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Gestion documentaire dan un smq

NOTE D ? INFORMATION QUALITE N ?? Janvier Auteur Responsable Qualité Date de création janvier La gestion documentaire dans le système Qualité de l ? ESIROI Introduction Quelques dé ?nitions Le système documentaire est l'ensemble des informations des documents et des enregistrements sur lesquels s'appuie un organisme pour formaliser son organisation et mettre en ?uvre avec succès son système de management Il est constitué de l ? ensemble des informations des documents et des enregistrements ayant une incidence sur la qualité des activités de l ? organisme sur la ma? trise des processus et du système qualité de l ? organisme et qui de ce fait doivent être ma? trisés Une information est quantitative ou qualitative en entrée ou en sortie d ? un processus ou nécessaire à son pilotage elle est destinée à être analysée et ou traitée généralement en vue d ? être exploitée raisonnement décision ? Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous di ?érentes formes papier support informatique ? Les documents peuvent être élaborés en interne par l ? organisme manuel qualité procédures modes opératoires notes de services ? ou provenir de l ? extérieur normes cahier des charges catalogue fournisseur notice d ? utilisation d ? équipement réglementation ? Un enregistrement est la preuve de l ? accomplissement d ? une action ou d ? un événement Il permet de conserver de valider et ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement visa véri ?cation compte rendu revue ? quelle que soit la forme papier support informatique Un enregistrement qualité est destiné à fournir des preuves tangibles des activités e ?ectuées ou des résultats obtenus en matière de qualité Le rôle la valeur et l'e ?cacité d ? un système documentaire Dans un système de management de la qualité l ? exigence de documentation est commandée par la nécessité d ? établir une communication d ? intention une cohérence des objectifs et des résultats consignés par écrit Le volume et l ? étendue de la documentation peuvent dépendre de plusieurs facteurs tels que la taille de l ? organisme la complexité des produits et des processus les compétences du personnel et la mesure dans laquelle il est nécessaire de démontrer la conformité avec les exigences du système de management de la qualité Il ne convient pas que la production d ? une documentation soit un exercice de complaisance mais au contraire une activité créatrice de valeur Chaque organisme doit dé ?nir son système documentaire c ? est-à-dire identi ?er les informations documents et enregistrements qui le constituent L ? organisme doit se limiter à ce qui est nécessaire à l ? application envisagée sans perdre de vue le critère de choix information document et enregistrement ayant une incidence sur la qualité de ses activités la ma? trise de ses processus et sur son système qualité ? L ? incorporation dans le système documentaire de documents ne possédant pas cette propriété