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LES ÉTAPES D’ORGANISATION ET DE RÉALISATION D’UN ÉVÉNEMENT Étape 1 - Questionne

LES ÉTAPES D’ORGANISATION ET DE RÉALISATION D’UN ÉVÉNEMENT Étape 1 - Questionnement préalable à l’organisation d’un événement Un événement aura du succès si le leader organisateur a pris pleinement conscience des facteurs qui le motivent à réaliser cet événement. Pour bien cerner le sens de son cheminement, dans le cadre du Projet personnel, nous proposons à l’organisateur une démarche d’orientation à l’aide de la grille qui suit. Vision de l’événement Réfléchir aux raisons d’être de l’événement  Pourquoi voulez-vous créer cet événement?  Quels liens l’événement aura-t-il avec les aires d’interaction?  Quel type d’événement voulez-vous réaliser?  Faites un remue-méninges de toutes vos idées, sans tenir compte des contraintes. Imaginer le projet à réaliser  Voyez gros et avec folie. Pensez en visant l’originalité et des structures différentes (musique, décors, gens invités, éléments surprises, etc.).  Avez-vous déjà vu un événement du type que vous voulez organiser? Si oui, qu’est-ce qui vous a plu, déplu? Quels éléments pourraient influencer l’organisation de votre événement?  Quelle image vous vient à l’esprit lorsque vous pensez à votre événement (lumière, couleur, musique, talent, plaisir, fête, etc.)?  Quel sera le début de l’événement, l’ouverture?  Que recherchez-vous comme atmosphère?  Quel public visez-vous?  Quels seront les invités (artistes, conférenciers, etc.)?  Quels seront les moments forts de l’événement?  Faites un premier échéancier. Projeter les résultats  Demandez-vous : « Quelle critique aimerais-je avoir de mon événement? »  Quel profit pensez-vous réaliser?  Combien de spectateurs y assisteront?  Votre événement peut-il devenir une tradition?  Que pensez-vous que vous apportera personnellement la réalisation de votre événement? 7 Établir une bibliographie sommaire (cinq documents) couvrant divers aspects  Documents traitant du sujet de l’événement (ex. : randonnée pédestre, mise en forme physique)  Documents traitant de la structure de l’événement  Qu’est-ce qu’un bon organisateur?  Quels sont les types de leadership?  Types de documents : livres; revues; documents électroniques; documents audiovisuels; publications gouvernementales; cédéroms.  Liste d’endroits où se procurer des documents : bibliothèque (scolaire, municipale, collégiale, universitaire); Internet; organismes gouvernementaux. 8 Étape 2 - Planification générale de l’événement Les motivations de l’organisateur Cerner le défi à relever  Quel but poursuivez-vous? Pourquoi organiser cet événement?  Quel est votre rôle?  Quel(s) objectif(s) personnel(s) poursuivez-vous?  Qu’est-ce qui vous motive à réaliser cet événement? Évaluer vos forces et vos faiblesses  Décrivez les qualités de leadership que vous possédez et qui aideront à mener à bien cet événement.  Faites l’inventaire de vos traits de caractère qui risquent de rendre la réalisation de l’événement plus difficile et même la compromettre complètement.  Pouvez-vous trouver des solutions aux lacunes constatées au point précédent? Les réalités du projet  Définissez les liens entre le contexte mondial et l’événement.  Prenez conscience des limites de faisabilité, de l’envergure du projet.  Évaluez le temps nécessaire à l’organisation, la réalisation et l’évaluation du projet (échéancier révisé).  Faites une prévision budgétaire pour l’ensemble du projet.  Estimez le personnel nécessaire pour réaliser le projet.  Énumérez les besoins matériels (lieu, matériel, etc.) et analysez la disponibilité de ces ressources.  Établissez les liens entre l’événement et les besoins de la société. (Ex. : besoin de se mettre en forme parce que …)  Déterminez les valeurs véhiculées par l’événement. Le repérage des risques  Imaginez le pire et prévoyez en conséquence.  Formulez des hypothèses de solutions de rechange. Exemples : Il pleut lors d’un spectacle prévu dans un parc. La vedette principale a un accident la veille. Le commanditaire principal se désiste. Il manque d’électricité.  Prévoyez les contraintes. Exemples : Dépenses imprévues. Manque de personnel. Date de livraison du matériel demandé. Tombée des journaux pour la publicité. 