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1 DESCRIPTION DU CYCLE VENTES L’entretien avec les responsables a permis de col

1 DESCRIPTION DU CYCLE VENTES L’entretien avec les responsables a permis de collecter les informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette société : Les commandes sont réceptionnées par le service commercial soit directement du client (courrier ou téléphone), soit par les représentants. Le service commercial établit un bon de commande numéroté et daté en quatre exemplaires, sur lequel sont notés tous les renseignements concernant les marchandises à livrer et les conditions de règlement. Les quatre exemplaires du bon de commande sont ensuite transmis au service Magasin Expédition qui inscrit les marchandises à livrer sur son planning de livraison. Ce service mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date d’expédition des marchandises. - L’exemplaire n° 1 du bon de commande est expédié avec la marchandise L’exemplaire n° 2 du bon de commande est transmis au service Facturation. - L’exemplaire n° 3 est classé chronologiquement après avoir été utilisé pour mettre à jour les fiches de stocks - L’exemplaire n° 4 est retourné au service commercial qui l’enregistre sur le registre des commendes puis le classe dans le dossier client ou celui du représentant Le service Facturation regroupe les bons de commande et, deux fois par semaine, établit à l’aide de la liste des prix les factures de ventes en trois exemplaires, numérotés et datés du jour de leur établissement. - L’original de la facture est envoyé au client - L’exemplaire n° 2 est transmis au service Comptabilité - L’exemplaire n° 3 reste classé chronologiquement au service Facturation avec l’exemplaire du bon de commande. Le service Comptabilité enregistre, au moyen d’un micro- ordinateur, la facture dans le journal des ventes et sur le compte individuel client. L’échéance du règlement est notée dans la partie statistique du compte. L’exemplaire de la facture est ensuite classée dans le dossier « factures ventes » dans l’ordre numérique. Dés réception, les règlements clients sont transmis directement au service Comptabilité, qui les enregistre dans le journal de banque et sur les comptes individuels clients. T ous les deux jours, des bordereaux de remise de chèques sont établis et déposés à la banque avec les chèques. Chaque fin de mois, le service comptabilité pointe les comptes clients ; tout client dont le règlement n’est pas intervenu à l’échéance fait l’objet d’une relance. Celle-ci est établie en double exemplaire : - L’original est adressé au client - Le double est classé alphabétiquement dans le dossier « relances clients » en attente du règlement. 1 Grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées : Fonctions Services assumant les fonctions Comme rcial Magasi ns Expédit ions Factura tion Compta bilité Réception des commandes X Etablissement bon de commande X Mise à jour planning X Expéditions des marchandises X Mise à jour fiche de stock X Enregistrement des commandes X Enregistrement des factures X Envoi des factures X Enregistrement comptable des factures X Réception règlements clients X Etablissement bordereaux remise de chèques X 2 Pointage compte client X Etablissement relances X 2 Questionnaire de contrôle interne Questions Oui ou N/A Non Faiblesses apparentes 1. les commandes sont elles approuvées par le service Crédits avant qu’elles soient acceptées ? 2. la responsabilité des autorisations de crédits est-elle complètement séparée des autres fonctions, particulièrement de la gestion de la trésorerie, responsabilité au niveau des ventes, et fonction comptable ? 3. des bons de livraison : - Sont-ils utilisés ? - sont-il utilisés pour tous les éléments qui sortent de l’entrepose ? - sont-ils prénumérotés ? 4. les bons de livraison sont- ils rapprocher des commandes du client pour contrôle des quantités et des désignations, de façon à s’assurer que tous les articles livrés sont bien ceux qui étaient l’objet de la commande ? 5. des factures : - sont-elles préparées N/A X X X X X X Ventes à des clients insolvables La comptabilité qui tient les comptes clients n’est pas interrogée lors de l’exécution d’une commande. Il n’y a pas de bons de livraison. Le service commercial établit un bon de commande à la réception des commandes Le service magasin- expédition expédie les marchandises avec l’original du Bon de commande établi par le service commercial Risque d’erreur de numérotation. 3 pour tous les ventes - sont –elles prénumérotées ? 6. un contrôle est-il fait pour s’assurer qu’il existe des bons de livraison pour toutes les factures et inversement ? 7. les factures sont-elles rapprochées des avis d’expédition pour contrôle des quantités et désignations, afin de s’assurer que tous les articles livrés ont bien été facturées ? 