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Mémoire de stage Septembre 2003 DESS Ingénierie documentaire Archivage numériqu

Mémoire de stage Septembre 2003 DESS Ingénierie documentaire Archivage numérique : Analyse et mise en œuvre d’actions pour la société SEMALY ESPARON Carole Sous la direction de Fabienne FAYARD Documentaliste – archiviste à SEMALY Résumé Semaly souhaite mieux connaître le contexte législatif et normatif de l’archivage numérique afin d’assurer la conservation et la restitution de l’intégrité des données archivées. Une activité d’archivage numérique entraîne des modifications sur l’organisation actuelle des répertoires informatiques, sur le choix des formats de fichiers et sur les supports d’archivage. Mais la conservation des données numériques est dépendante de la rapide évolution des technologies informatiques. Archivage numérique, conservation, coût, document numérique, donnée numérique, fichier, format, législation, norme, support électronique, signature électronique, organisation de fichiers. Abstract Semaly wishes to learn about electronic archive’s legislative and normative context in order to insure digital preservation of data and their restitution. Electronic filing brings about changes in the current organization of directories, and leads to determine new formats and electronic medium. But preservation of digital data depends on the changing technologies environment. Cost, digital signature, digital data, electronic archive, electronic document, electronic medium, file, file organization, format, legislation, preservation, standard. Toute reproduction sans accord express de l’auteur à des fins autres que strictement personnelles est prohibée. ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 Droits d’auteur réservés. 2 Remerciements Mes vifs remerciements à Fabienne Fayard et Cécile Marteret pour leur soutien et leurs nombreux conseils. Je remercie tous les membres du pôle Documentation ainsi que toute la Direction Qualité et Méthodes pour leur chaleureux accueil et leur écoute. Je tiens à remercier tous les membres de Semaly de m’avoir intégrée dans la société et répondu à toutes mes questions. Merci à Thierry Lafouge, professeur à l’Université Claude Bernard et à l’Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques (ENSSIB). ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 3 Droits d’auteur réservés. Sommaire INTRODUCTION ................................................................................................7 PRÉSENTATION DE SEMALY .........................................................................8 1. LA SOCIÉTÉ .................................................................................................8 1.1. Une ingénierie des transports publics..................................................8 1.1.1 Identité et localisations.................................................................8 1.1.2 Compétences de Semaly ...............................................................8 1.2. Administration.....................................................................................9 1.3. Organisation matricielle de la production .........................................11 2. LE PÔLE DOCUMENTATION.........................................................................11 2.1. Direction Qualité Méthodes...............................................................11 2.1.1 Entreprise certifiée ISO 9001 .....................................................11 2.1.2 Positionnement du pôle Documentation......................................12 2.2. Stratégies du pôle Documentation .....................................................13 2.2.1 Politique documentaire...............................................................13 2.2.2 Documentation générale .............................................................13 2.2.3 Documentation technique ...........................................................13 3. ACTIVITÉS D’ARCHIVAGE...........................................................................14 3.1. Archivage papier ...............................................................................14 3.2. Besoins en archivage numérique........................................................14 ANALYSE DE L’EXISTANT............................................................................15 1. ECHANTILLONNAGE ET ENTRETIENS ...........................................................15 2. PRÉ REQUIS................................................................................................16 2.1. Une confusion dans les termes...........................................................16 2.2. Procédures et instructions existantes .................................................16 3. PRATIQUES ACTUELLES ..............................................................................17 3.1. Service informatique..........................................................................17 3.1.1 Sauvegardes informatiques.........................................................17 3.1.2 Pratiques en terme d’« archivage numérique »............................17 3.1.3 Disques magnéto-optiques..........................................................17 3.1.4 Documents gérés par un système de GED...................................17 3.2. Services et projets..............................................................................18 3.2.1 Une pratique observée dans certains services..............................18 3.2.2 Bureau d’Etudes .........................................................................19 