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Mémoire d'étude / Janvier 2016 Diplôme de conservateur de bibliothèque Produire

Mémoire d'étude / Janvier 2016 Diplôme de conservateur de bibliothèque Produire un rapport d'activité : Pourquoi ? Comment ? Thomas VIOLET Sous la direction d'Isabelle Westeel Directrice du Service Commun de Documentation de l'Université Lille 3 Remerciements Je remercie chaleureusement ma directrice, Isabelle Westeel, pour avoir proposé cet intéressant sujet d'étude et guidé mes recherches par ses conseils. Mes remerciements vont aussi à tous les professionnels des bibliothèques qui ont accepté de répondre à mes questions et qui m'ont amené à envisager de nouvelles approches. Pour les bibliothèques universitaires : Brigitte Renouf, Johann Berti, Bruno Boissavit, Frédéric Saby, Yann Marchand, Sylvie Deville, Corinne De Munain, Pierre-Yves Cachard, Jean-Baptiste Monat, Odile Jullien Cottart, Nathalie Clot. Pour les bibliothèques municipales et départementales : Frédérique Schlosser, Blaise Mijoule, Éric Compiègne, Karine Dufal, Marion Dupuy, Christian Massault, Florence Mazuel, Mehdi Mokrane, Ovidio Valles, Delphine Quereux Sbai, Dominique Mans, Nicolas Galaud, Marine Bedel, Bernadette Litschgi, Pierre Chagny, Sophie Danis, Camille Olek. Pour les bibliothèques de grands établissements, la BnF et la BPI : Catherine Piganiol, Jérôme van Wijland, Julien Barbien, Marc Rassat, Bernadette Furcy. Je remercie Céline pour son soutien tout au long de ce travail. VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 3 - Résumé : L'environnement culturel, institutionnel, économique et technologique en mutation incite les bibliothèques à produire un rapport annuel d'activité afin de disposer d'un document de référence et de promouvoir leurs activités. Si elles possèdent depuis longtemps une tradition de collecte des données d'activité, basée sur les différentes enquêtes ministérielles, elle ne produisent pas toutes un document synthétique autonome. À la croisée des problématiques d'évaluation et de communication, les différentes pratiques des bibliothèques françaises éclairent les possibilités et enjeux d'un tel document, ses objectifs, les difficultés de sa fabrication ainsi que son circuit de diffusion. Descripteurs : Bibliothèques - - Rapports d'activité Bibliothèques - - Relations publiques Bibliothèques - - Évaluation Rapports administratifs Rédaction de rapports, notes et comptes-rendus Communication dans les organisations VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 4 - Abstract : The mutations of cultural, institutional, economic and technical environment are encouraging libraries to produce annual activity reports, which refer and promote their activities. Although libraries are supposed to collect activity data using numerous ministerial surveys, not all of them decide to produce a synthetic report. Evaluation and communication have become central in french libraries and highlight the objectives and challenges of having an activity report, as well as having an effective distribution network. Keywords : Library reports Libraries - - Public relations Libraries - - Evaluation Government paperwork Report writing Communication in organizations Droits d’auteurs Cette création est mise à disposition selon le Contrat : Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale-Pas de Modification 4.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.fr ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 5 Sommaire SIGLES ET ABRÉVIATIONS....................................................................................9 INTRODUCTION........................................................................................................11 I. CADRE GÉNÉRAL ET PANORAMA DES RAPPORTS D'ACTIVITÉ......15 1. Les bibliothèques dans un environnement en mutation : les exigences de l'évaluation...............................................................................................................15 a) Le service public en crise.................................................................................15 b) La nouvelle gestion publique...........................................................................17 c) La crise économique et budgétaire : finances publiques et bibliothèques...18 d) Open data et transparence démocratique des activités publiques.................21 e) Les bibliothèques : des activités en mutation.................................................22 f) Les bibliothèques universitaires : de nouvelles conditions d'activité...........23 2. Définitions juridiques et règlementaires des rapports d'activité...............25 a) Le rapport d'activité d'entreprise et d'association..........................................25 b) Le rapport d'activité en droit public................................................................26 c) Le rapport d'activité dans les bibliothèques : l'évaluation, histoire et cadre règlementaire..........................................................................................................27 d) L'exception culturelle.......................................................................................29 3. Le paysage hétérogène des rapports d'activité des bibliothèques françaises..................................................................................................................31 a) Différences de nature et de définition.............................................................31 b) Différences physiques : taille et aspect...........................................................31 c) Contenus et structurations : convergences et différences..............................33 II. LA RÉALISATION DES RAPPORTS D'ACTIVITÉ.....................................38 1. Objectifs des rapports d'activité......................................................................38 a) Objectif(s) véritable(s) non identifié(s) ?.......................................................38 b) Objectifs internes : de l'information administrative au management de l'établissement........................................................................................................38 c) Objectifs externes..............................................................................................41 2. Production d'un rapport d'activité..................................................................43 a) Complications, retards ou absences de rapports d'activité............................43 b) Les auteurs : le rapport d'activité, une œuvre collective ?............................47 c) Du choix des données et des indicateurs à leur interprétation......................51 3. Diffusion et communication des rapports d'activité....................................65 a) Les saisons des RA : questions de calendrier(s).............................................65 