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Gestion systeme documentaire

Logo société GESTION DU SYSTEME DOCUMENTAIRE Date de validité Novembre Préparé par CGP Approuvé par Directeur N PRO QUA Version Page Véri ?é par Animateur Qualité Destinataires Tous I OBJET DOMAINE D ? APPLICATION Dé ?nir les règles d ? élaboration et de gestion des documents créés en interne dans le cadre du système de management de la QUALITE Le Manuel Qualité est exclu de cette procédure la gestion du Manuel qualité est précisée dans le Manuel Qualité Les documents d ? origine externe et les documents informatiques programmes ne sont pas gérés selon cette procédure II REFERENCE Exigence de la norme ISO relative à la Ma? trise des documents III LOGIGRAMME Préparateur visa Concertation avec les fonctions concernées Rédaction fond Mise en forme du document Approbateur visa Directeur ? Approuve le contenu technique et donne son accord pour l ? application MODIFICATION Véri ?cateur visa Animateur Qualité Véri ?cation de la cohérence du document par rapport au système et enregistrement de celui-ci dans le système documentaire liste avec une identi ?cation et un numéro de version Administrateur Animateur Qualité Classement des originaux signés Archivage du document périmé Mise à disposition du document Destinataire Destruction des versions périmées s ? il y a lieu et mise en application Archivage des formulaires remplis CTypes de documents et identi ?cation Page A Détailler selon le système choisi par l ? entreprise De manière générale on distingue une hiérarchie documentaire de ce type ? Manuel Qualité avec des ?ches Processus Procédures avec annexes Instructions ou Modes opératoires ou Consignes Documents d ? enregistrements ou formulaires Le rattachement d ? une annexe à un document permet d ? une part d ? alléger le contenu du document et d ? autre part o ?re la possibilité de faire évoluer les deux documents indépendamment l ? un de l ? autre Dé ?nitions Procédure Document qui décrit les t? ches à accomplir pour mettre en ?uvre une activité ou un processus niveau organisationnel Instructions ou Modes opératoires ou Consignes Document qui décrit plus précisément les di ?érentes opérations à réaliser application Documents d ? enregistrement ou formulaires Document destiné à recueillir les résultats obtenus ou les preuves de la réalisation d ? une activité ou t? che Exemples d ? identi ?cation D ? une procédure PRO N XX Version z ou PRO PPP XX Version z o? XX et z sont des numéros d ? ordre qui s ? incrémentent respectivement à chaque création de procédure et à chaque modi ?cation de version de la procédure Soit par exemple PRO N Version ième procédure créée et modi ?ée en fois o? PPP sont des lettres abréviations d ? un nom de processus Soit par exemple PRO ETU Version ième procédure créée pour le processus ETUDE D ? une instruction ou mode opératoire ou consigne INS N XX Version z ou MOP N XX Version z ou C N XX Version z Ou INS PPP XX Version z o? PPP sont des lettres abréviations d