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Rapport de stage Septembre 2002 DESS Ingénierie documentaire Réalisation d’un c

Rapport de stage Septembre 2002 DESS Ingénierie documentaire Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation du fonds documentaire de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Cornouaille Annelise Béguec Sous la direction de Nadine Le Hir Chargée d’études à la Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Cornouaille Remerciements Avant tout, je tiens à remercier M. Alain Schlesser, directeur général de la CCI de Quimper, pour m’avoir accueillie dans son établissement. Je remercie aussi vivement les personnes du département Prospective Economique, grâce à qui mon stage s’est déroulé dans de très bonnes conditions : Mlle Nadine Le Hir et M. Yves Bodéré, pour leur disponibilité et leur soutien au cours du stage. Mmes Marie Jolivet et Marie-Pierre Bodéré, pour leurs conseils et leur contribution au projet d’informatisation. Mmes Carole Le Rhun et Anne Lautrou, pour leur gentillesse et leur bonne humeur. Je remercie enfin toutes les personnes rencontrées au cours de ces quatre mois, que ce soit à la CCI de Quimper ou dans d’autres organismes, qui m’ont apporté leur aide pour cette mission. Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 2 Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation du fonds documentaire de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Résumé Afin de moderniser son centre de documentation, la Chambre de Commerce et d’Industrie souhaite doter celui-ci d’un logiciel documentaire. Ce mémoire décrit la méthode suivie pour réaliser le cahier des charges, préalable essentiel au choix du logiciel. Descripteurs : Logiciel documentaire, informatisation, centre documentation, Chambre de commerce et d’industrie, cahier des charges Computizing a resource center : specifications in order to choose a software package Abstract In order to improve the performance of the resource center, the Chamber of commerce and industry of Quimper intends to computerize it. This report describes the process of realization of the specifications document that will guide the choice of a software package. Keywords : Information retrieval software, computerization, documentation center, Chamber of commerce and industry, specifications Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 3 INTRODUCTION ................................................................................................7 LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE DE QUIMPER CORNOUAILLE..................................................................................................8 1. PRÉSENTATION ............................................................................................8 1.1. Un réseau au service du commerce et de l’industrie.........................................8 1.2. Une organisation originale : des « parlements des entreprises ».......................11 1.2.1 L’Assemblée Générale ...............................................................11 1.2.2 Le Bureau...................................................................................11 1.2.3 Les salariés.................................................................................12 1.3. Ressources ...........................................................................................13 2. RÉFLÉCHIR À L’AVENIR ÉCONOMIQUE DU TERRITOIRE : LE DÉPARTEMENT PROSPECTIVE ÉCONOMIQUE ...............................................................................13 2.1. Activité : fournir l’information aux entreprises..................................13 2.2. Organisation .....................................................................................14 LE CENTRE DE DOCUMENTATION CCI INFO ..........................................16 1. POSITIONNEMENT DANS LA CCI .................................................................16 1.1. Organisation .....................................................................................16 1.2. Relations avec les autres départements..............................................17 2. PUBLIC ET SERVICES ..................................................................................17 2.1. Utilisateurs internes ..........................................................................17 2.2. Utilisateurs externes..........................................................................19 2.3. Les services et produits documentaires : actualité et évolutions ........20 2.3.1 Les recherches............................................................................21 2.3.2 Les revues de presse...................................................................21 3. LE FONDS DOCUMENTAIRE .........................................................................24 3.1. Composition du fonds ........................................................................24 3.2. Agencement .......................................................................................25 LE PROJET D’INFORMATISATION DU FONDS DOCUMENTAIRE ........27 1. LES TERMES DE LA MISSION........................................................................27 Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 4 1.1. Analyse des objectifs..........................................................................27 1.2. Elaboration d’un plan de travail........................................................28 2. BILAN DE L’EXISTANT................................................................................29 2.1. Le centre de documentation ...............................................................29 2.1.1 Une gestion problématique des abonnements..............................29 2.1.2 Un manque de visibilité du fonds documentaire..........................30 2.1.3 Les problèmes de mise à jour des dossiers..................................31 2.2. L’information à la CCI en général.....................................................32 2.3. Le parc informatique de la CCI .........................................................33 3. MISE EN FORME DU PROJET.........................................................................34 3.1. Logique des scénarios proposés.........................................................34 3.1.1 Démarche ...................................................................................34 3.1.2 Arguments en faveur de l’informatisation du fonds ....................35 3.1.2.1 Axes de conduite du projet ........................................................35 3.1.2.2 Apports du projet.......................................................................36 3.2. Propositions de scénarios..................................................................36 