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Dne sc 36 06 1 gestion du courrier et des os

REPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L ? ELEVAGE DE L ? ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS MANUEL QUALITÉ DES SERVICES CENTRAUX DE LA DNE - - PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET DNE-SC DES ORDRES DE SERVICE Cette procédure décrit les étapes obligatoires du courrier entrant et sortant de la DNE en vue d ? assurer la traçabilité de tout courrier de son arrivée jusqu ? à l ? archivage ?nal à la DNE ou de son départ de la DNE jusqu ? à la garantie de réception par le destinataire le suivi de l ? exécution de toute instruction dans les délais exigés par le donneur d ? ordre COURRIER A L ? ARRIVÉE A Au niveau de la Direction Réception et enregistrement sur le registre arrivée ? de la Direction avec attribution d ? un numéro de référence et ajout d ? une ?che de circulation sur chaque courrier Remise du courrier numéroté et enregistré au Directeur National Lecture tri instructions sur la ?che de circulation et attribution sur certains courriers de la mention Ordre de service ? par le Directeur tampon avec mention OS en rouge Un ordre de service est une instruction ou une demande émanant d ? une autorité supérieure ou de référence Gouvernement Gouvernorat Institutions internationales etc et devant conduire à une action spéci ?que souvent dans un délai précis Retour du courrier au secrétariat de Direction après consultation du DNAE si nécessaire qui exécute les opérations suivantes Pour le courrier non OS ventilation vers le destinataire principal au sein de la DNE ou archivage direct au niveau du secrétariat de Direction si ventilation inutile OS ? Pour le courrier répertorié enregistrement informatique dans le ?chier Excel Gestion des OS ? placé sur le réseau informatique de la DNE cf modèle dans annexe avec notamment une date limite d ? exécution Après cet enregistrement le courrier OS est ventilé comme le courrier ordinaire B Au niveau du Service destinataire division service rattaché service spécialisé etc ? ? Réception et enregistrement sur le registre arrivée ? du Service avec attribution d ? un numéro d ? ordre au niveau du service Cet enregistrement doit obligatoirement indiquer dans une colonne le numéro de référence du dossier celui attribué par le secrétariat de Direction Remise du courrier enregistré au chef de Service Lecture tri et instructions complémentaires éventuelles portées sur la ?che de circulation par le chef de Service pour le destinataire ?nal Retour du courrier au secrétariat du Service qui exécute les opérations suivantes Pour le courrier non OS ventilation vers le destinataire au sein du Service ou archivage direct au niveau du secrétariat du Service si ventilation inutile OS ? Pour le courrier répertorié enregistrement informatique date de remise et nom du destinataire ?nal dans le ?chier Excel Gestion des OS ? placé sur le réseau informatique de la DNE CREPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L ? ELEVAGE DE L ? ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS MANUEL QUALITÉ DES