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1 Sommaire Introduction .......................................................

1 Sommaire Introduction .................................................................................................................. 2 Les écrits professionnels internes et externes ............................................................... 3 Le compte rendu ........................................................................................................... 4 Le procès-verbal ........................................................................................................... 6 Le rapport ..................................................................................................................... 7 La note d’analyse ........................................................................................................ 10 La lettre professionnelle ............................................................................................. 13 Le courrier électronique.............................................................................................. 14 Conclusion .................................................................................................................. 15 Webographie ............................................................................................................... 16 Bibliographie .............................................................................................................. 16 2 Introduction Un écrit professionnel est tout document écrit, destiné à la communication d’informations entre acteurs et partenaires d’un système de production. Il est dit professionnel puisqu’il est utilisé en priorité dans le monde du travail ou dans l’univers de recherche s’y rapportant, comme moyen de présentation, de transmission d’informations, d’éléments de connaissance, destinés à soutenir et favoriser les opérations de production. Écrire, c’est toujours prendre le risque d’une énonciation inédite : inventer, transmettre son propre point de vue, élaborer sa propre pensée. Pourtant, nombreux sont ceux qui, dans la situation d’écrire professionnellement, se trouvent en difficulté, du fait des codes et des normes en vigueur, mais aussi de leur propre rapport à l’écriture. Pour qu’un document professionnel atteigne son objectif, il doit forcément tenir compte de son destinataire. Il faut toujours se souvenir que rapidité et efficacité sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, il ne faut pas oublier non plus que ce même lecteur, très occupé, sera sensible à ce qui touche. Il est donc primordial de lui faciliter la tâche et rédiger un écrit qui produira l’impact souhaité. Que l’on soit salarié ou indépendant, l’aptitude à rédiger efficacement constitue, dans le cadre des activités professionnelles de chacun, un atout de premier ordre. 3 Les écrits professionnels internes et externes 1. Les écrits internes : Comme leur nom l’indique, les écrits internes ont pour destinataires des personnes appartenant à l’entreprise, aussi le formalisme est-il réduit. Exemples : • La note de service. • Le compte rendu. • La note de synthèse. • Les différents types de rapports. • La messagerie interne. • La revue de presse. • Le livret d’accueil. • Le journal interne. 2. Les écrits externes : Par contre, les écrits externes ont des destinataires n'appartenant pas à l'entreprise, c’est- à-dire des banques, des autres entreprises... Exemples : • La lettre. • Les devis. • Le questionnaire. 4 Le compte rendu Le compte rendu rend compte d’évènement qui ont cours dans une entreprise et qui, à cause de leur importance doivent faire l’objet d’un document écrit. Généralement des réunions. Essentiellement, le compte rendu est : un rapport qui rend compte de discussions, de faits ou d’actions. 1. Le contenu d’un compte rendu : • Intitulé précis, lieu, date et heure de l’évènement ; • Liste des participants et des absents (excusés et non excusés) ; • Ordre du jour (s’il y en a un) ; • Éléments traités (sujets abordés, ce qui a été dit, négocié et décidé avec les échéances précises des missions et les noms de ceux qui en sont chargés…) ; • Date et lieu du prochain contact ou de la prochaine réunion. Le compte-rendu de réunion sert à rendre compte de ce qui a été dit - et décidé - en réunion. Alors on dit qu’il s'agit d'un support de référence pour la suite des opérations. 2. Caractéristiques Il doit être : • Complet • Concis • Clair • Facile à lire (par exemple, un paragraphe par idée) • Utilisation de mots justes • Ne contient pas de critiques ou d’opinions 3. Objectif du compte rendu : Le compte-rendu a plusieurs objectifs, à savoir : ✓ Acter les décisions et en dégager les éléments essentiels, ✓ Connaître les tenants et les aboutissants du travail réalisé lors de la réunion ✓ Fournir une vue d’ensemble sur un sujet, un événement Exemple d’un compte rendu : 5 4. Comment rédiger un compte rendu ? Un compte rendu se rédige en deux étapes : l’étape préparatoire de la prise de notes et l’étape de rédaction des notes prises pendant la réunion. La prise de notes reste un exercice difficile pour une personne inexpérimentée. Le preneur de notes doit retenir l’essentiel des discussions et des décisions qui ne sont pas toujours prises à l’unanimité. La prise de notes peut être également complétée par un enregistrement de la réunion. Les notes ne constituent pas le compte rendu, mais la base qui permettra de le rédiger. A partir des notes informationnelles, le rédacteur retranscrit dans un style précis et objectif les propos tenus en réunion. Le compte rendu est rédigé au présent de l’indicatif et sous la forme impersonnelle. Les propos de registre familier ou de style oral doivent être repris dans un style soutenu et littéraire. Les discussions doivent être résumées et synthétisées. 