3.2.3 Direction Financière...................................................................21 3.2.4 Les projets..................................................................................21 3.2.5 Pas de pratique commune ...........................................................22 3.3. Conclusion ........................................................................................24 4. MISE EN ÉVIDENCE DES PROBLÉMATIQUES ..................................................24 4.1. Points faibles.....................................................................................24 4.2. Attentes..............................................................................................25 ETAT DE L’ART DE L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE....................................28 1. CARACTÉRISTIQUES DU NUMÉRIQUE ...........................................................28 1.1. Qu’est-ce qu’un objet numérique ? ....................................................28 1.1.1 Définition...................................................................................28 ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 4 Droits d’auteur réservés. 1.1.2 Types d’objet numérique ............................................................28 1.2. Problématiques..................................................................................29 1.2.1 Pérennité des données ................................................................29 1.2.2 Obsolescence des technologies informatiques.............................29 1.2.3 Archivage d’un document signé numériquement.........................30 1.3. Solutions techniques actuelles ...........................................................30 1.3.1 Migration ...................................................................................30 1.3.2 Emulation...................................................................................30 1.4. Conclusion ........................................................................................31 2. LÉGISLATION.............................................................................................31 2.1. Admissibilité d’un fichier électronique en tant qu’archive .................31 2.2. Valeur juridique en tant que preuve...................................................31 2.3. Limites de la législation.....................................................................32 2.4. Conclusion ........................................................................................32 3. NORMES CONCERNÉES PAR L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE ................................32 3.1. La norme Z 42-013 ............................................................................32 3.2. Normes à connaître ...........................................................................33 3.2.1 Le Records Management ............................................................33 3.2.2 Les disques optiques...................................................................33 3.3. Guides pratiques................................................................................33 MISE EN ŒUVRE DES ACTIONS ..................................................................34 1. ARCHIVAGE NUMÉRIQUE ............................................................................34 1.1. Recommandations..............................................................................34 1.1.1 Implication de Semaly................................................................34 1.1.2 Documents techniques à conserver .............................................34 1.1.3 Compacts disques et bases de données........................................35 1.1.4 Responsable d’archivage numérique...........................................36 1.1.5 Echange et stockage des fichiers partagés...................................36 1.2. Instructions Qualité et guides utilisateurs..........................................37 1.2.1 Un référentiel Qualité à respecter ...............................................37 1.2.2 Note sur les documents des bases référentielles ..........................37 1.2.3 Instruction sur l’archivage numérique des données techniques ...38 1.2.4 Une démarche pédagogique........................................................40 2. SPÉCIFICITÉ DE LA DOCUMENTATION PROJET...............................................41 2.1. Les besoins des utilisateurs................................................................41 2.1.1 Pré-requis...................................................................................41 2.1.2 Des entretiens semi directifs.......................................................41 2.2. Classement des documents projets .....................................................42 2.3. Echange d’information ......................................................................44 2.4. Gestion des droits informatiques .......................................................44 2.4.1 Le système actuel .......................................................................44 2.4.2 Droit de lecture sur tous les répertoires services .........................45 2.5. Remarques sur l’organisation actuelle...............................................45 2.5.1 Avantages...................................................................................45 2.5.2 Attentes......................................................................................46 2.6. Recommandations..............................................................................47 2.6.1 Recommandation 1 : Vers un modèle type par service ................47 2.6.2 Recommandation 2 : Gestion des mails - projets.........................48 ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 5 Droits d’auteur réservés. 