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Seance 2 larchivage des documents

L ? ARCHIVAGE DES DOCUMENTS I DEFINITION DES ARCHIVES Les archives se dé ?nissent comme L ? ensemble des documents quels qu'en soient la date la nature la forme et le support matériel produits ou reçus par une personne physique ou morale ou par tout organisme public ou privé dans le cadre de ses activités ? II LES DIFFERENTS TYPES D ? ARCHIVES L'organisation des documents qu'il s'agit de mettre en place commence par l'analyse de leur valeur Pour ce faire les archivistes disposent d'un outil d'analyse intellectuelle la théorie des trois ? ges des archives Elle est un outil d'analyse qui facilite la compréhension des problèmes posés par l'organisation d'un système d'archivage D ? après cette théorie tout document passe par ? ges correspondant à des utilisations di ?érentes Les archives du premier ? ge ou archives vivantes ou courantes c ? est la période à la fois de constitution et d ? utilisation administrative quasi quotidienne Les dossiers qui sont utilisés quasi quotidiennement sont conservés dans les bureaux d ? origine Leur ? ge varie de à ans Les archives du ème ? ge ou archives intermédiaires cette période correspond au stade o? une fois les a ?aires traitées on est tenu de conserver encore les dossiers pour renseignements et références ou bien en vertu des prescriptions légales En principe ces dossiers sont clos mais un recours ou le rebondissement d ? une a ?aire peuvent très bien les faire passer à nouveau au stade des archives vivantes Pour éviter les pertes de documents très fréquentes à cet ? ge il faut les mettre en pré archivage L ? ? ge de ces documents varie de à ans Les archives du ème ? ge ou archives historiques les documents à ce stade sont conservés pour leur intérêt historique qui n ? exclut pas d ? ailleurs un intérêt administratif à long terme Ce sont les archives de plus de ans III LES FONCTIONS DES ARCHIVES EN ENTREPRISE La dé ?nition légale dit que les archives doivent être conservées pour une utilisation éventuelle Cette utilisation doit être comprise sous quatre aspects Preuve Le droit de la preuve est essentiel dans la vie de toute administration Cette fonction est donc perçue en priorité Souvenir Le dossier d'archives conservé en vertu du principe fondamental de l'archivistique le respect des fonds constitue une source d'information permanente pour la gestion courante de l'entreprise dans tous ses aspects techniques économiques ?nanciers Compréhension En rapport avec la précédente cette fonction moins en rapport avec la gestion immédiate de l'administration permet d'avoir des informations plus anciennes nécessaires à la reconstitution de son histoire C Communication Comme outils de communication les documents d'archives ont une double fonction ils peuvent servir de support de publicité pour l'administration intéressant pour une entreprise ils peuvent servir dans le cadre des relations publiques de l'administration ou de l'entreprise expositions éditions de plaquettes d'ouvrages Pour que ces documents puissent cependant satisfaire à toutes ces fonctions il faut qu'ils soient organisés en conséquence