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Guide dematerialisation Page CSommaire Sommaire Qu'est ce que la dématérialisation Pourquoi dématérialiser Comment dématérialiser I Documents émis par le cabinet Courriers et documents bureautiques Création de documents dématérialisés modi ?ables Création

Page CSommaire Sommaire Qu'est ce que la dématérialisation Pourquoi dématérialiser Comment dématérialiser I Documents émis par le cabinet Courriers et documents bureautiques Création de documents dématérialisés modi ?ables Création de documents dématérialisés non modi ?ables il existe plusieurs solutions o Protection par un mot de passe des documents créés avec les outils bureautiques récents o Convertir au format PDF le document créé o Autres applications ou outils bureautiques ne béné ?ciant pas de l'option enregistrer sous PDF o La signature électronique Emails règles de message accusés de lecture accusés de réception o Les règles de message o Les accusés de lecture ou accusés de réception FAX serveurs de fax fax par internet II Dématérialiser les documents produits à l'extérieur ou reçus Email FAX Courriers reçus Fonction OCR Pièces et documents comptables factures achats ventes relevés de banque etc III Dématérialisation de la production comptable Les Outils de production à l ? attention des cabinets o Sage Coala o Cegid Expert Outils de production comptable à vocation des entreprises o EBP IV Outils Collaboratifs de production comptable ? Sm rt -Cool de Sage Coala Ibiza software Cegid EWS Comment organiser classer retrouver les documents I Arborescence et outils de recherche système II Pour les utilisateurs de Windows SEVEN III Pour les utilisateurs de Mac Comment partager les documents dématérialisés I Partage avec les collaborateurs du cabinet Partage en réseau o Partage en réseau Windows o Documents destinés à être emportés modi ?és créés en mission o Partage en réseau Mac II Accès à distance et gestion des documents dématérialisés o Les logiciels d ? accès à distance o Les VPN réseaux virtuels privés III Partage avec les clients Les GED CAHIER DES CHARGES de la dématérialisation Comment mettre en oeuvre la dématérialisation I Planning II Analyse ?? besoins choix de l'outil Page C Analyse existant ?? besoins Choix de l'outil III Installation paramétrage Dé ?nition de l'architecture des dossiers o Installation paramétrage IV Procédures Création d'un dossier Organisation Utilisation Formation Guide collaborateurs formation Guide clients V Transfert Traiter l'historique ou repartir au ?l de l'eau Mise en place Document en entrée Documents produits Classement et référencement dans la GED Missions à l'extérieur VI GO LIVE Déploiement VII Suivi de la bonne application des procédures Quelques exemples d ? organisation LA GED PARFAITE Partenaires Page CSi l ? informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de zéro papier ? force est de constater que cela ressemble plus à un v ?u pieu qu ? à la réalité même si cela continue à être annoncé périodiquement En fait c ? est plutôt l ? e ?et inverse que l ? on constate au quotidien chaque personne impliquée dans l ? élaboration d ? un document informatique la rédaction d ? un compte-rendu ou d ? un rapport par exemple passe par l ? impression papier aux étapes clés de contrôle et de relecture Avant sa di ?usion qui se fera souvent sous forme papier le document aura déjà été imprimé