2.6.3 Recommandation 3 : Mise en place d’une GED..........................48 2.7. Actions ..............................................................................................48 CONCLUSION...................................................................................................50 BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................51 GLOSSAIRE ......................................................................................................55 TABLE DES ANNEXES ....................................................................................56 ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 6 Droits d’auteur réservés. Introduction L’information est devenue une donnée omniprésente dans notre société. Nous sommes entourés de diverses sources d’information. Le numérique a modifié nos habitudes de travail. Effectivement, la majorité des individus utilisent quotidiennement un ordinateur. De plus, Internet et l’utilisation du mail ont modifié les pratiques des échanges entre les individus ou entre les entreprises. Parallèlement, les entreprises ont des obligations légales de conservation de documents. Jusqu’à nos jours, elles pratiquent un archivage papier mais que faire de la documentation électronique qui se développe de plus en plus. C’est dans ce contexte que Semaly s’est interrogé sur ses pratiques d’archivage numérique. La production de fichiers ne cesse d’augmenter, plus de cinq mille mails sont envoyés chaque jour. La société se demande comment conserver ses données numériques. Faut il remplacer l’archivage papier par l’archivage numérique ? Quelle est la valeur juridique des données enregistrées sur un support numérique? C’est pour mieux connaître le contexte réglementaire et normatif ainsi que son impact sur les pratiques actuelles que j’ai réalisé un stage de quatre mois à Semaly. Dans une première partie, une présentation de la société nous aide à comprendre l’environnement dans lequel s’est réalisé mon stage. La deuxième partie développe les pratiques en matière d’archivage numérique faites à Semaly. La troisième partie présente un état de l’art concernant la conservation des données électroniques. La quatrième partie concerne les actions mises en oeuvre au cours des deux grandes phases de mon stage : la préparation de l’archivage des données numérique de la société et une étude sur la gestion informatisée de la documentation-projet des différents services techniques. ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 7 Droits d’auteur réservés. Présentation de SEMALY Présentation de Semaly 1. La société Semaly, fondée en 1968 avec le lancement du métro de Lyon, est aujourd’hui une des premières sociétés européennes spécialisées dans l’ingénierie des transports publics urbains et régionaux. 1.1. Une ingénierie des transports publics 1.1.1 Identité et localisations Semaly est une Société Anonyme, membre du groupe EGIS dont SCETAUROUTE DEVELOPPEMENT détient la majorité du capital social. EGIS forme un groupement international de compétences dans l’expertise des routes et autoroutes, des voies ferrées, des aéroports, des ports, des transports urbains, de l’eau et de l’environnement ainsi que dans les pipelines. Semaly est composé d’environ deux cent cinquante personnes. Son siège est basé à Villeurbanne. D’abord centré sur la ville de Lyon, la société est devenue partenaire des agglomérations françaises et étrangères. Elle possède des bureaux permanents à Montpellier, Marseille, Grenoble, Paris, Strasbourg, Le Mans et Toulouse. Sur le plan Européen et International, ses implantations sont diverses : à Londres, Lisbonne, Dublin, Cracovie ainsi qu’à Singapour et New York. 1.1.2 Compétences de Semaly Le métier central de Semaly est l’ingénierie des transports publics urbains et régionaux. Son activité s’exerce principalement - Comme maître d’œuvre auprès des maîtres d’ouvrages publics ou ingénierie générale auprès des groupements d’entreprises concessionnaires de la réalisation et éventuellement de l’exploitation - Comme membre de consortium pour la réalisation d’un nombre croissant de métros et de tramways ESPARON Carole | DESSID | Mémoire de stage | 2003 8 Droits d’auteur réservés. Présentation de SEMALY - Comme coordinateur ou pilote de projet au sein de groupement d’entreprises - Comme assistant à la maîtrise d’ouvrage - Comme assistant à des exploitants pour la réhabilitation et la modernisation d’installations existantes Afin de réaliser les différentes missions qui lui sont confiées, Semaly regroupe différentes compétences. Ces dernières sont développées dans plusieurs types de métiers : - Les métiers contractuels - Les fonctions d’organisation de projet - Les activités des études amont - Les professions des techniques transverses - Les métiers liés à l’énergie et aux équipements - Ceux concernant les systèmes d’exploitation - Les activités liées aux matériaux roulants et aux dépôts - Et les activités des infrastructures Ces compétences sont réparties dans différents services. 1.2. Administration La société est organisée en cinq directions rattachées directement au Président Directeur Général qui délègue à leur responsable des responsabilités spécifiques. Trois directions assurent le bon fonctionnement de Semaly : la Direction Financière, la Direction des Ressources