9  Dressez la liste des incontournables. Exemples : Nombre de comédiens dans une pièce de théâtre. Dates de disponibilité. Date de remise du travail. Dimension de la salle. Ressources matérielles. Étape 3- Problématique et recherche de documentation La problématique Établir le contexte (historique, théorique)  Démontrer :  que le projet répond à un besoin d’un public défini;  qu’il s’inscrit dans un contexte d’actualité;  qu’il vise des intentions de développement dans la communauté.  Cerner les effets :  socio-culturels;  économiques;  de développement;  de sensibilisation.  Définir les valeurs véhiculées par l’événement.  Rechercher la documentation reliée à la problématique.  Finaliser la bibliographie (ajout, retrait, pertinence, etc.). Étape 4 - Planification détaillée de l’événement Le sommaire Décrire le besoin réel  Orientation générale (titre, thème, symbole, mascotte, etc.)  Quoi?  Où?  Quand?  Qui? Indiquer le but et les objectifs définitifs (La mission du projet)  Quel est l’idéal à atteindre?  Les objectifs peuvent être : -quantitatifs -qualitatifs. 10 Faire une description du projet traitant des points suivants :  Une révision des liens entre l’événement et le contexte mondial (ajouter, étoffer, enlever, modifier, etc.)  Un programme général précis  La thématique  Les sous-thèmes  Les activités ainsi que leur définition  Les éléments distinctifs et leurs descriptions (ex. : les artistes invités et leur profil)  Le programme de l’événement  La promotion de l’événement  Une description du public visé  Une stratégie de promotion  Les médias utilisés  Le matériel requis  La date de tenue  Les répétitions (nombre et horaire)  La publicité (Consulter les exemples en annexe.) Préciser les ressources matérielles, financières et humaines  Échéancier  Dates décisionnelles  Dates charnières  Envoi des différentes communications  Planification du temps nécessaire  Ressources humaines  Description des tâches  Choix des personnes (nombre et fonctions)  Nécessité de produire un questionnaire d’évaluation de l’événement à remplir par les participants et les spectateurs  Ressources matérielles  Prévisions budgétaires  Sources de revenus possibles (financement)  Dépenses anticipées Prévoir la documentation à produire  Lettres (parents, direction, journaux, invitations, etc.)  Affiches  Documents visuels Préparer les rencontres ou présentations pour fins d’acceptation du projet  Superviseur  Direction 11  Conseil d’établissement  Conseil des élèves Étape 5 - Réalisation de l’événement Avant Une semaine avant l’événement et 48 heures avant l’événement  S’assurer :  que tous les contrats sont signés;  que tout le matériel est disponible;  que tous les paiements sont faits;  que le nombre adéquat de billets est disponible;  que le nombre adéquat de programmes est disponible;  que l’horaire détaillé est connu;  que le transport est organisé;  que les mesures de sécurité sont définies et diffusées.  Confirmer la présence :  des invités;  des artistes;  des bénévoles.  Revoir les plans alternatifs et les appliquer s’il y a lieu.  Prévoir un itinéraire et un plan. La veille  Faire une répétition générale ou une simulation de l’événement.  Placer le matériel.  Décorer.  Monter et vérifier le son et l’éclairage.  Appeler le transporteur (voyage). Pendant  S’assurer que tout le monde est à sa place au moment prévu.  Coordonner le déroulement.  Résoudre les problèmes imprévus.  Enregistrer l’événement (vidéo et photos). 12 Après  Remettre les cachets.  Finaliser les paiements.  Retourner le matériel.  Faire le ménage.  Rédiger le bilan financier final.  Remettre les sommes aux organismes. Après  Remettre les cachets.  Finaliser les paiements.  Retourner le matériel.  Faire le ménage.  Rédiger le bilan financier final.  Remettre les sommes aux organismes.  Faire parvenir les remerciements.  Médiatiser ou diffuser les résultats. Étape 6 - Évaluation Points forts, points faibles…  Qu’est-ce qui m’a agréablement surpris?  Quelles ont été les difficultés rencontrées? Si c’était à refaire, quelles seraient les pistes d’amélioration?  Faire la liste des éléments à conserver et à éviter.  Analyser l’atteinte des objectifs.  Compiler les évaluations complétées par les différents participants.  Faire une autoévaluation des forces et faiblesses en tant qu’organisateur.  Analyser l’impact recherché dans la communauté.  Revoir l’ensemble de l’événement à la lumière du contexte mondial. 13 uploads/Management/ etapes-realisation-evenement.pdf