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www.architecturearchives.net Conserver les archives dans une agence d’architect

www.architecturearchives.net Conserver les archives dans une agence d’architecture : recommandations Dernière mise à jour : 31 décembre 2004 copyright © Louis Hellman GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 2 Conserver les archives dans une agence d’architecture : recommandations © Archives d’architecture en Europe, 2004 1 re édition, décembre 2004 La reproduction de ce document est autorisée dans le cadre pédagogique ou professionnel, sous réserve du respect des conditions suivantes : · autorisation préalable expresse du ou des auteurs ; · gratuité de la diffusion, ce qui exclut toute exploitation commerciale directe ou indirecte ; · respect de l'intégrité des documents reproduits (pas de modification ni altération) ; · citation claire et lisible de la source sous la forme suivante : " Ce document provient du site Internet Archives d'architecture en Europe (AAE). Les droits de reproduction sont réservés et strictement limités ". Crédits des illustrations : © Louis Hellman Archives d’architecture en Europe www.architecturearchives.net GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 3 I. OBJECTIFS 5 II. CREATION, TRI ET ELIMINATION DES DOCUMENTS : LA NECESSITE D’UNE GESTION 8 2.1. La gestion des documents 8 2.2. Définir un plan de classement 8 2.2.1. Les objectifs d’un plan de classement 8 2.2.2. Les principales étapes de la vie d’un dossier 9 2.2.3. Structurer le traitement des dossiers à l’intérieur de chaque projet et dans chaque secteur de l’agence 10 2.2.4. Normaliser les noms des projets et des phases 10 2.2.5. Organiser le classement matériel des dossiers 11 2.2.6. Former et sensibiliser le personnel 11 2.3. La gestion des documents électroniques et les métadonnées 12 2.3.1. Un manuel de procédures pour les documents électroniques 12 2.3.2. Les métadonnées 12 2.4. Des règles pour la gestion courante des archives 14 2.4.1. Sous quelle forme conserver ? 14 2.4.2. Que conserver ? 14 2.4.3. Quelques règles pour la gestion courante des archives 14 III. STOCKAGE ET RECHERCHE DES DOCUMENTS : DE BONNES PRATIQUES SONT SOUVENT SUFFISANTES 16 3.1. Le stockage et la gestion des archives 16 3.1.1. Environnement physique 16 3.1.2. Entretien des lieux de stockage 17 3.1.3. Sécurité 17 3.1.4. Choix et équipement des lieux de stockage 17 3.2. La recherche des documents 17 3.3. Le stockage des documents sur papier 19 3.3.1. Le rangement des dossiers et des boîtes 19 3.3.2. Le stockage des plans et des dessins 19 3.3.3. Équipement et mobilier 19 GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 4 3.3.4. Papiers et encres 20 3.4. Le stockage des archives électroniques 21 3.4.1. Généralités 21 3.4.2. Stratégies pour le stockage et la conservation 21 3.4.3. Logiciels et format 22 3.4.4. Supports 22 3.4.5. Stockage des supports électroniques 23 3.5. Le stockage des photographies 24 3.6. Le stockage des vidéos 26 3.7. Le stockage des films 27 3.8. Le stockage des maquettes 28 IV. LES ARCHIVES HORS DE L’AGENCE 29 V. ANNEXES 30 Annexe 1. Le cycle de vie des archives 31 Annexe 2. Description des documents électroniques : les métadonnées 32 Annexe 3. Les principaux documents dans une agence d’architecture 34 VI. GLOSSAIRE 37 VII. BIBLIOGRAPHIE 41 VIII. AUTEURS 49 GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 5 I. OBJECTIFS Tous les documents (sur supports traditionnels ou électronique) produits dans une agence d’architectes sont des archives 1. L’agence doit savoir les conserver et les gérer, ne fût-ce que pour la bonne marche de l’entreprise. Les présentes recommandations ont pour objectif d’assister les architectes dans la gestion et la conservation de leurs dossiers et de leurs archives. Elles s’adressent à toute structure d’architecture, quel que soit le nombre d’employés. Elles gardent de ce fait un certain niveau d’abstraction et devront être adaptées à chaque cas particulier. Elles ont été rédigées par un groupe d’archivistes, dans le cadre du programme européen GAUDI (« Governance, Architecture and Urbanism: a Democratic Interaction », 2002-2004). * Pourquoi les architectes doivent-ils gérer leurs dossiers et s’encombrer d’archives ? • Pour des raisons pratiques Les raisons pratiques sont les plus évidentes. Des solutions techniques ou des détails d’un projet (réalisé ou non) pourront être repris plus tard pour un autre projet ou pour un travail ultérieur sur le même projet. Une agence doit aussi diffuser des images et de l’information sur ses réalisations, notamment vis-à-vis de futurs clients. • Pour des raisons juridiques Juridiquement, certaines catégories de documents doivent être présentées en cas de contentieux, notamment les pièces contractuelles. Celles-ci doivent donc être conservées pendant toute la durée du (ou des) délais