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Réaliser par : Lotfi lqorri Mohammed Yakoubi Mohammed Sous l'encadrement de : M

Réaliser par : Lotfi lqorri Mohammed Yakoubi Mohammed Sous l'encadrement de : Mr. Abdellaoui UNIVERSITÉ SIDI MOHAMMED BEN ABDELLAH - DHAR EL MAHRAZ FACULTE DES SCIENCES ECONOMIQUES ET SOCIALES DE FES MASTER : MANAGEMENT ET CONTROLE DES ORGANISATIONS Thème sur LA PHASE D’AVANT PROJET & LE CADRAGE MANAGEMENT DE PROJET Année universitaire 2016/2017 1 Plan du travail Introduction I : la phase d’avant-projet 1.1 : Les phases de projet 1.2 : La phase d’avant-projet II : le cadrage du projet 2.1 : Qu’est-ce qu’une mission de cadrage ? 2.2 : Le cadrage du projet 2.3 : La note de cadrage Conclusion Bibliographie 2 Introduction Partant de l’idée initiale, la phase d’avant-projet consiste à mener les pré-études qui conduiront à la décision de lancer ou non le projet, c'est-à-dire de passer ou non à la phase de réalisation. Cette phase d’avant-projet consiste à identifier le besoin, définir comment se déroulera le projet et ce que sera le produit à réaliser. Pour traduire une idée en projet il faut transformer l’idée en objectifs :  Objectif technique : qu’est-ce que je souhaite réaliser ?  Objectif de délai : combien de temps pour préparer mon projet ?  Objectif de coût : mon projet doit-il être rentable ? De quelle somme d’argent je dispose pour réaliser mon projet ? Il faut ensuite définir les moyens nécessaires à la réalisation du projet puis prévoir l’organisation et la gestion du projet. I : la phase d’avant-projet 1.1 : Les phases de projet Lorsqu’un projet débute, il convient de le situer par rapport à ses différentes phases de la vie. De l’avant-projet à son achèvement. Les activités majeures constituant chacune de ces phases y sont décrites, avec la présentation du contenu de chaque activité, ainsi que l’état d’esprit à avoir pour réussir chacune de ces étapes. Un projet se décompose en cinq phases majeures, puis en plusieurs activités. La figure ci-dessous représente le cycle de vie d’un projet avec la courbe des efforts à fournir. 1.2 : La phase d’avant-projet 3 Commençons par dire quelques mots sur la phase 0 ou avant-projet. Selon la définition de la norme FD ISO 10006:20032, l’avant-projet représente « l’étude sommaire de l’ouvrage permettant de définir les principales caractéristiques nécessaires à la prise de décision quant à la suite à donner au projet ». Cet avant-projet sert de base à l’établissement du contrat entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre, ou à la préparation d’un appel d’offres pour sélectionner le futur maître d’œuvre. Si le projet est réalisé en interne, l’avant-projet sert de base de départ à l’opération (cahier des charges interne ou expression des besoins). Cette étape d'avant-projet permet d'étudier la demande de projet et de décider si le concept est viable. Cette première étape a pour enjeu de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l'organisation. Elle consiste à définir le périmètre du projet (on parle également de contexte), notamment à définir les utilisateurs finaux, c'est-à-dire ceux à qui l'ouvrage est destiné (on parle de ciblage ou profilage). A ce stade du projet il est donc utile d'associer les utilisateurs à la réflexion globale. 4 II : le cadrage du projet 2.1 : Qu’est-ce qu’une mission de cadrage? Le cadrage consiste à définir l'ouvrage à venir. Bien comprendre le fondement du besoin est indispensable pour fixer des objectifs cohérents et donner ainsi toutes les chances de réussite à l'ouvrage. Par la suite il convient de décrire les travaux à venir sous 2 horizons : temporel et budgétaire. Pour le premier, fixer la date de fin attendue et pour le second évaluer une enveloppe globale. Une autre précision se révèle utile : quels sont les types d'acteurs impliqués. C'est-à-dire mentionner globalement les services et profils sans nommer précisément de collaborateurs. Le chef de projet étant en général déjà choisi. Cette réflexion aboutit sur une note de cadrage. Elle est généralement issue de la rencontre des demandeurs et du maître d'ouvrage. Elle permet de communiquer en interne et d'être utilisée comme premier référentiel avant d'aller plus loin. Elle requiert également la participation des membres de l'équipe à sa rédaction. Ils doivent s'approprier les tâches à venir. Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l'équipe, le chef. