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Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le

Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le 1er octobre 2013 1 Comment bien rédiger votre PV de réunion de CE – CCE – CHSCT ? SOMMAIRE Introduction : longueur et format du PV 2 Quel format choisir pour son PV ? 2 Rappels juridiques sur le PV 3 La rédaction de l’ordre du jour 4 Quelles solutions pour la rédaction de votre PV ? 4 I. La rédaction du PV : en interne 4 1. Rédaction confiée à la Direction (DRH, DRS, etc.) 4 2. Rédaction confiée à une secrétaire administrative 5 3. Rédaction confiée au Secrétaire de l’instance 5 II. La rédaction du PV : en externe 6 III. L’enregistrement des réunions 6 Méthodologie de rédaction 7 I. Se préparer à la réunion de CE, CCE, CHSCT 7 II. Optimiser sa présence en séance 7 III. Bien rédiger son compte rendu 7 Questions – Réponses 8 Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le 1er octobre 2013 2 Introduction : longueur et format du PV Arthur GEORGES Responsable de la Rédaction, AB Report La notion de procès-verbal de CE sera utilisée de manière récurrente lors de la présente conférence. Les règles qui seront détaillées demeurent également applicables aux procès-verbaux de CHSCT et CCE. L’Article R.2325-3 du Code du Travail indique que « les délibérations des Comités d‘Entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le Secrétaire et communiquées à l'employeur et aux membres du Comité. » Il ressort que la rédaction du PV relève de la responsabilité seule et entière du Secrétaire de l’instance. En conséquence, la Direction ne dispose pas de prérogatives particulières en matière d’établissement du procès-verbal. A cet égard, le Code du Travail n’impose aucun formalisme. Les élus peuvent décider de rédiger le procès- verbal au style direct ou indirect. En termes de forme, ils peuvent également convenir du style rédactionnel et de la mise en page. Pour ce qui concerne le fond, les élus peuvent décider seuls si le procès-verbal constituera un document exhaustif ou synthétique. Quel format choisir pour son PV ? Le procès-verbal ne correspond pas nécessairement à un verbatim, c'est-à-dire une transcription mot à mot des débats dénuée de valeur ajoutée. En cas de retranscription intégrale des débats, une heure de réunion représente environ 18 pages de texte au format A4. Une réunion de 4 heures, pour sa part, aboutira à un document 72 pages, soit un procès-verbal trop long à lire du point de vue des salariés. Ce format semble donc peu adapté. Les élus peuvent ainsi opter pour un compte rendu dont le contenu oral est « nettoyé » et adapté à l’écrit. Ce choix apporte les avantages suivants :  les répétitions et les redondances supprimées ;  une syntaxe améliorée ;  les passages peu clairs reformulés. L’objectif principal est de favoriser la compréhension du lecteur. Les élus peuvent aussi opter pour une « synthèse », c'est-à-dire un document qui sélectionne des informations importantes et se rédige selon une certaine « ligne éditoriale » de la part du rédacteur. La synthèse apporte les avantages suivants :  des débats plus structurés (suppression des interventions qui s’éloignent du sujet principal) ;  une information hiérarchisée permettant de faire ressortir les thèses en présence et les conclusions qui en découlent ;  une mise en avant des informations de premier plan (suppression des interventions secondaires, trop éloignées du sujet). Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le 1er octobre 2013 3 En résultat, la synthèse correspond à un exercice de rédaction plus marqué et présent. A sa lecture, on y sent davantage la « patte » du rédacteur, lequel doit toutefois rester neutre et impartial. Les procès- verbaux ainsi rédigés permettent aux salariés de s’informer plus efficacement. A noter enfin que les procès-verbaux courts sont approuvés systématiquement d’une réunion à l’autre. Le CE ne déplore donc pas de stocks de procès-verbaux en souffrance d’approbation. Rappels juridiques sur le PV Le procès-verbal relève de responsabilité du Secrétaire de l’instance. A cet égard, la Chambre criminelle de la Cour de Cassation rappelle dans son jugement du 25 février 1986 que « l’établissement du procès-verbal et le contrôle de son contenu sont réservés au seul Secrétaire du comité. » Le Secrétaire du CE est donc le seul habilité à signer le procès-verbal, sauf en cas de dispositions contraires prévues par le règlement intérieur. La co-signature de l’employeur