3.2.1 Tronc commun de caractéristiques..............................................37 3.2.2 Scénario tendanciel ....................................................................37 3.2.3 Scénario contrasté : vers un « portail documentaire » .................38 3.2.4 Choix .........................................................................................38 4. LE PROCESSUS DE RÉDACTION DU CAHIER DES CHARGES..............................39 4.1. Développement et retour sur des points du scénario ..........................39 4.1.1 Confrontation du scénario voulu avec la réalité… ......................39 4.1.1.1 …d’autres expériences...............................................................39 4.1.1.2 …du marché des logiciels documentaires...................................41 4.1.2 Le scénario développé : extraits : ...............................................42 4.1.2.1 Que contiendront les bases ?......................................................42 4.1.2.2 Suggestions de formulaires de saisie..........................................43 4.1.2.3 Suggestions de formulaires de recherche ...................................45 4.1.2.4 Suggestions de formulaire de consultation .................................46 4.1.2.5 La revue de presse .....................................................................47 4.1.2.6 Evolutions possibles ..................................................................47 Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 5 4.1.2.7 Conclusion : les logiciels pressentis...........................................48 4.2. Le cahier des charges ........................................................................49 CONCLUSION...................................................................................................51 BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................52 TABLE DES ANNEXES ....................................................................................53 Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 6 Introduction Il est capital pour une entreprise, existante ou en projet, de disposer d’une information fiable sur son environnement économique et son secteur d’activité. La pertinence de choix stratégiques, ou la viabilité d’un projet d’entreprise peuvent dépendre de l’information reçue. A ce titre, et de par leur organisation particulière, les Chambres de Commerce et d’Industrie font figure d’interlocuteur privilégié pour les entreprises : fournir de l’information sur les marchés, les secteurs d’activité, ou encore les produits fait partie intégrante de leurs missions. Ainsi, selon Pierre Puaux, membre de l’Inspection générale de l’industrie et du commerce, les Chambres de Commerce et d’Industrie sont « un outil extrêmement performant dans le domaine de l’information aux entreprises »1. Par conséquent, les centres de documentation ont un rôle important à tenir au sein des Chambres de Commerce et d’Industrie ainsi qu’auprès de leurs clients. Partant de ce constat, la Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Cornouaille souhaite moderniser le fonctionnement de son centre de documentation , et faire bénéficier celui-ci des opportunités offertes par les évolutions récentes dans le domaine informatique. Mais l’offre en la matière est très vaste, et la gamme des fonctionnalités offertes étendue. Aussi est-il apparu nécessaire de définir précisément les besoins du centre de documentation : la mission qui m’a été confiée a consisté à rédiger le cahier des charges devant permettre de choisir un logiciel pour le centre de documentation. 1 PUAUX Pierre, Les Chambres de Commerce et d’Industrie, 1998 (Voir bibliographie) Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 7 La Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Cornouaille 1. Présentation 1.1. Un réseau au service du commerce et de l’industrie Depuis leur origine, en 15992, les Chambres de Commerce et d’Industrie ont pour vocation d’être un lieu de rencontre entre les pouvoirs publics français et les forces économiques de la nation. Leur statut juridique est à l’image de leur mission, à mi-chemin entre secteur public et secteur privé : la loi du 9 Avril 1898, leur confère le statut d’Etablissement public représentant les intérêts du commerce et de l’industrie auprès des pouvoirs publics. Ainsi, les Chambres de Commerce et d’Industrie assument une mission interprofessionnelle : rechercher l’intérêt général du commerce et de l’industrie. Or s’il est un domaine soumis à des fluctuations permanentes, c’est bien l’économie. L’environnement économique en France a subi de considérables évolutions depuis le XIXème siècle : processus d’industrialisation, puis développement du secteur tertiaire, et ouverture sur le reste du monde… Le réseau consulaire a dû évoluer et s’adapter : les Chambres de Commerce et d’Industrie constituent aujourd’hui un réseau de 159 établissements locaux (les CCI) et 20 établissements régionaux (les CRCI). Chaque CCI locale agit principalement dans sa circonscription ; elle peut aussi mener, seule ou en partenariat avec d’autres Annelise BEGUEC | DESSID | Réalisation d’un cahier des charges en vue de l’informatisation d’un fonds documentaire | 2002 8 acteurs, des actions en-dehors de cette limite. L’activité des CCI est prolongée à l’international par 86 Chambres de Commerce et d’Industrie à l’Etranger (CCIFE).3 Le champ d’action des CCI se structure autour de quatre axes : • Informer les entrepreneurs sur les marchés et les secteurs d’activité, c’est-à-dire diffuser l’information économique, juridique et sociale auprès des entreprises de la circonscription. La mission d’information couvre un domaine assez large, dans la mesure où les CCI constituent un interlocuteur privilégié pour les entreprises. • Conseiller les entreprises pour les aider à s’adapter aux fluctuations de l’environnement économique. Les CCI mettent à disposition des chefs d’entreprise un personnel d’assistance technique, dont la mission est de faciliter leurs relations avec d’autres organismes (administratifs, financiers, techniques). • Former les salariés et chefs d’entreprises, en leur proposant des stages thématiques. • Aménager l’espace économique La Chambre de Commerce et d’Industrie de Quimper Cornouaille, créée en 1882, couvre l’activité économique du Finistère Sud, soit 82 communes et un peu moins de 10 000 entreprises 4, sur une superficie de 2202 km². Elle gère l’aéroport de Quimper Cornouaille ainsi que les sept ports de la circonscription. En plus du site principal, situé au Sud de Quimper, elle comporte un centre de formation technique, situé lui aussi à Quimper, et une antenne à Quimperlé. En Cornouaille, les deux secteurs d’activité