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son périmètre (services, processus...). Elle fixe les moyens et planifie les échéances après avoir décrit les grandes étapes. 2.2 : Le cadrage du projet On va utiliser la méthode dite CPS :  Cadrage : trouver une idée.  Pragmatique : pourquoi trouver une idée, il faut être en adéquation avec notre structure, être intuitif et novateur.  Synthétique : être rigoureux, aller à l’essentiel, se poser les bonnes questions. Il faut du recul, du bon sens, avoir une démarche structurée et l’expérience du projet. On doit se poser un certain nombre de question : 1 : Le projet 2 : Les objectifs Le Quoi 3 : La technique 4 : Le planning 5 : Les moyens Le comment 6 : Le management du projet 7 : La communication L’organisation A - Le Quoi 5 Le projet : Il faut donner un nom et une définition au projet : il faut donner les caractéristiques et les motifs. Les caractéristiques vont être par exemple :  Public concerné.  La date.  Le lieu. Les motifs eux sont en amont : ils supposent qu’il y ait déjà eu une analyse de la situation donnée, une sorte d’état des lieux qui nécessite de se documenter sur l’ensemble de la question ils regroupent les points positifs et les points négatifs. Les objectifs : Les objectifs sont diverses :  Objectifs techniques (principaux et secondaires).  Objectifs de délai (date de début et de fin, échéancier).  Objectif de coût (coût raisonnable pour monter le projet) Hiérarchisation des objectifs. B - Le COMMENT La technique : C’est la base sur laquelle le projet s’applique : une étude technique et une étude de faisabilité sont nécessaires pour déterminer les difficultés principales du projet. Elle doit prévoir les solutions de repli en cas de problème Le planning : Il est nécessaire dans un premier temps de griffonner les dates clefs : il faut remonter dans le temps en partant du jour J. Sans oublier le bilan à J + 1 (ex : tâches administratives, rendre des comptes, rendre le matériel loué, suivi du projet). Lorsque l’on a une date précise de projet on effectue un rétro planning. Dès lors que l’on touche à la nature humaine, il ne faut pas négliger l’aspect psychologique. La planification du projet, va apporter la sécurité du projet. C’est un cheminement logique et cohérent. Il va pouvoir poser la question de savoir si les objectifs ont été atteints. Le planning doit être affiché afin que toute l’équipe puisse le consulter : il motive et rassure les troupes ! L’objectif de délai doit être tenable, si c’est confortable pour nous ça le sera pour les autres. On va transmettre nos propres sentiments à notre équipe. Il va falloir se forcer à tenir les délais posés : l’humain donne priorité au court terme, c’est pourquoi il ne faut pas hésiter à mettre des objectifs intermédiaires : il faut maximiser le temps. Les moyens : Ils sont de plusieurs sortes :  Moyens humains : toute l’équipe qui va participer de quelque façon que ce soit au projet  Moyens matériels : il ne faut rien négliger dans l’organisation matérielle : aspect administratif, restauration, assurance, règlementation légale, etc.… C - L’ORGANISATION Le management du projet : Il s’agit de savoir qui est responsable et de quoi  Son pouvoir (Ce qu’il peut décider, ce qu’il doit soumettre à une décision supérieure, de qu’il dépend)  L’équipe, le rôle de chacun (Responsables technique, financier; Experts,...)-  L’organisation de l’équipe 6 La communication : Cela comprend 2 types de communication :  Communication interne ; il y a nécessairement des comptes à rendre en amont : management de l’équipe, c’est quelque chose de dynamique un va et vient entre les différents protagonistes : courrier, téléphone, réunion  Communication externe ; promotion du projet et information 2.3 : La note de cadrage La note de cadrage est définie au tout début du projet lorsque la décision de mettre en œuvre le projet a été prise (donc à l’issue de la phase de Go/No go). Elle a pour but d’expliciter les objectifs attendus et les éléments majeurs du projet. La note de cadrage contient toutes les informations qui sont nécessaires pour comprendre le projet et la façon dont l’établissement compte le mener. Elle répond aux questions suivantes :  Qui est le client ?  Quels sont les objectifs ?  Quel est le délai ?  Quel est le budget ?  Quelle rentabilité est attendue ? A - PRESENTATION Dans le déroulement d’un projet, la note de cadrage intervient à la suite de la décision de lancer le projet, elle-même prise sur la base du dossier d’étude uploads/Ingenierie_Lourd/ la-phase-d-avant-projet-le-cadrage.pdf