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ORGANISER ET GERER DES MANIFESTATIONS SPORTIVES Direction Sportive Document de

ORGANISER ET GERER DES MANIFESTATIONS SPORTIVES Direction Sportive Document de travail Fédération française de Taekwondo & DA 25 rue Saint Antoine 69003 Lyon 2 3 Un événement sportif est une manifestation où se produisent des sportifs de tous niveaux donnant lieu à une compétition et/ou un spectacle, sponsorisé ou non, répétitif ou non. Son impact est local, national ou international, Ce document se veut être un guide pour l’organisation d’une manifestation de taekwondo. Conçu selon une trame chronologique du déroulement des différentes actions à entreprendre, il se peut que quelques éléments puissent parfois faire défaut ou soient facultatifs selon les objectifs de votre manifes- tation. A chacun donc d’utiliser notre expérience à bon escient et à diffuser à son entourage son savoir-faire acquis par la pratique. Sommaire 1. PLANIFIER SA MANIFESTATION 4 1.1. Quelques questions à se poser…........................................................................................................4 1.2. Tableau récapitulatif des actions..........................................................................................................3 2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 4 2.1. Qui Participe A Quoi Et Quand ?..........................................................................................................4 2.2. Gestions des compétitions : organigramme.........................................................................................5 2.3. Le comité de pilotage...........................................................................................................................6 2.4. Contexte juridique d’une manifestation................................................................................................8 3. COMMUNIQUER 10 3.1. Communication media.......................................................................................................................10 3.2. Communication hors-média...............................................................................................................11 3.3. Communiquer avec les collectivités...................................................................................................11 4. LE BUDGET DE LA MANIFESTATION 12 4.1. Postes à budgetiser...........................................................................................................................12 4.2. Alléger les coûts...............................................................................................................................12 4.3. Obtenir des subventions....................................................................................................................12 5. LOGISTIQUE : optimiser et parer aux imprévus 15 5.1. Le Site...............................................................................................................................................15 5.2. Agencer le site à l’aide des responsables de zone............................................................................16 5.3. La logistique......................................................................................................................................17 5.4. Le matériel sportif..............................................................................................................................17 5.5. Les plastrons électroniques...............................................................................................................18 5.6. Coordination des actions de préparation de l’événement..................................................................18 5.7. La sécurité du site..............................................................................................................................18 4 5.8. La sécurité sanitaire...........................................................................................................................20 6. LA MANIFESTATION 21 6.1. Planning : tenir les délais...................................................................................................................21 6.2. Accueillir son public...........................................................................................................................21 6.3. La billetterie.......................................................................................................................................21 6.4. Accueil des personnalités..................................................................................................................22 6.5. Présenter la manifestation.................................................................................................................23 6.6. Gérer les pesées...............................................................................................................................24 6.7. Le briefing des arbitres......................................................................................................................24 6.8. Préparation et appel des compétiteurs..............................................................................................24 7. RECOMPENSES ET TITRES 25 8. L’APRES MANIFESTATION 27 8.1. Logistique : remise en état du site.....................................................................................................27 8.2. Suivi de la communication.................................................................................................................28 8.3. Bilan de la manifestation....................................................................................................................28 9. CONCLUSION 29 10. Annexes 29 10.1. Charte des bénévoles d’accueil et d’organisation..............................................................................30 10.2. Charte et principes d'intervention de l’équipe de SECURITE.............................................................31 10.3. Archivage...........................................................................................................................................33 10.4. Courriers............................................................................................................................................34 5 1. 1. PLANIFIER SA MANIFESTATION PLANIFIER SA MANIFESTATION 1.1. Quelques questions à se poser… 6 QUOI ?  Quel type de manifestation organiser ? POUR QUI ?  Quel public cibler ?  Quels participants attirer? QUELS OBJECTIFS ?  Promotion du club  Développement de la pratique de masse  Spectacle  Objectif institutionnel (reconnaissance des ins- titutions locales et régionales)  Objectif financier (dégager des bénéfices pé- cuniaires et/ou matériels pour le club)  Encouragement d’une dynamique collective pour un LIGUE ou un grand club QUI ?  Qui organise la manifestation  Qui s’implique dans l’organisation (ressources humaines)  Qui anime les équipes  Quelles missions pour quelles personnes ? OU ?  