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Module gestion de documents 1 mm 1

COFPPT DRH- CDC TERTIAIRE TSD MANUEL gestion des documents juillet COFPPT DRH- CDC TERTIAIRE Contenu du Module Filière Technicien Comptable d ? Entreprise T C E Module Gestion des documents Realisé par M MESKINI Marouan SOMMAIRE GENERALITE SUR LE CLASSEMENT A DEFINITION DU CLASSEMENT --------------------------------------------------------------------------------------------------- B CHOIX D ? UN CLASSEMENT -------------------------------------------------------------------------------------------------------- C NECESSITE DU CLASSEMENT ----------------------------------------------------------------------------------------------------- TSD MANUEL gestion des documents juillet COFPPT DRH- CDC TERTIAIRE D QUALITES D ? UN BON CLASSEMENT -------------------------------------------------------------------------------------------- LE CADRE ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL DE LA SECRETAIRE A INSTALLATION GENEALE DU BUREAU ----------------------------------------------------------------------------------------- B L ? AMENAGMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL ---------------------------------------------------------------------------------- C LES CONDITIONS DE TRAVAIL --------------------------------------------------------------------------------------------------- ETUDE DE LA NORME Z - REGLES GENERALES DE DETERMINATION DU MOT DIRECTEUR ----------------------------------------------------------- LES DIFFERENTS TYPES DE CLASSEMENT I LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE------------------------------------------------------------------------------------------------ II LE CLASSEMENT NUMERIQUE ------------------------------------------------------------------------------------------------- III LE CLASSEMENT THEMATIQUE IDEOLOGIQUE OU ANALYTIQUE ---------------------------------------------------- IV LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE ------------------------------------------------------------------------------------------ V LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE --------------------------------------------------------------------------------------------- VI LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE---------------------------------------------------------------------------------------- VII LE CLASSEMENT DECIMAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------- Mobilier et matériel adaptés aux divers procédés ---------------------------------------------------------------------------- LES DOSSIERS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- B LES DOSSIERS OU CLASSEURS SANS PERFORATIONS ---------------------------------------------------------------- C DOSSIERS OU CLASSEURS A voir illustration ------------------------------------------------------------------------- D CHEMISES OU DOSSIERS A SANGLE A DOS EXTENSIBLE voir illustration ------------------------------------- I LE CLASSEMENT HORIZONTAL ou A PLAT ----------------------------------------------------------------------------------- Conditions d ? utilisation --------------------------------------------------------------------------------------------------- II LE CLASSEMENT DEBOUT -------------------------------------------------------------------------------------------------------- III LE CLASSEMENT VERTICAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------- A LE CLASSEMENT VERTICAL ORDINAIRE ---------------------------------------------------------------------------------- B LE CLASSEMENT VERTICAL SUSPENDU --------------------------------------------------------------------------------- CLASSEMENT VERTICAL SUSPENDU A VISIBILITE LATERALE -------------------------------------------------- CLASSEMENT VERTICAL SUSPENDU A VISIBILITE OBLIQUE --------------------------------------------------- IV CLASSEMENT DES PIECES DIVERSES ------------------------------------------------------------------------------------------ A Classement des documents comptables -------------------------------------------------------------------------------- B classement de la documentation ---------------------------------------------------------------------------------------- C Classement des plans dessins et cartes -------------------------------------------------------------------------------- A LES OBJECTIFS D ? UN CLASSEMENT D ? ARCHIVES -------------------------------------------------------------------------- B L ? INSTALLATION DE RAYONNAGES MOBILES REDUIT L ? ENCOMBREMENT ---------------------------------------- C LE LOCAL --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- D LES TROIS RAISONS D ? ARCHIVER -------------------------------------------------------------------------------------------- TSD MANUEL gestion des documents juillet COFPPT DRH- CDC TERTIAIRE E PREPARER UN ARCHIVAGE ---------------------------------------------------------------------------------------------------- LES IMPRIMES A ROLE ET QUALITES DE L ? IMPRIME -------------------------------------------------------------------------------------------- B CLASSIFICATION DES IMPRIMES ----------------------------------------------------------------------------------------------- C LA PRESENTATION DES IMPRIMES -------------------------------------------------------------------------------------------- Il y a trois sortes de dispositions souvent combinées sur un même imprimé -------------------------------------- LES FICHES I L ? organisation des ?ches ------------------------------------------------------------------------------------------------------ I Les di ?érents types de ?ches --------------------------------------------------------------------------------------------- A- Les ?ches ordinaires -------------------------------------------------------------------------------------------------------- B- Les ?ches en T ou à épaule ------------------------------------------------------------------------------------------------ Dé ?nition ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Comment réaliser un questionnaire ------------------------------------------------------------------------------------------- GENERALITE SUR LE CLASSEMENT Le classement s ? impose dans tous les domaines Dans le travail de bureau le classement porte sur des documents qui peuvent être très di ?érents échantillons feuilles volantes plans dessins ? Il faut que ces documents puissent être recherchés manipulés et replacés rapidement et sans erreur Le classement comporte deux opérations ?? Faire une répartition méthodique par classe c ? est-à-dire déterminer ? Les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents TSD MANUEL gestion des documents juillet COFPPT DRH- CDC TERTIAIRE ? Le nombre et l ? importance des classes en fonction de