b) La communication interne................................................................................66 c) La communication externe...............................................................................67 d) Archivage : du quotidien à la postérité...........................................................73 III. LIMITES ET PERSPECTIVES.........................................................................75 1. Modèles, contre-modèles et biais......................................................................75 a) L'entreprise : de l'exemple au contre-modèle.................................................75 b) Critiques des rapports d'activité.......................................................................77 2. L'avenir des rapports d'activité des bibliothèques.......................................79 a) Vers une réflexion professionnelle spécifique ?.............................................79 b) Les bibliothèques face aux rapports de leurs structures................................80 c) Établissements regroupés : vers un rapport documentaire unique ?.............81 VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 7 - CONCLUSION.............................................................................................................84 SOURCES.....................................................................................................................87 Rapports d'activité de bibliothèques utilisés pour l'étude..............................87 Entretiens et échanges professionnels réalisés pour l'étude............................91 Textes législatifs et réglementaires......................................................................93 Documents techniques............................................................................................94 BIBLIOGRAPHIE.......................................................................................................95 ANNEXES.....................................................................................................................99 TABLE DES MATIÈRES........................................................................................143 VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 8 - Sigles et abréviations ABES : Agence bibliographique de l'enseignement supérieur ABF : Association des bibliothécaires de France ADBDP : Association des directeurs des bibliothèques départementales de prêt ADBGV : Association des directeurs des bibliothèques municipales et des groupements intercommunaux des villes de France ADBU : Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation ASIBU : Application statistique interactive des bibliothèques universitaires BBF : Bulletin des bibliothèques de France BDP : Bibliothèque départementale de prêt BIATSS : Bibliothèque, Ingénieurs, Administratifs, Techniciens, Social, Santé BM : Bibliothèque municipale BMC : Bibliothèque municipale classée BnF : Bibliothèque nationale de France BNU : Bibliothèque nationale et universitaire (de Strasbourg) BPI : Bibliothèque publique d'information CA : Conseil d'administration CADA : Commission d'accès aux documents administratifs CADIST : Centre d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique CE : Comité d'entreprise CFVU : Commission de la formation et de la vie universitaire CNRS : Centre national de la recherche scientifique COMUE : Communauté d'universités et établissements COUNTER : Counting Online Usage of Networked Electronic Resources DAC : Direction des affaires culturelles DBLP : Direction des bibliothèques et de la lecture publique DRAC : Direction régionale des affaires culturelles ERE : Enquête sur les ressources électroniques ESGBU : Enquête statistique générale auprès des bibliothèques universitaires FOIA : Freedom of Information Act HAL : Hyper archives en ligne HCERES : Haut conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur IFLA : International Federation of Library Associations and Institutions (Fédération internationale des associations et institutions de bibliothèques) IGB : Inspection générale des bibliothèques INHA : Institut national d'histoire de l'art INIST : Institut de l'information scientifique et technique INSEE : Institut national de la statistique et des études économiques ISO : International Organization for Standardization (Organisation internationale de normalisation) LOLF : Loi organique relative aux lois de finances LRU : (loi relative aux) Libertés et responsabilités des universités MAP : Modernisation de l'action publique MCC : Ministère de la Culture et de la communication MESR : Ministère de l'Enseignement supérieur et de la recherche VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 9 - MISTRD : Mission de l'information scientifique et technique et du réseau documentaire PLF : Projet de loi de finances PSC : Projet scientifique et culturel PSI : Public Sector Information (directive) RGPP : Révision générale des politiques publiques SICD1 : Service inter-établissements de coopération documentaire (Grenoble) SID2 : Service inter-établissement de la documentation (Grenoble) SIGB : Système intégré de gestion de bibliothèque SLL : Service du livre et de la lecture STAR : Signalement des thèses électroniques, archivage et recherche SUDOC : Système universitaire de documentation SYMPA : Système de répartition des moyens à la performance et à l'activité UFR : Unité de formation et de recherche VIOLET Thomas | DCB 24 | Mémoire d'étude | Janvier 2016 - 10 - INTRODUCTION « Rapport d'activité », « rapport annuel d'activité », « rapport financier », « rapport de synthèse », etc., ces termes sont familiers aux managers et dirigeants d'organisations de toute taille et de tout type : entreprises, associations, administrations. Les documents qu'ils représentent ont tous au moins un point commun : leur réalisation a la capacité d'être aussi laborieuse et rébarbative que leur lecture. Ils sont en effet rarement la promesse d'un divertissement. Il faut avouer que l'étalage même soigné, sur d'interminables pages, de comptes, de données, de courbes et autres graphiques n'est pas forcément des plus attrayants. Pourtant, leur utilité est essentielle. On peut même affirmer, avec une certaine emphase, que ces documents sont consubstantiels à l'histoire de l'écriture : des tablettes d'argiles mésopotamiennes aux tableurs hébergés sur le cloud, l'humanité comptabilise et dresse le tableau de ses activités, anticipe les situations, établit ses projets. Le commerce, la guerre, la conduite des affaires publiques ont été les premiers domaines d'application de tels documents. Le rapport d'activité est le document écrit qui synthétise, généralement pour la période d'une année, l'ensemble uploads/Management/ produire-un-rapport-d-activite-pourquoi-comment.pdf