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Dossier notion sabine mas ÉTUDE Pour un approfondissement de la notion ? de dossier dans la gestion de l ? information organique et consignée d ? une organisation Sabine Mas Louise Gagnon-Arguin Qu ? il s ? agisse de documents personnels ou de documents d

ÉTUDE Pour un approfondissement de la notion ? de dossier dans la gestion de l ? information organique et consignée d ? une organisation Sabine Mas Louise Gagnon-Arguin Qu ? il s ? agisse de documents personnels ou de documents d ? une administration le dossier s ? impose dès que l ? on veut classi ?er ou classer un document Ce mode d ? organisation est tellement ancré dans les procédures administratives que sa représentation a migré dans l ? environnement électronique sur le bureau des postes de travail o? l ? icône prend la forme physique d ? un dossier pour regrouper des documents Lors de notre étude sur les types de documents réalisée à l ? occasion d ? une recherche précédente nous étions conscientes que même si le document en lui-même est porteur d ? information ce n ? est qu ? en relation avec d ? autres documents générés dans le cadre d ? une activité qu ? il prend véritablement tout son sens C ? est ce qui nous a incitées à poursuivre notre investigation vers l ? étude du dossier en le considérant comme unité d ? information ? Les besoins d ? une telle recherche s ? imposaient dans le contexte administratif actuel à cause de l ? utilisation généralisée d ? outils variés pour la création des documents ou de l ? information de l ? éclatement des lieux d ? entreposage ou de conservation mais surtout de la nécessité de ne pas perdre de vue la valeur même du dossier comme moyen de fournir une information complète sur un sujet une activité ou une a ?aire d ? en donner le contexte et d ? en assurer la valeur probante L ? étude des dossiers pouvait aussi fournir des repères utiles au développement de métadonnées pour la constitution des dossiers dans un environnement électronique et même pour la mise en place de systèmes d ? information Archives VOLUME NUMÉROS ET - CIl ressort bien qu ? un système de GED est adapté à la gestion des documents et beaucoup moins à la gestion des dossiers Or la production des dossiers n ? a jamais été étudiée en tant que telle condition qui me semble indispensable si on veut pouvoir envisager une dématérialisation du dossier tout au long de la cha? ne de son traitement Banat-Berger Notre expérience a d ? abord été réalisée sur une quarantaine de dossiers papier Ce choix se justi ?e par le fait que ce mode de regroupement des documents a été et est encore utilisé et parce que l ? expérience de gestion des documents électroniques est plus avancée que celle de la gestion des dossiers électroniques Dans le but de documenter cette recherche nous avons aussi mené une étude sur la notion même de dossier et ses di ?érentes facettes à partir de ce que présente la littérature sur le sujet Nous voulions répondre aux questions suivantes Comment se dé ?nit le dossier dans