fixés par la législation nationale. • Pour des raisons historiques Les archives (c’est-à-dire l’ensemble des dessins, photographies, maquettes, pièces écrites, etc.) ont enfin un intérêt historique. Il arrive que ces archives soient collectées par des institutions publiques ou privées comme des musées. Leur intérêt historique dépend d’un certain nombre de facteurs comme la carrière de l’architecte ou les réalisations de l’agence. L’utilité de tel ou tel document ou dossier pour une recherche future ne peut apparaître qu’au fil du temps. La conservation des archives sur papier, comme celle des archives électroniques, fait appel au bon sens et à une organisation rationnelle. Outre un plan de classement général valable pour l’ensemble de l’agence, il existera des procédures d’archivage propres à chaque support 2. Depuis son apparition, l’usage de 1 Selon la définition de la loi française sur les archives du 3 janvier 1979, les archives comprennent tout document produit ou reçu par une institution dans le cadre de son activité. 2 On peut considérer que les problèmes posés par l’ensemble des supports matériels, “traditionnels” – papier, calque, carton, bois, film, papier photo, etc. – se distinguent de ceux posés par les supports d’information immatérielle (documents électroniques). Dans la suite de ce texte, on parlera régulièrement de “documents sur papier” ou de “dossiers papier” pour désigner les premiers par GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 6 l’informatique impose une plus grande rigueur dans la gestion des dossiers (notamment dans les procédures de sauvegarde), et implique en particulier de gérer les fichiers, dès leur création, dans la perspective de leur conservation à long terme (voir chapitre II). Avec l’apparition des documents produits par informatique en effet, les modalités techniques de conservation et de consultation sont devenues plus complexes (voir chapitre III, § 3.4), même si les règles et les délais de conservation restent les mêmes. Sans doute peut-on aujourd’hui espérer être sortis de la période la plus difficile (avec des supports de stockage très fragiles et des problèmes permanents de compatibilité), mais nous ne sommes pas encore assurés de savoir conserver indéfiniment les archives numériques. Les incertitudes sur la conservation à long terme des fichiers numériques – et sur notre capacité à les lire dans le futur, même s’ils existent matériellement – doivent fortement inciter à conserver le papier parallèlement aux fichiers informatiques. L’informatique ne peut pas encore dispenser de conserver le papier. Cette perspective paraîtra peu réjouissante à ceux qui pensent que l’informatique peut leur éviter la location de garde-meubles, mais il faut savoir que la conservation à long terme des fichiers informatiques, si elle est possible, demande un investissement non négligeable : l’élaboration des principes de cette gestion, la mise en place des procédures de sauvegarde ainsi que leur suivi induisent des coûts considérables, tant en matériel qu’en personnel. En fonction de leur taille et de leurs moyens, les agences devront définir leur propre politique de gestion. Une grande agence qui choisit d’affecter des moyens et du personnel à la gestion des fichiers numériques pourra estimer qu’elle dispose de garanties suffisantes en matière de conservation des archives informatiques, et décider de ne pas conserver certaines catégories de documents sur papier ; à l’inverse, une petite agence pourra prendre moins de précautions pour la sauvegarde à long terme des fichiers numériques mais imprimer systématiquement certains types de documents pour les conserver sur papier. copyright © Louis Hellman opposition aux seconds. Pour certains aspects, cependant, chacun des différents supports traditionnels exige une gestion propre (voir chapitre III, § 3.3 à 3.8). GAUDI A2/AAE. Les archives dans les agences d’architectes. Version 1, décembre 2004 7 La technologie évolue vite. Nous incitons donc les architectes à mettre en place une veille en matière de techniques d’archivage, notamment électronique. Dans l’ensemble des archives produites ou reçues par une agence, il n’est ni possible ni d’ailleurs souhaitable de tout conserver. Il importe d’avoir une vision aussi large que possible de la matière à archiver, et de prendre en compte la très grande variété de supports matériels (papier, objets, photos sous diverses formes, extraits de revues, documents animés) ou virtuels (fichiers issus de nombreux logiciels aux fonctionnalités très différentes). Une fois identifié ce qui constitue les archives, il faut savoir trier et éliminer, au fur et à mesure, une grande partie de ce qui est produit ou reçu. Un plan de classement doit donc être mis en place pour déterminer quels documents seront éliminés et dans quels délais (voir chapitre II, § 2.2). Une partie des choix