Occidentale (CUSO), ce réseau gère 22O bibliothèques universitaires, publiques, patrimoniales et spécialisées des cantons de Genève, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Valais et Vaud ainsi que celles des tribunaux de la confédération, au service de 50000 étudiants et quelques 280000 autres usagers inscrits. Ce pendant, le problème qui s’est posé c’est de savoir comment optimiser l’organisation du contenu du réseau et comment coopérer entre les différents sites de façon à permettre aux différents groupes d’intérêts d’échanger leur expertise et faciliter le partage et l’enrichissement des ressources documentaires et faire évoluer ce projet collectif vers une logique de réseau apprenant. 1-Démarche utilisée : Comme souligné plus haut, le problème des bibliothèques romandes était de mettre en place un projet collectif favorisant le travail collaboratif et le partage des connaissances entre les bibliothécaires et experts présents sur différents sites. RERO est né d’une volonté de Mettre en commun les problèmes d’ordre technique et technologique et leur résolution pour le bénéfice du réseau dans sa globalité. Le réseau ciblé en principe tout type de public en Suisse romande (universitaires, étudiants, chercheurs, grand public…). Afin de répondre aux exigences de ce public diversifié, l’élaboration d’une politique de collaboration, de partage et d’échange des taches et des outils de travail entre les groupes de travail et les autres commissions, s’est avérée nécessaire. Face à cette problématique de collaboration et de partage d’information, la solution était d’adopter une structure organisationnelle en commissions. De ce fait, les problèmes rencontrés à la base remontent vers les experts pour les résoudre. En d’autres termes, les groupes de travail, répartis par module (catalogage, indexation,-matières, prêt inter, prêt, OPAC, bulletinage et acquisition), sont composés de coordinateurs centraux et locaux qui se chargent d’animer le réseau et de préparer des dossiers décrivant la problématique détectée pour la COBASES. Cette équipe (COBASES) composée de 5 chefs de projet propose des améliorations techniques et technologiques du système informatique et résolvent les problèmes qui le touche. Sous la haute direction de la CUSO1, l’équipe centrale RERO, constituée de bibliothécaires et des informaticiens, se charge du pilotage du réseau par le contrôle de la qualité des pratiques partagées et la maintenance du système informatique ainsi que la mise en place de nouveaux projets. Elle est appuyée par le Conseil Exécutif RERO qui décide de la politique générale du réseau et par l’instance consultative (CDROM) qui propose les choix bibliothéconomiques à adopter2. 1 Conférence Universitaire de Suisse Occidentale 2 Voir Annexe 2 5/10 En outre, dans une démarche de collaboration, les spécialistes des différents sites furent amenés à partager leurs compétences professionnelles avec l’ensemble du réseau. En ce sens, les spécialistes ont opté pour une démarche de collaboration qui a fait évoluer la nature et les modalités des échanges puisque les données sont devenues accessibles en ligne via un réseau collaboratif où toutes les communautés de pratique peuvent accéder au savoir des différents sites. 2-Résultats obtenus : Les résultats obtenus par cette démarche on aboutit à l’élaboration de la base de problèmes RTS, alimentée constamment par les groupes de travail pour permettre à la COBASES de les traiter et de partager la solution avec l’ensemble du réseau. En outre, la qualité du service offert aux usagers s’est améliorée à travers la mise en place d’un catalogue collectif (OPAC) permettant l’accès direct à toutes les ressources du réseau y compris les catalogues locaux propre à chaque site constamment mis à jour. Ce catalogue est basé sur l'utilisation d'un même logiciel (Vtls/Virtua) de gestion informatisée de bibliothèques, sur le partage du travail de catalogage (Ciment) et donne la possibilité de mener des recherches diversifiées (rapide, par index, mots-clés, contextuelle et en mode expert). Cette échange d’expertises a permet également la création de la base de données RERO DOC qui garantit l’accès à des documents électroniques plein texte, le méta-catalogue, le logiciel ILL RERO permettant le prêt inter bibliothèques. 3-Difficultés rencontrées: Malgré les avantages offerts par ce réseau, il représente quelques limites telles que la complexité de sa structure organisationnelle, chose qui rend le processus de décision lourd et difficile à gérer ; la fonction KM n’est pas valorisée, cela est du à l’absence d’un poste dédié exclusivement à cette fonction ; la plateforme réduit le nombre de réunions des commissions pour des raisons pratiques. De plus, le bon fonctionnement du réseau dépend en grande partie du degré de compétences des coordinateurs et leur capacité à collaborer. 4-Propositions d’amélioration : Toutefois, les bons résultats obtenus peuvent être améliorés si les dirigeant pensaient à mettre en place une politique de conduite de changement pour inciter les contributeurs à participer et à collaborer avec les autres experts, comme ils pouvaient enrichir encore davantage la qualité des échanges de compétences à travers les ateliers de travail et les forums métier. Aussi, la motivation de toute la communauté ciblée et surtout le staff interne en valorisant leurs contributions (Reconnaissance). En outre, afin de rendre la structure organisationnelle du réseau plus souple et facile à gérer, la gouvernance du réseau peut être assurée par un seul organe de conduite regroupant la centrale, le Conseil Exécutif RERO et le CDROM dirigé par un knowledge manager, chose qui pourra faire gagner énormément de temps aux experts quant à la validation des compétences partagées sur la plateforme RERO. L’évolution vers un réseau social peut être d’une grande qualité puisqu’il constitue un moyen de communication et de partage d’expertises à forte valeur ajoutée. 6/10 Conclusion Le REseau Romand RERO est un cas d’étude unique de part le domaine dans lequel il opère : les sciences de l’information, et de part son regroupement des communautés de pratique, groupes d’intérêts et expertise qui collaborent dans le but de travailler ensemble. La démarche de collaboration utilisée pour améliorer la recherche dans les bibliothèques romandes semble être efficace. Aussi, ce cas semble ouvrir la réflexion sur un aspect important qui est la mise en œuvre d’un projet pareil au Maroc. En ce sens, les questions qui s’imposent sont les suivantes : ● Est-ce que l’État est prêt à subventionner et à appuyer un tel projet ? ● Est-ce que les responsables des bibliothèques marocaines sont prêts à collaborer ensemble et à partager leurs ressources et compétences pour le bien de leurs communautés ? ● Est-ce qu’on peut parler d’une gestion de connaissance en absence d’une vraie gestion de l’information dans la majorité des bibliothèques marocaines ? 7/10 Bibliographie ● http://opac.rero.ch ● http://fr.wikipedia.org/wiki/R%C3%A9seau_des_biblioth%C3%A8ques_de_Suisse_o ccidentale ● http://www.otracuba.org/ressi/?q=node/11/print 8/10 Annexes Annexe n° 1 : Fiche de formalisation de l’expérience 1 – Contexte Organisme RERO Métier Gestion de l’information, bibliothéconomie Organisation Organisation hiérarchique en quatre commissions liant les 220 bibliothèques présentes sur 6 sites, à l’équipe centrale RERO à Martigny Effectif 330000 utilisateurs Positionnement RERO uploads/Ingenierie_Lourd/ knowledge-management-au-sein-du-reseau-romand-rero-suisse.pdf

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