Superficie au sol nécessaire  Capacité d’accueil de spectateurs  Situation géographique et facilité d’accès  Choix du site QUAND ? Inscription dans le calendrier fédéral national et régional ?  A quelle période de la saison ?  Durée de la manifestation ?  A quelle fréquence éditer cette manifestation ? COMBIEN ?  Quel budget prévoir ?  Où trouver des financements (fonds propres, partenaires, subventions) ?  Comment équilibrer la balance budgétaire ? COMMENT ?  Constituer un dossier de motivation du projet à présenter à différents acteurs (club, LIGUE, commune, région…)  Définir le type, le titre, la date et le lieu de la manifestation  Quel accord obtenir ? (fédération et/ou du LIGUE)  Comment constituer un groupe d’organisation avec un chef de projet  Gérer les ressources logistiques  Promouvoir la manifestation  Valoriser les relations publiques 2 Pour optimiser sa manifestation il est indispensable de pouvoir déterminer :  Quelles actions faut-il mener bien  Quels délais  Quelles ressources humaines sont nécessaires  Quelle logistique est à mettre en œuvre 1.2. Tableau récapitulatif des actions AVANT PENDANT APRES Ressources humaines d’organisation X X Ressources humaines sportives X X Coordination logistique des ressources humaines X X Communication X X X Budgétisation X Besoins matériels X Démarches collectivités territoriales (relationnels et subventions) X Démarches fournisseurs (rapport qualité-prix) X Sponsoring et partenaires X Démarches administratives obligatoires X Démarches administratives facultatives X Coordination des activités de la manifestation X X Coordination logistique du site X Protocoles de gestion de la compétition X X Démontage, inventaire et stockage logistique X Remerciements X X Bilan financier X 3 2. 2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 2.1. Qui Participe A Quoi Et Quand ? Le management des ressources humaines c’est : Constituer des équipes coordonner les hommes et les actions de façon définitive ou temporaire déterminer les tâches définir les cadres de missions entretenir l’initiative et le sens des responsabilités de chacun Ainsi, il est préférable d’affecter plusieurs personnes pour chaque pôle d’organisation et de leur laisser la liberté de se répartir les tâches entre eux, développant en outre les synergies de l’esprit d’équipe. Une des difficultés du manager général restera donc d’activer son influence sans entraver la relative liberté à laisser aux personnels. La coordination des actions Réaliser un organigramme général situant tous les groupes de travail, leurs référents, leurs orientations principales Détailler chaque groupe en préciser tâches, référents et toutes les personnes affectées à chaque pôle. Attention : un organigramme est susceptible d’évoluer en fonction des disponibilités et des compétences de chacun au cours de la saison ou du week-end. Il est possible de définir ces affectations définitives ou temporaires lors de la réunion de briefing en début de saison ou avant la manifestation. Par ailleurs, il est bien souvent préférable de placer tous les personnels (éviter le surnombre) dans des pôles d’organisation et d’éviter les électrons libres, rapidement démotivés par le manque d’encadrement, vécu comme un manque de reconnaissance, de leurs actions. On peut envisage le recours à des personnels bénévoles, indemnisés ou non, réguliers ou ponctuels, ou à des professionnels (sécurité, secours, table centrale, table scoring…). Le rôle de chaque bénévole sera re-précisé à chaque intéressé, avec la planification de ses tâches et missions. 4 2.1. Gestions des compétitions : organigramme 5 Président club ou autre 2.2. Le comité de pilotage Se charge d’établir et coordonner les différents groupes de travail, référents et missions Démarches Administratives et Commerciales préalables DATES A RESPECTER TYPE DE DEMARCHE Contact oral/ écrit Devis Signature du contrat / document officiel Vérification / Confirma- tion ADMINISTRATIVES OBLIGATOIRES Assurances FFTDA et LIGUE Homologation de sécurité du site et des équipements Police (et Préfecture de Police Paris) Secours (Pompiers et/ou Samu) ADMINISTRATIVES FACULTATIVES Invitations des « Personnalités » Autorisations municipales (buvette avec boissons alcoolisées) Déclaration de billetterie émise Déclaration SACEM (droits musicaux) Enregistrement des forces de sécurité FOURNISSEURS Site Sécurité Installation logistique Nettoyage Son et vidéo Restauration Communication (conception et impres- sion d’affiches et/ou flyers) Billetterie (impression) Activités extra-sportives Autre Groupes de travail et missions préparatoires TYPE DE RESSOURCES ET MISSIONS DATES J -90 J -30 J -15 J -5 GROUPE ORGANISATION ADMINISTRATIVE Constituer une équipe (Appel à candidatures) Réunion d’information (présentation des missions, des outils…) Convocations pour la manifestation (bénévoles, ar- bitres etc) Confirmations de présence Regroupement de coordination (formation, briefing de consignes, cohésion d’équipe) Débriefing avant manifestation GROUPE ORGANISATION SPORTIVE Envoi du dossier d’inscription (fiches d’inscription, règlement détaillé de la compéti- tion et dates) Réception et classement des dossiers d’inscription Traitement des inscriptions « Marion Compétition » Régularisation des litiges Vérification de l’exactitude des inscriptions Edition des étiquettes d’accréditations compétition Diffusion des étiquettes d’accréditations compétition COORDINATION LOGISTIQUE DES RESSOURCES HUMAINES Acheminements Transferts Hébergement Restauration Avec le dossier d’inscription, il est conseillé d’inviter les destinataires à se pencher sur certains points qu’il serait préférable de rappeler dans des documents synthétiques et accessibles, telles que des chartes à in- staurer comme références à respecter pour la participation à la manifestation. Ainsi, les thèmes suivants mériteraient d’être reprécisés : points sensibles du règlement de la compétition attitudes et comportements objet et déroulement de la manifestation 2.3. Contexte juridique d’une manifestation RESPONSABILITES ET OBLIGATIONS DES ORGANISATEURS La responsabilité se définit comme l’obligation pour toute personne physique ou morale de ré- pondre d’un dommage causé à autrui et d’en assumer les conséquences civiles et pénales. L’organisateur juridique d’une manifestation sportive, quelle qu’en soit son importance, est tenu à une obligation générale de prudence et de diligence, mettant en œuvre les moyens né- cessaires afin de garantir la sécurité des partici- pants, du corps arbitral, des personnels d’orga- nisation et des spectateurs. En outre, les organisateurs de manifestations sportives à but lucratif sont tenus d’assurer un service d’ordre, si nécessaire, à l’intérieur de l’enceinte sportive (loi du 21 janvier 1995). Les forces de l’ordre gardent compétence pour as- surer le maintien de l’ordre sur la voie publique, et donc à l’extérieur de l’enceinte. Ainsi, les organisateurs doivent déclarer au Maire toutes manifestations sportives à but lu- cratif rassemblant plus de 1500 personnes, en précisant les mesures envisagées pour ré- pondre à l’obligation précédemment citée (loi Pasqua, décret du 31 mai 1997). ASSURANCES Tous les organisateurs de manifestations uploads/Management/ manifestation.pdf