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PME ASSISTANCE MALI ALIOU COULIBALY CONSULTANT/ING. GENIE LOGICIEL Quartier du

PME ASSISTANCE MALI ALIOU COULIBALY CONSULTANT/ING. GENIE LOGICIEL Quartier du Fleuve Immeuble Alpha Gamby Tél :66 74 64 83 / 79 49 51 15 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com 26alioucoul@gmail.com MANUEL UTILISATION SAGE PAIE & RH GÉNÉRATION I7 1 Sage Paie & RH i7 vous permet de produire vos bulletins de paie et vos déclarations sociales facilement et en toute conformité́ légale. Cette solution vous permet de gérer une quarantaine de salariés et plus. Elle couvre les besoins des gestionnaires et des responsables de paie soucieux de concilier simplicité́ d’utilisation et complexité́ réglementaire. Avec Sage Paie & RH i7, vous établissez une paie complète avec un logiciel adaptable par contrats de travail, conventions collectives et secteurs d’activité́.  Production facile de vos bulletins de paie et de vos déclarations de charges  Gestion du déclaratif conformément aux exigences des organismes  Gestion des formations, carrières, temps de travail, congés et absences Versions La version Sage Paie SQL Express est fonctionnellement identique à son équivalent de version en format propriétaire. Dès qu'un dossier Paie est ouvert, 5 informations sont référencées :  Nom du dossier (Raison sociale dans le menu Entête du dossier).  SIRET Etablissement principal (information disponible dans le menu Fichier/Paramètres/Entête du dossier).  Paie en cours (mois et année en cours).  Nombre de salariés actifs (susceptibles d'avoir un bulletin de Paie).  Nom du PRH.  Chemin d'accès. Lors d'une édition de bulletin ou d'une clôture, la Paie contrôle si le nombre de salariés est supérieur. Cette limite de salariés autorisés sur le mois peut être dépassée, un message d'alerte informe l'utilisateur lors de l'édition des bulletins et de la clôture mensuelle. Une fois par an et par dossier, cette limite de salariés autorisés sur le mois peut être dépassée, un message d'alerte informe l'utilisateur lors de l'édition des bulletins et de la clôture mensuelle. Dans ce cas, contacter le Service Utilisateurs pour :  Obtenir une clé permettant le dépassement sur plus d'un mois (3 mois supplémentaires maximum).  Acquérir une licence avec un nombre de salariés maximum, supérieur au nombre de salariés traités. PME Assistance Mali Tél : 66 74 64 83 / 20 23 44 78 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com / 26alioucoul@gmail.com 2 Si aucune action n'est faite, la Paie ne permettra pas d'opérer une nouvelle clôture. L'ouverture de la sauvegarde d'une société déjà enregistrée ne provoque pas un second enregistrement dans la Paie. De même, la conversion d'un dossier propriétaire en SQL ou SQL Express ne provoque pas non plus un enregistrement de la société dans son nouveau format. Dans les deux cas, les salariés, de la sauvegarde ou de la société issue de la conversion, ne sont donc pas pris dans le décompte salarié. Fenêtre de logiciel Fil d'actualités Le fil d'actualités est un flux RSS qui affiche des informations liées à l'utilisation du produit pour l'utiliser dans les meilleures conditions. Le fil d'actualité nécessite un navigateur Internet Explorer (version 10 minimum) et une connexion Internet. PME Assistance Mali Tél : 66 74 64 83 / 20 23 44 78 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com / 26alioucoul@gmail.com 3 Définition des couleurs du fil d'actualités :  Orange : information légale.  Bleu : Information technique sur le produit.  Vert : Information fonctionnelle sur le produit. Accueil La fenêtre d'application du logiciel présente une fenêtre d'accueil avec de nombreux raccourcis selon la version du logiciel utilisée, avec 4 grands thèmes :  Démarrage pour une mise à jour ou l'ouverture d'une société.  Modules pour l'ouverture des différents modules de la paie et d'une présentation de  Accompagnement Produit pour accéder aux chat, didacticiel, actualités DSN et descriptions par les manuels de la Paie et des modules.  Sage Actualités pour accéder aux actualités juridiques. Barre de menus de la fenêtre d'application Les commandes de l'application du programme sont regroupées dans six menus : Fichier, Listes, Gestion, Etats, Annexes et G.A. Sur la fenêtre d'application, la barre de menus affiche ces six menus ainsi que trois autres menus Edition, Fenêtre et Aide (?). Création d’une nouvelle société Il faut distinguer la notion de société de celle d'établissement :  Une société est une entité juridique qui peut être composée de plusieurs établissements qui donneront lieu à une déclaration commune des données sociales,  Un établissement est un magasin, un département ou une agence pouvant être situés dans un lieu géographique différent de celui de la société mère ou pouvant avoir une activité différente de la société mère. Après création de la société, ses établissements pourront être enregistrés