8. un contrôle est-il fait pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées et que tous les numéros de factures font l’objet d’un suivi comptable ? 9. les factures font-elles l’objet de contrôles au niveau : - des tirages ? - des totalisations ? - des conditions ? - des prix ? 10. les livraisons partielles sont-elles sujettes aux mêmes procédures que les ventes normales, y compris l’imputation au niveau de l’inventaire des coûts des marchandises ? N/A N/A X X X X X X X Le bon de commande est visé par le service expédition quand la marchandise est expédiée, puis est transmis au service facturation Aucun contrôle n’est effectué après la facturation entre bon de commande et facture Contrôle non effectué au niveau du Service facturation mais l’enregistrement au journal des ventes est fait par ordre numériques Risques d’erreurs au niveau notamment des calculs arithmétiques. 4 11. les ventes diverses suivent-elles les mêmes procédures que les ventes normales par exemples, ventes d’équipement, déchets, rebuts et ventes au personnel ? 12. des récapitulatifs des ventes sont-ils préparés, indépendamment des documents établis par le département comptable qui peuvent être utilisés en tant qu’élément de contrôle des ventes enregistrées Le service commercial tient un registre des commandes mais celles-ci ne sont pas valorisées 5 6 3 Feuille d’évaluation du système Réf Faiblesses apparentes relevées Effets possibles Incidences sur les états financiers Incidence sur le programme d’audit des comptes Recommandatio ns au client Oui / Non Le service commercial qui enregistre les commandes clients décide des conditions des règlement Certains clients peuvent avoir des délais de règlement supérieur aux conditions normales de l’entreprise. risque de difficulté de recouvrement Oui Les clients débiteurs d’un montant important peuvent faire l’objet d’une provision Vérifier les comptes clients débiteurs. Contrôler les provisions pour créances douteuses. La direction doit fournir une liste des conditions clients. Elle doit être avisée pour les opérations spéciales Le service commercial ne contrôle pas la solvabilité du client Risque d’insolvabilité des clients. Mauvaise gestion. Oui Evaluation des provisions pour créances douteuses Vérifier les clients par ancienneté et contrôler l’évaluation des provisions. Le service commercial devrait avoir la liste des clients et aviser la direction en cas d’incertitude sur l’opportunité de la livraison Les bons de commandes ne sont pas Risque d’erreur. attribution d’un Oui Erreur dans les recettes Vérifier le pourcentage Les bons de commandes prénumerotés : on n’a pas la certitude que tous les bons de commande ont été honorés meme numéro à deux bons de commandes différents si ces marchandise s ont été expédiées sans facture corresponda nte de marge brute par rapport aux exercices précedentes doivent etre établis sur des liasses prénumerotées Le service magasin expédition qui est responsable de la conservation des stocks est aussi chargé de la tenue des fiches de stocks. Il y a cumul de fonction Risque de détournement des marchandises et de dissimulation des détournements Oui Risque d’erreur dans la determinatio n des stocks. Conséquence s sur le résultat. Si possible controler la marge brute par catégorie de marchandises . Contrôle de certains fiches de stock Faire effctuer la mise à jour des fiches de stock par le srvice comptabilité ou le service facturation Les factures ne sont pas prénumerotés : le n° est mis au moment de l’émission Risque de perte de la facture, si deux factures portent la même n° il peut arriver qu’une seule soit transmise à la comptabilité Oui Omission de comptabilisat ion de recettes. Conséquence s sur le résultat Contrôle marge brute. Contrôle journal des ventes. Rapprocher factures et bons de commande du service Les factures doivent être établies sur des liasses prénumerotés magasin Les factures ne portent pas la date de l’expédition des marchandises. Impossibilité de contrôle des chevauchements en fin de mois (fait générateur TVA) et de fin d’exercice (régularité du bilan) Erreur dans les déclarations de TVA. Risque d’omission des factures à la fin de l’exercice. retard de règlement Oui Attente à la règle d’indépenda nce des exercices. Les de TVA sont faux Pointage des derniers bons de commande classées avec les factures. Vérification de TVA Faire porter la date de livraison sur les factures et les dater au jour de livraison Les factures, une fois établies ne sont pas comparées avec les bons de commande Risque d’écarts entre quantités livrées et quantités facturées Oui Incidence sur le résultat Effectuer un sondage sur les factures et bons de commande classés au service facturation Les bons de commande et les factures pourraient être établis par le service commercial Le service uploads/s1/ description-du-cycle-ventes.pdf