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La gestion electronique des documents

? dé ?nir la gestion électronique des documents GED ? présenter les enjeux de la GED ? conna? tre le processus de mise en place Qu ? entend-t-on par GED En quoi la GED représente-t-elle un enjeu pour les organisations Quelles sont les di ?érentes étapes de la GED CI DEFINITION À l ? origine la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier Aujourd ? hui la dé ?nition s ? est élargie et la gestion électronique des documents recouvre l ? ensemble des techniques qui permettent de gérer les ux de documents qui pénètrent sortent ou circulent à l ? intérieur de l ? entreprise Ces techniques informatiques ont pour objet de dématérialiser des documents a ?n de gérer indexer stocker rechercher consulter traiter et transmettre des ?chiers numériques de toutes origines Elle est aussi appelée gestion électronique de l ? information ou de documents existants ? GEIDE L ? association des professionnels de la GED APROGED distingue ? la GEIDE administrative qui correspond au classement des documents électroniques ? la GEIDE bureautique qui correspond à la production au partage de documents et à l'archivage numérique ? la GEIDE documentaire il s ? agit de l ? indexation de ressources documentaires ? la GEIDE technique qui gère les documents techniques propres à un métier II LES ENJEUX DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DONNEES CL ? essentiel des informations que doit traiter une organisation est reçu sous la forme papier en dépit d ? une utilisation accrue des e-mails L ? accès à l ? information est un gage de compétitivité pour les entreprises Il est donc nécessaire de s ? y intéresser et de repérer quels sont les enjeux de la gestion électronique des données ENJEUX FACE A L ? ORGANISATION INTERNE ? Ma? triser le ux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises ? Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ? Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement ? Améliorer la uidité de circulation et de traitement de l ? information ? Accélérer et développer le partage la mutualisation et la valorisation des informations ? Sécuriser l ? accès aux informations ? Maximiser les capacités de stockage ENJEUX FACE A L ? ENVIRONNEMENT DE L ? ORGANISATION ? Répondre aux contraintes légales en matière d ? archivage ? Répondre plus aisément aux exigences des normes de qualité ? Faciliter l ? accès aux informations déjà recueillies pour être plus réactif III LES ETAPES DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DONNEES On peut repérer trois grandes étapes C L'acquisition de l ? information L ? acquisition consiste à dématérialiser le document sous forme numérique La technique utilisée dépend du type de document ? Les documents papier par exemple les bons de commande les factures ? La capture de ces documents est possible gr? ce à la numérisation Celle-ci se fait à l'aide d'un scanneur Il est possible d ? e