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Lecon 4 principaux documents utilises dans l x27 administration les documents d x27 information

Leçon Principaux documents utilisés dans l'administration Les documents d'information SORO Gninagafol CTable des matières I - Les documents d'information interne ou document d'étude II - Le compte-rendu Le proces verbal Le rapport III - Les documents d'information externe ou documents IV - La convocation L'avis Le communiqué L'attestation et le certi ?cat CLes documents d'information interne ou document d'étude Les documents d'information interne I ou document d'étude Le compte-rendu Dé ?nition Le compte-rendu C'est un document servant à relater purement et simplement des faits ou des évènements C'est donc un document essentiellement descriptif Di ?érents types de Comptes-rendus Les comptes rendus hiérarchiques Ils se subdivisent en compte rendu d'activité ou de mission et en compte rendu d'accident ou d'évènement Les comptes rendus de réunions à l'intérieur desquels on trouve le compte intégral ou in extenso et le compte-rendu analytique CLes documents d'information interne ou document d'étude Présentation Les comptes rendus hiérarchiques comportent en général les principales mentions d'identi ?cation ?gurant sur les lettres administratives timbre lieu et date plus le titre COMPTE RENDU en majuscule suivie de l'objet qui peut être porté séparément à gauche de la page Ex Compte-rendu de l'activité de Monsieur Compte-rendu de l'accident survenu le Il y a également une introduction suivie d'un développement Les compte-rendus de réunion Pour la rédaction de ces compte-rendus on utilise le style direct pour le compte rendu intégral ou in extenso c'est-à-dire en suivant le mot à mot des débats Quant au compte rendu analytique il s'écarte du mot à mot du style direct et ne conserve des débats que ce qui est nécessaire à sa compréhension Le style indirect est donc utilisé de même que le présent de l'indicatif En plus des mentions habituelles on trouve dans ce type de compte rendu des mentions spéci ?ques qui sont le titre l'introduction la liste des participants l'ordre du jour la formule d'ouverture le texte du compte- rendu la formule ?nale ou formule de clôture Le proces verbal Dé ?nition Le proces verbal C'est une variété de compte-rendu qui est destiné à servir de preuve On distingue trois types de procès-verbaux le procès-verbal judiciaire établi par les agents de l'ordre gendarmerie police le procès-verbal administratif établi par certaines administrations spécialisées domaine douanes inspection du travail etc le procès-verbal de réunion ou de séance établi à la suite d'une réunion au cours de laquelle des décisions importantes sont prises Il est plus détaillé que le compte-rendu Présentation Le Procès-verbal judiciaire Il peut être établi sur papier libre ou sur formulaire imprimé Il comporte en plus des mentions habituelles le titre PROCES -VERBAL en majuscule suivi de sa quali ?cation Ex PROCES -VERBAL D'AUDITION Il commence par l'indication de la date en toutes lettres suivie de l'heure et de la première personne du pluriel pluriel de modestie Ex l'an mil neuf cent quatre-vingt-dix-neuf et le vingt-quatre décembre à quinze heures nous KOUASSI YAO gendarme à la Brigade d'Abobo Il se termine par une formule consacrée sacramentelle Ex En foi de quoi nous avons