constitue donc un usage, et non une norme légale. Les élus conservent le choix en la matière. Par ailleurs, la Chambre criminelle de la Cour de Cassation a indiqué le 10 janvier 1989 que « le refus de l’employeur d’une transcription intégrale des informations économiques caractérise un délit d’entrave. » Il faut comprendre que l’employeur ne peut imposer au Secrétaire du CE ou aux représentants du personnel le format de retranscription des débats. Dans le cas où la Direction souhaite apporter des informations économiques ou stratégiques, elle ne peut imposer la rédaction d’une synthèse légère. En outre, opter pour un procès-verbal exhaustif ne signifie pas que les intervenants ne peuvent pas s’exprimer à titre confidentiel (en « OFF »). Le rédacteur du procès-verbal doit alors respecter les demandes de confidentialité. Le procès-verbal est un document crucial. Une attention doit donc y être apportée en amont de sa production. Chaque participant doit veiller à ne pas relire uniquement ses propres propos et doit prendre connaissance des demandes de modifications de l’ensemble des élus et représentants de la Direction. Le procès-verbal officialise les engagements de la Direction. Une fois approuvé, il prend à la fois une valeur :  d’archivage et informative (consigner et acter les débats, mémoire de l’Entreprise) : il acte les échanges et traduit la mémoire et l’historique de l’entreprise ;  politique : on y retrouve les positions des Organisations Syndicales vis-à-vis d’une mesure de la Direction, ou le consensus/opposition entre les représentants du personnel ;  juridique : les engagements pris par l’employeur en séance et actés au procès-verbal peuvent être invoqués devant la justice. A ce titre, la Cour de Cassation, Chambre sociale 14 juin 1984, indique que « les déclarations de l’employeur consignées dans le procès-verbal peuvent constituer un engagement unilatéral de sa part. » Le procès-verbal possède même en pratique une valeur « d’enregistrement ». Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le 1er octobre 2013 4 La rédaction de l’ordre du jour L’ordre du jour détermine la mise en œuvre du calendrier social et la planification des projets de la Direction. L’Article L.2325-15 du Code du Travail indique que « l'ordre du jour des réunions du Comité d‘Entreprise est arrêté par l'employeur et le Secrétaire. Toutefois, lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l'employeur ou le Secrétaire. » Cette possibilité de décider unilatéralement l’inscription d’un point à l’ordre du jour ne signifie pas que la concertation préalable n’est pas requise. La décision unilatérale intervient uniquement en cas de désaccord entre le Secrétaire et le Président de l’instance. Voici trois conseils pour la rédaction de l’ordre du jour, qui est un document « stratégique » :  en maîtriser la longueur : inscrire un nombre de points raisonnable à l’ordre du jour pour éviter leur report ou l’absence de traitement approfondi des points majeurs ;  veiller à l’ordre de traitement des points : il convient de ne pas traiter les points sensibles en fin de réunion. Parfois, la Direction utilise ce moyen pour faire passer en force un projet sensible ;  respect du délai de transmission par l’employeur. Les délais se déclinent comme suit :  CE : au moins 3 jours avant la réunion ;  CCE : au moins 8 jours avant la réunion ;  CHSCT : au moins 15 jours avant la réunion. La convocation, quant à elle, doit être adressée aux élus a minima avec l’ordre du jour. Il n’existe pas de délai légal précis en la matière. Quelles solutions pour la rédaction de votre PV ? I. La rédaction du PV : en interne La rédaction peut être confiée à différents acteurs internes de l’Entreprise. 1. Rédaction confiée à la Direction (DRH, DRS, etc.) Les avantages de cette solution sont un coût nul pour l’instance et du temps libéré pour l’accomplissement des autres tâches des membres de l’instance. Ses Inconvénients sont les suivants :  Cette solution consiste à abandonner à la Direction une prérogative reconnue aux élus par le Code du Travail. Rédiger un procès-verbal relève de la responsabilité du Secrétaire du CE. De plus, le contenu du procès-verbal peut s’avérer stratégique. Pourquoi dès lors laisser ce travail à la Direction ? Conférence ELUCEO – Comment bien rédiger votre PV AB Report Stade de France, le 1er octobre 2013 5  Le contenu peut également ne pas être le relais direct du dialogue social vis-à-vis uploads/s1/ comment-bien-rediger-votre-pv-de-reunion.pdf