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Le classement A- Définition Le classement est une technique qui consiste à rang

Le classement A- Définition Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée. Principes de classement Un bon classement doit être :  Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),  Applicable à tous les documents,  Valable pour tout le personnel,  Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out). Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données. On distingue alors : - les ordres fondamentaux : • Classement alphabétique • Classement numérique • Classement thématique (ou idéologique) - les ordres dérivés : • Classement décimal • Classement chronologique • Classement géographique • Classement alphanumérique 1. Les ordres fondamentaux Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants : Préparé par Mme Aicha ZAHRI 1/73 Le classement - Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées. - Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer. - Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement. - Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci. Préparé par Mme Aicha ZAHRI 2/73 1 - Classement Alphabétique A – Principe Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination. Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation). B- Etude de la norme : 1er cas : la rubrique contient des noms propres • On classe au premier nom propre : Exemple : Etablissement TALEB et compagnie JEAN frère et compagnie  Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom, l’autre est un nom de famille ; on classe par nom de famille. Exemple : Hôtel NABILI Farah • Les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particules ‘de et d’ : Exemple : Préparé par Mme Aicha ZAHRI 3/73 1 - Classement Alphabétique Papeterie la Fontaine LA FONTAINE (papeterie)  Les titres d’honneur ne sont considérés comme mot directeur que lorsqu’ils sont employés seuls ou bien reliés à un autre nom par un trait d’union : Exemple : Café Moulay MOULAY (café) Hôpital Moulay-Abdellah MOULAY -ABDELLAH (hôpital) Mosquée lalla soukayna SOUKAYNA (Mosquée lalla) • On classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union : Exemple : Salon de coiffure Mohammed Hôtel Pierre-andré  Lorsque une rubrique renferme 2 noms de famille, on choisi comme mot directeur le premier nom de famille : Exemple : Cabinet chabab et Alaoui CHABAB et Alaoui (Cabinet) • la lettre S présente une exception avec les mots débutants par SAINT : les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés à la fin de la lettre S ; entre eux, on suit les règles normales du classement alphabétique. Exemple : salah sera classé avant saint-laurent et Saint-Tropez Café Salah Etablissement Salim Restaurant Saint-Laurent Hôtel Saint-Tropez 2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques Préparé par Mme Aicha ZAHRI 4/73 1 - Classement Alphabétique T out nom de localité, région ou pays est considéré comme nom propre, alors mot Directeur. • On classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules : Exemple : Les conserveries de Safi Les minoteries de Casablanca Café de l’Atlas • les points cardinaux et leurs composés et le mot « centre » sont considérés comme nom propre, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés (seuls) sans complément : Exemple : Le garage du centre La gazette du sud marocain Société laitière de l’ouest du Maroc • Les noms débutant par un article simple (le, la, les, un, une…) ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique : Exemple : Grand garage de la Koutoubia Hôtel du Rif Maroquinerai des Ouled Teima 3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires : On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les. On considère comme noms publicitaires : • Les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité : Exemple : Grand magasin Bata Radio casette Philips Préparé par Mme Aicha ZAHRI 5/73 1 - Classement Alphabétique • Les noms historiques, et légendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte Hôtel des Mérinides Librairie la Goconde • Les mots pouvant être isolés dans la rubrique. On ne tient pas compte des articles, ni des propositions (à, de, pour, en, dans, avec, sur, par, sans) Exemple : Journal « l’opinion » Pâtisserie « A la coupe d’or » Publication « Pour nous » • Les mots étrangers publicitaire : Exemple : Café du stade du Foot-Ball Manufacture de Pull-Over 4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, géographique, publicitaire ou assimilés) • On classe au premier nom commun sauf « société » ou « compagnie » Exemple : Les caves marocaines Comptoir des importations • T outefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms : Exemple : Société industrielle et commerciale Compagnie aéropostale • Quand un nom commun est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif : Exemple : Préparé par Mme Aicha ZAHRI 6/73 1 - Classement Alphabétique Grand soldeur • Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral : Exemple : Hôtel du Dix-septième siècle Aux cent mille chaussures • Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement : Exemple : Les jeunes du village. La royale imprimerie 5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle : • On classe toujours d’après la première lettre : Exemple : R.A.M U.N.E.S.C.O Indexage des rubriques : On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique. Pour indexer correctement il faut : - d’abord écrire le mot directeur (en majuscule) - puis les mots qui suivent - enfin entre parenthèses, les mots précédents Exemple : Rubriques non indexées Rubriques indexées Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des) Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel) Préparé par Mme Aicha ZAHRI 7/73 1 - Classement Alphabétique La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la) Préparé par Mme Aicha ZAHRI 8/73 1 - Classement Alphabétique C- Avantages et inconvénients : Avantages Inconvénients Simple dans son principe, le classement alphabétique de noms et de mots n’offre pas de difficultés. Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer des dénominations Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques. Extensible : il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossier déjà existants. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier Limite : dans son développement pas de problème matériels (liste à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc… Utilisation Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves des écoles etc… Préparé par Mme Aicha ZAHRI 9/73 2 - Classement Numérique A- Principe L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création. Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoire : 1. un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document 2. un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro Exemple : Répertoire Numérique N° Rubriques 1 La grande casablancaise 2 Transport rapide du Nord-Ouest du pays 3 Société du Pull-over 4 Imprimerie Royale de l’Atlas Répertoire Alphabétique N° Rubriques 4 ATALAS (imprimerie Royale de l’) 1 GRANDE casablancaise (la) 2 NORD-OUEST du pays (transport rapide du) 3 PULL-OVER (société) NB : on appel le numéro donné la cote La cote d’une pièce est attribuée uploads/Religion/ 22-09-10le-classement-cours2 2 .pdf