Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

chapter 0 document management final

Machine Translated by Google Chapitre ??Système de gestion transparence et traçabilité Fiche d'information ?? Gestion des documents Quel est l'objectif Comprendre l'importance d'un système de gestion de documents et comment en mettre en place un e ?cace Gestion des documents les politiques et les systèmes en place pour organiser les ?chiers les dossiers les politiques et tout autre document d'une manière cohérente qui permet l'accès aux personnes autorisées L'objectif principal est de comprendre les risques associés à une mauvaise gestion des documents et comment mettre en ?uvre un système de gestion des documents e ?cace Comment atteindre l'objectif Comment gérer les documents Catalogue de tous les documents existants l'établissement doit conna? tre et avoir enregistré tous les documents existants à l'établissement par l'intermédiaire d'un service division généralement le service qualité Classi ?cation des documents si l'établissement ne fournit pas déjà un type ? ou une classi ?cation ? pour chaque document par exemple politique ? procédure ? instruction ? ou enregistrement ? cela doit être fait pour comprendre facilement les types de documents et les di ?érentes politiques ou procédures dont chacun peut avoir besoin Par exemple un dossier des ressources humaines peut nécessiter des règles de con ?dentialité contrairement à une demande de congé Création ou révision de documents ?? l'établissement doit mettre en place une procédure de création révision incluant la gestion du versioning la personne habilitée à rédiger valider et approuver les documents selon leur nature et leur portée La procédure de gestion des documents doit inclure le processus de mise à jour des documents Chaque document doit avoir une codi ?cation un numéro de version une date de création validation le nom du propriétaire personne qui valide personne qui approuve le document Chaque mise à jour doit être identi ?ée gr? ce à un nouveau numéro de version et une date de mise à jour validation Con ?dentialité et stockage l'établissement doit imaginer une procédure de stockage et créer toute la structure de stockage nécessaire pour chaque document Cette procédure de stockage doit être envisagée avec l'autorisation nécessaire pour éditer lire a ?n d'assurer la con ?dentialité appropriée et de rendre les documents disponibles pour toute personne qui en aurait besoin Cette procédure doit également inclure la durée pendant laquelle tout document version actuelle ancienne doit rester disponible conformément à la politique interne ou aux exigences légales Audit régulier du système de gestion des documents ?? l'établissement doit au moins une fois par an véri ?er que les règles qu'il a mises en place fonctionnent Par exemple si le personnel nonressources humaines RH ne doit pas avoir accès aux dossiers RH un personnel non ? gestionnaire des opérations et nonRH devrait tester pour voir si les documents sont accessibles CMachine Translated by Google Chapitre ??Système de gestion transparence et traçabilité Fiche d'information ?? Gestion des documents Non ? conformités courantes L'accès aux documents con ?dentiels n'est pas limité aux personnes appropriées Il y a un manque de politiques ou de procédures liées à l'utilisation à l'édition