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13 dossier individuel support electronique

C I R C U L A I R E - janvier COMPOSITION DU DOSSIER INDIVIDUEL DES AGENTS PUBLICS GERE SUR SUPPORT ELECTRONIQUE Référence s - loi n - du juillet portant droits et obligations des fonctionnaires - décret n - du décembre modifié relatif à la compétence des services d ? archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte la conservation et la communication des archives publiques - décret n - du juin relatif au d ossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique - avis de la Commission Nationale de l ? Informatique et des Libertés du juillet - circulaire n du Centre de Gestion de la Meuse de septembre Le doss ier individuel des agents publics géré sur support électronique se compose des documents figurant dans la nomenclature en annexe Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature Une durée de conse rvation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document Au terme de sa conservation en gestion courante chaque document fait l ? objet soit d ? un archivage intermédiaire soit d ? un e destruction selon les indications figurant dans la dern ière colonne de la nomenclature L ? archivage intermédiaire prend fin à l ? issue de la durée d ? utilité administrative du document fixée à ans à compter de la date de naissance de l ? agent Au terme de leur durée d ? utilité administrative les documents f ont l ? objet d ? un versement dans un service public d ? archives au titre des archives défi nitives ou sont é liminés sous le contrôle scientifique et technique de l ? Etat sur les archives Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction Les observations libres annexées aux documents en application de l ? article du décret du juin sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu ? elles commentent ou complètent La durée de conser vation des traces de consultation est de ans En marge de cette gestion du dossier individuel sur support électronique je vous rappelle que le Centre de Gestion met à disposition des collectivités le logiciel de ressources humaines AGIRHE Celui -ci per met un accès dématérialisé et personnalisé pour chaque agent à leur situation individuelle et à leurs données personnelles La collectivité souhaitant ouvrir un accès à leurs agents peut contacter le service informatique du Centre de Gestion Rubri que Type de document Durée maximale de conservation en gestion courante sauf contentieux Sauf mention contraire le délai court à compter de la date de l ? acte Sort à réserver au terme de la durée de conservation en gestion courante A archivage interm édiaire accès restreint jusqu ? au terme de la durée d ? utilité administrative fixée à ans à compter de la naissance de l ? agent D destruction Etat Civil Photographie an après la