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Principes classement Principes et procédures relatives à la codi ?cation au classement et à la classi ?cation des documents La classi ?cation est le regroupement logique des documents par sujet Elle s ? e ?ectue selon le principe du général au particulier

Principes et procédures relatives à la codi ?cation au classement et à la classi ?cation des documents La classi ?cation est le regroupement logique des documents par sujet Elle s ? e ?ectue selon le principe du général au particulier Le système de classi ?cation en vigueur à l ? Université Laval le Manuel de classi ?cation et de classement des documents administratifs en est un par sujet avec cotes numériques Il est le cadre de référence pour la classi ?cation des documents actifs à l ? Université Il a été créé en fonction des besoins spéci ?ques de l ? administration et est composé de séries documentaires subdivisées en sous-séries re étant les principales activités de l ? Université Les opérations relatives au classement uniforme L ? implantation l ? entretien et la mise à jour du classement uniforme dans une unité comprennent diverses opérations dont la facilité de réalisation dépendra sensiblement des ressources technologiques dont dispose l ? unité En e ?et l ? utilisation d ? un logiciel de gestion documentaire rendra transparente la plupart de ces opérations et désuètes la réalisation manuelle des index l ? utilisation des ?ches d ? identi ?cation ou encore la dactylographie des étiquettes d ? identi ?cation des dossiers La codi ?cation d ? un dossier Étant le facteur déterminant dans le classement d ? un document le sujet doit être identi ?é clairement Cette identi ?cation se fait selon l ? utilisation du document dans l ? unité ou le mandat de cette dernière En e ?et un même document pourrait se classer à di ?érentes cotes selon le mandat ou les responsabilités des unités Par exemple une plainte pour harcèlement pourrait se retrouver sous la cote Harcèlement psychologique et sexuel ? dans une unité comme le Bureau du protecteur universitaire comme elle pourrait tout aussi bien se retrouver sous la cote Plaintes ? dans l'unité chargée des a ?aires juridiques Une fois le sujet identi ?é il faut trouver la cote de classi ?cation qui lui correspond On consultera alors l ? index des sujets du Manuel On inscrit la cote de classi ?cation ainsi identi ?ée sur le document avant de l ? insérer dans le dossier cette action facilite le reclassement du document lors d ? une éventuelle consultation Il peut arriver qu'un sujet ne corresponde à aucune sous-série Dans ce cas on consulte le personnel de la Division des archives L ? identi ?cation d ? un dossier Le dossier aussi doit être clairement identi ?é La personne responsable du classement compose un titre approprié au contenu du dossier que la gestion soit manuelle ou informatisée le titre d'un dossier peut correspondre au titre du Manuel ou être basé sur les explications qui l'accompagnent A ?n d ? assurer un repérage plus rapide et e ?cace le titre choisi doit re éter de la façon la plus exacte possible le contenu réel du dossier On note aussi l ? année d ? ouverture du dossier