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© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de

© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd. 1 (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier) LE RAPPORT PROFESSIONNEL Un rapport est un texte de nature professionnelle qui concerne une question précise: il présente des faits et des réflexions pour qu’une décision éclairée puisse être prise sur la question étudiée. Les circonstances dans lesquelles un rapport peut être requis sont diverses. Elles concernent surtout la vie professionnelle, mais aussi la formation préparatoire à l’accomplissement des tâches de plusieurs métiers et professions. Les comptables, les gestionnaires, les travailleurs sociaux, les consultants de toutes sortes (en marketing, en informatique, en droit, par exemple) doivent produire des rapports. Dans presque tous les secteurs d’activité, on peut être amené à analyser une situation afin de favoriser une prise de décision. Les principales qualités d’un bon rapport sont l’objectivité et la concision. Généralement, un rapport est adressé à des décideurs, il a pour objet de les informer de certains faits ou de certaines situations requérant leur attention et de donner les éléments requis pour porter un jugement ou prendre une décision dans ce contexte. Évidemment, un rapport peut aussi se conclure sur une recommandation, puisque généralement c’est un avis professionnel que l’on sollicite sous la forme d’un rapport. Le rapport est un texte essentiellement informatif. Il s’adresse à des gens dont le temps est précieux et qui doivent rendre une décision rapide sur un sujet précis. L’information de base doit être exposée clairement et complètement, sans digression ni considérations inutiles. Un bon rapport est efficace s’il rend possible la solution d’un problème précis. La page titre du rapport doit comporter le nom de l’organisme concerné, celui de l’auteur, la date de production, le numéro de dossier s’il y a lieu, à qui le rapport est adressé, etc. L’introduction doit présenter les raisons pour lesquelles le rapport a été commandé et la problématique dont il traite. Le développement présente d’abord les circonstances et les faits concernés. Vient ensuite leur analyse. C’est en conclusion qu’interviennent les recommandations et les raisons qui les justifient. Si la compréhension du rapport nécessite qu’on fournisse certains documents, ils seront placés en annexe. Tout rapport doit être divisé en autant de parties que nécessaire. Chaque partie doit être clairement numérotée et avoir un titre, de manière à ce qu’on puisse dresser une table des matières complète et détaillée. Cet élément est important, car les lecteurs doivent pouvoir se référer aisément à n’importe quel élément du rapport et retrouver facilement toute information pertinente. La longueur d’un rapport professionnel varie selon la nature du problème étudié. L’évaluation actuarielle du régime de retraite des employés du gouvernement du Québec peut s’étendre sur plus de cent pages, alors que l’évaluation de soumissions pour la réalisation d’une vidéo peut prendre moins d’une page. En règle générale, le canevas de base pour la rédaction d’un rapport professionnel est le suivant. © Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd. 2 (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier) Canevas d’un rapport Page de titre Titre du rapport Objet du rapport Auteur du rapport Destinataire du rapport Organisme Date Table des matières Présentation détaillée du contenu du rapport Liste des tableaux Liste des annexes Introduction Exposé de l’objet du rapport Méthodes utilisées pour établir le rapport Division du sujet Développement Première partie: exposé des faits et de la situation Deuxième partie: analyse de la situation Conclusion Éléments requis pour prendre une décision Recommandations et justifications des recommandations © Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd. 3 (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier) Signature Tout rapport est un document officiel et doit donc être signé par son ou ses auteurs. Annexes numérotées Tout document nécessaire à la compréhension du rapport Marche à suivre 1. Assurez-vous que la commande est claire: quel degré de précision le rapport exige-t-il, désire-t-on une recommandation, etc.? 2. Faites d’abord enquête sur la situation à étudier et son contexte; recueillez les données, les analyses et les témoignages les plus diversifiés possible, selon le temps qui vous est imparti. 3. Commencez votre rapport par une description des faits: présentez la situation le plus objectivement possible. 4. Rédigez ensuite l’analyse que vous en faites. 5. Ajoutez vos recommandations, en prenant soin de les justifier complètement. 6. Faites la page de titre et les pages de parties du rapport; n’oubliez pas de joindre toutes les annexes requises. Exemple Certains rapports professionnels écrits par des gestionnaires, des ingénieurs, des comptables, etc., sont disponibles dans les bibliothèques ou les centres de documentation. Nous pouvons illustrer le contenu d’un rapport professionnel qu’un responsable de la tenue d’événements spéciaux peut avoir à rédiger par un exemple volontairement simplifié et abrégé. Mise en situation: Votre client a reçu cinq devis de maisons de production spécialisées en vidéo. Le coût des soumissions varie entre 100 000 $ et 200 000 $. Vous avez en votre possession la totalité des informations requises et des documents pertinents pour formuler une recommandation à votre client. Voici, en peu de mots, à quoi pourrait ressembler le contenu de votre rapport professionnel. © Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd. 4 (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier) Madame ou Monsieur, La présente fait suite au mandat que vous m’avez confié le 12 février dernier. J’ai pris connaissance des cinq devis que vous m’avez alors remis. Après avoir sérieusement étudié les différents projets, je vous recommande l’adoption du projet no 2 pour les motifs suivants: 1. Le devis no 2 respecte intégralement les composantes du scénario que vous avez fourni; 2. Le calendrier de réalisation de ce projet tient compte de vos échéances; 3. La maison de production a été en mesure de respecter le cadre budgétaire proposé (« environ 150 000 $ »); 4. La maison de production porteuse du projet no 2 a déjà réalisé des vidéos pour une clientèle semblable à la vôtre. [Formule de politesse et signature.] Exercice À partir du canevas présenté précédemment et d’un exemple concret ayant trait à votre travail ou à votre champ d’intérêt, faites le plan d’un rapport que vous pourriez avoir à rédiger. Plus encore Un rapport doit être efficace. Cela signifie qu’il ne faut jamais perdre de vue ce qui fait sa valeur: sa capacité de clarifier une situation, d’exposer tout ce qui est pertinent pour la comprendre et de permettre un jugement éclairé. Il faut donc éliminer tout ce qui peut détourner de ce but et adopter la structure la plus simple et la plus transparente possible. L’erreur la plus fréquente consiste à noyer les informations vraiment pertinentes dans une masse d’informations secondaires ou sans rapport avec la décision à prendre. Dans chaque champ professionnel, il existe des règles spécifiques à respecter dans la rédaction des rapports. Il est nécessaire de s’informer de ces normes. Complément à l’ouvrage Savoir plus, 2e éd. © 2006, Les Éditions de la Chenelière inc. uploads/Management/ rapport-professionnel.pdf