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Fiche20 demenagement archives

Novembre FICHE ARCHIVES N LE DEMENAGEMENT DES ARCHIVES Les scenarii ? Ré exion et plani ?cation Préparation du fonds et déroulement Actualités ? Les archives déménagent Auteurs Catherine Berton et Christine Martinez Association des Archivistes Français Ce petit guide vous explique en étapes comment organiser piloter et assurer le suivi d ? un déménagement d ? archives tout en gérant sereinement les rapports avec les professionnels de ce milieu Les scenarii ? Un déménagement d ? archives ne s ? improvise pas Plusieurs cas de ?gures peuvent expliquer le transfert de documents d ? archives et selon le cas des dispositions spéci ?ques peuvent être à prendre en compte Un déménagement d ? archives peut survenir lorsqu ? une collectivité change de locaux ou s ? installe provisoirement ailleurs le temps de travaux Un déménagement d ? archives peut également être opérer lors du transfert d ? archives d ? une administration à une autre dans le cadre d ? un dépôt d ? archives ou d ? un transfert de compétence Quel qu ? en soit la raison un déménagement d ? archives doit être ré échi plusieurs mois à l ? avance et doit être bien préparé pour éviter toute perte ou détérioration de documents Maison des Communes ?? CDG Bld Anatole France BP BELFORT Cedex ?? Tél ?? Fax CNovembre REFLEXION ET PLANIFICATION Dès qu ? un déménagement est décidé une ré exion préalable est nécessaire pour en assurer le bon déroulement et que celui-ci laisse le minimum d ? empreinte sur la gestion des dossiers et sur l ? organisation des services Plusieurs questions sont donc à se poser ? O? déménage-t-on Il convient d ? avoir une connaissance précise des locaux devant recevoir les archives a ?n de déterminer s ? ils sont déjà équipés de rayonnages ou non et dans ce cas prévoir un aménagement de savoir dans quel bureau seront rangés tels et tels dossiers de prendre connaissance de l ? accessibilité du nouveau b? timent etc ? Quand déménage-t-on Question indispensable à toute plani ?cation préalable ? Que déménage-t-on Les archives ne sont souvent pas les seules à déménager et sont souvent accompagnées de mobiliers En outre il convient de conna? tre le volume exact d ? archives à transférer sans oublier celles contenues dans les bureaux a ?n de prévoir les conditionnements nécessaires au déménagement ? Comment déménage-t-on A savoir les moyens mis à disposition Fait-on appel à une entreprise de déménagement ou au bon vouloir des agents Il faudrait également estimer le temps nécessaire à cette opération voire faire une réunion d ? information a ?n de rappeler à chacun ses t? ches d ? autant plus si une équipe interne est mise en place Lors de gros déménagement la collectivité peut avoir recours à un prestataire choisi sur appel d ? o ?res Un cahier des charges doit donc être rédigé On doit y retrouver l ? objet du marché et le contexte les obligations du titulaire le montant