5. Astuces pour rédiger un compte rendu Pendant la réunion, il faut prendre des notes rapidement. Il est préférable de rédiger son compte rendu rapidement après la réunion, afin que les idées soient encore fraîches et claires. Il est également préférable de toujours adopter la même structure de compte rendu, afin de voir rapidement les avancements de projets. Une fois rédigé, le compte-rendu doit être soumis aux différents intervenants qui ont participé à la réunion. 6 Le procès-verbal Le terme procès-verbal est souvent utilisé pour qualifier un compte rendu et inversement. Mais, ils ont néanmoins une vocation et une valeur juridique différentes. Le compte rendu est un écrit qui a pour but d'informer. Le procès-verbal, quant à lui, est un document destiné à consigner officiellement les décisions prises en réunion par une instance - collectivité territoriale (Les collectivités territoriales sont les régions, les préfectures, les provinces et les communes) , etc.. 1. Objectif • Résumer l’ensemble des sujets abordés lors de l’assemblée • Etablir le résultat d’une délibération ou d’un vote qui s’y serait déroulé Le procès-verbal doit être signé pour attester sa véracité. La signature signifie effectivement l’engagement de tous ceux concernés par l’assemblée générale... Ce document a une valeur juridique. 2. Contenu du procès-verbal : • La page titre • L’ordre du jour tel qu’adopté ; • Les délibérations et les résolutions relatives aux points de l’ordre du jour, dans l’ordre où ils ont été traités • L’heure de la levée de la séance • La signature de la personne présidant l’assemblée ou celle de la personne agissant comme secrétaire d’assemblée, ou celle de ces deux personnes. 7 Le rapport Si le compte rendu et le procès-verbal rapportent de façon la plus neutre qui soit les faits concernés, le rapport les analyse et tente d’apporter des solutions. Cet objectif a une incidence sur la structure du document qui se décompose en trois parties : • Introduction • Développement • Conclusion Cette spécificité éditoriale implique que le rédacteur doit posséder une double compétence : une parfaite connaissance du domaine concerné et une bonne capacité rédactionnelle. Comment mieux rédiger son rapport ? 1. Rassembler les données : Avant la rédaction, une phase d’études, d’expérimentations, de documentation, voire de déplacement et d’enquêtes est nécessaire. Lorsque toutes les données sont rassemblées, il est important d’établir un plan. 2. Concevoir le plan : Un rapport peut tenir sur une page. Il s’apparentera alors à une note. Il peut également se présenter comme un document relié de plusieurs centaines de pages. Quelles que soient sa longueur et sa forme, ce document se décline toujours en trois parties, selon le plan FOR : ✓ FAITS : Exposé de la situation (introduction) ✓ OPINION : Analyse, évaluation, regard critique (dévelop.) ✓ RECOMMANDATIONS : Propositions et solutions (conclusions) 3. Rédiger la conclusion en premier lieu : Rédiger la conclusion d’un rapport consiste à reprendre tout ce qui apparaît comme des solutions dans le développement. Le fait de structurer et de rédiger cette conclusion à partir des notes prises au cours de l’analyse va vous permettre de canaliser le contenu du corps du texte. Tous les éléments qui ne contribuent pas aux solutions pourront ainsi être éliminés du développement. 4. Scinder le développement en deux parties : 8 La rédaction du développement est composée de deux parties qui ont pour objectif de décrire l’état actuel de la situation. A. Le constat des faits : La première partie du développement consiste en une série de réponses obtenues au questionnement (qui ? quoi ? comment ? combien ? où ? quand ? pourquoi ?) lors de l’analyse de la situation. Ce constat ne doit pas anticiper sur l’analyse ou sur la conclusion : il doit être objectif et l’avis du rédacteur ne peut intervenir qu’après l’exposé des faits. C’est ce descriptif qui va servir de base à l’analyse. B. L’analyse des faits : La seconde partie du document propose une analyse objective de cette situation. C’est dans cette partie que le lecteur va trouver les détails nécessaires à la compréhension des propositions reprises dans la conclusion. Cette analyse reprend ce qui est positif, ce qui manque ou ce qui ne fonctionne pas dans les faits. Elle compare les objectifs et les moyens escomptés à ceux réellement mis en œuvre. C’est ce mode opératoire qui va permettre au rédacteur de présenter des propositions dans la conclusion. 5. Finir avec l’introduction : Cette introduction va uploads/s1/ comm-pdf.pdf