à partir de la fonction Listes / Etablissements. Pour créer votre société, cliquez sur Fichier / Nouveau. PME Assistance Mali Tél : 66 74 64 83 / 20 23 44 78 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com / 26alioucoul@gmail.com 4 Un premier écran d’enregistrement du nom du dossier société est affiché. Par défaut, le répertoire de l’application est proposé. Nom du fichier Indiquer le nom de votre dossier. Sélectionner le type de fichier à créer :  Fichiers Sage (*.PRH) permet d’initialiser une société de paie  Fichiers Sage (*.UPP) permet d’initialiser un Plan de Paie Utilisateur Cliquer sur le bouton Enregistrer afin de lancer la création, la fenêtre de bienvenue s’affiche. Cet écran propose 4 possibilités dans la création de la nouvelle société :  Récupérer les éléments d’un plan de paie Sage.  Récupérer les éléments d’un plan de paie utilisateur.  Transférer les éléments du plan de paie (et éventuellement la modélisation comptable) d’une société existante.  Créer un dossier vierge (sans transfert des éléments d’un autre dossier). A chaque étape dans cet assistant de création, cliquer sur le bouton Suivant pour valider les saisies et continuer l’initialisation de la société. Création à partir d’une société existante PME Assistance Mali Tél : 66 74 64 83 / 20 23 44 78 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com / 26alioucoul@gmail.com 5 Pour lancer la Création d’un dossier à partir d’une société déjà existante, sélectionner l’option correspondante. La case Avec modélisation comptable devient accessible ainsi que le bouton Parcourir. Ce transfert permet de récupérer dans la société en cours d'initialisation le plan de paie établi pour une autre société, à savoir, les constantes, les rubriques, les caisses de cotisations, les paramètres de paie, les bulletins modèles, les infos libres, les natures et le plan comptable. Cette procédure représente un gain de temps appréciable. Cliquez sur le bouton Parcourir pour afficher la liste des sociétés déjà créées. Par défaut, le répertoire de l’application est proposé. Sélectionner la société (*.PRH) dont on veut récupérer le plan de paie et cliquer sur Ouvrir. Le nom de la société et son emplacement s’affiche sous le bouton Parcourir. Cocher la case Avec modélisation comptable pour un transfert complet, sinon le transfert se fera sans modélisation comptable. Création à partir d’aucun dossier Cette option permet la création d’une société vierge qui oblige, par la suite, le paramétrage manuel de l’ensemble des éléments. Il est néanmoins possible d’effectuer plus tard le transfert des éléments d’une société par Fichier / Transférer pour les utilisateurs qui le souhaitent. Menu Fichier Le menu Fichier doit être exploité aussitôt après initialisation d'une société. Ses commandes ont pour objet le paramétrage des divers éléments nécessaires aux traitements de paie. Il présente toutes les commandes permettant de créer une nouvelle société, de fermer celle sur laquelle on travaillait, d'en ouvrir une autre, de transférer les données des fichiers d'une société dans une autre. Le menu Fichier présente deux sous-menus. Le sous-menu Utilitaires permet d'enregistrer l'Organisation de la société, réinitialiser, reprise des données. Le sous-menu Paramètres permet de visualiser, éditer, voire compléter ou modifier les Paramètres société et Paie définis à l'initialisation de la société. Le sous-menu Alertes donne accès aux commandes Paramétrage des alertes et Alertes actives. PME Assistance Mali Tél : 66 74 64 83 / 20 23 44 78 Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com / 26alioucoul@gmail.com 6 Menu Listes Ce menu regroupe toutes les commandes qui permettent de saisir les fichiers de paie et notamment les Constantes, les Rubriques, les Natures d’heures et les Fiches de personnel. On y trouve nombre de commandes destinées au paramétrage des données intervenant dans les fiches salariées et dans le calcul de la paie. En particulier : les listes de l'Organisation, les Etablissements de rattachement des salariés, les Conventions collectives, les Caisses de cotisation. Le sous-menu Modélisation comptable permettra de paramétrer les liens entre la paie et la comptabilité. Listes Fiche Création de salarie : Menu Liste / Fiches de Personnel / Créer Avant de débuter la création d’un salarié dans le logiciel Sage Paie, il est nécessaire d’être en possession du nom des comptes comptables auxiliaires des dirent salariés ainsi que de leurs coordonnées personnelles et bancaires. Pendant la création de la fiche salariée, certains éléments peuvent être mis en attente et repris par la suite. Pour lancer la procédure, cliquez sur le menu Listes puis Fiches de personnel et en fin sur l’icône de création. PAGE ETAT CIVIL Cette page se divise en deux parties : l’état civil et l’immatriculation. Chaque zone est à remplir avec les données de chaque uploads/Societe et culture/ manuel-sage-paie-rh.pdf