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La ged2 LA GED La gestion des documents n ? est jamais une t? che facile pour tout le monde surtout dans une entreprise Pour apporter une solution face à ce genre de situation plusieurs outils on était conçu appelé Gestion Électronique de Documents GED La

LA GED La gestion des documents n ? est jamais une t? che facile pour tout le monde surtout dans une entreprise Pour apporter une solution face à ce genre de situation plusieurs outils on était conçu appelé Gestion Électronique de Documents GED La GED désigne un procédé informatisé visant à dé ?nir concevoir produire organiser di ?user et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d'une organisation Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires On peut aussi dire que c ? est un procédé s ? appuyant sur un outil spécialisé utilisé pour rationaliser et automatiser les processus de capture d ? organisation de classement et d ? archivage des documents entrants et sortants Le cycle de vie des documents est consigné toutes les modi ?cations apportées sont mises à jour automatiquement et cette traçabilité limite les pertes Il existe étapes majeures dans la GED L ? acquisition des documents Le classement des documents Le stockage des documents La di ?usion des documents Elle met principalement en ?uvre des systèmes d'acquisition exemple d ? utilisation la numérisation de masse de documents en papier d'indexation de classement de stockage d ? information d'accès navigation et recherche et de di ?usion des documents La GED participe ainsi aux processus de collaboration de capitalisation et d'échange d'informations Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie de la création à l'archivage en passant par la revue l'approbation électronique et la gestion des di ?érentes versions Acquisition des documents L'acquisition peut s'e ?ectuer par l'intégration de documents en papier existants c'est pour les documents en papier la numérisation gr? ce à des scanners Lorsque c'est possible et utile les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en ?uvre une technologie de LAD Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR de reconnaissance de codes à barres et d'ICR comportant par exemple des règles de véri ?cations linguistiques sur les mots reconnus l'intégration de documents électroniques existants une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les ?chiers bureautiques les ?chiers PDF ? En ?n la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique C la production de documents électroniques elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures gérées par di ?érents agents de l'entreprise gr? ce à un logiciel d'informatique de groupe groupware ou collecticiel Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil l'échange de documents électroniques il s'e ?ectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI Échange de Données Informatisé moyennant le respect d'un même format de données normalisé Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système