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Comment faire un compte rendu ? Vous souhaitez réaliser votre premier compte re

Comment faire un compte rendu ? Vous souhaitez réaliser votre premier compte rendu, d’assemblée générale ou de réunion, mais vous ne savez pas comment procéder. Avant de coucher sur papier tout ce dont vous vous souvenez, au risque de manquer la moitié des informations, voire de retenir des éléments inutiles, nous allons vous apporter des trucs et astuces pour vous aider à satisfaire votre audience dès votre première tentative. Tout d’abord, nous vous exposerons les différents types de comptes rendus qui existent pour définir en amont le format approprié à votre besoin. Ensuite, nous vous montrerons comment réaliser une bonne prise de notes pour ne garder que l’essentiel d’une rencontre. Puis, nous vous expliquerons comment rédiger à partir de vos notes. Enfin, nous vous présenterons les spécificités des grandes familles de comptes rendus (de conférence, de colloque, de réunion…). Choisir le bon type de compte rendu Compte rendu exhaustif ou relevé de décision ? Avant de vous lancer dans la rédaction d’un quelconque compte rendu, il vous faut définir le format (ou niveau de retraitement) que suivra celui-ci. En effet, il existe :  des comptes rendus exhaustifs (ou minutes) qui reprennent l’intégralité des échanges tenus en séance en respectant le langage utilisé par les intervenants ou en les passant en français soutenu  des comptes rendus dits exhaustifs, mais qui élaguent les interventions superflues ou redondantes  des synthèses plus ou moins courtes qui procèdent à des sélections d’informations, selon le format désiré  des relevés de décisions ou synthèses synoptiques qui retiennent uniquement les décisions rendues en séance, en écartant tout le débat, soit sous forme textuelle, soit en forme de tableau  des rapports de visites qui reprennent comme un formulaire les éléments constatés  etc. Chaque type de comptes rendus répond à une nécessité : apporter au lecteur l’information qu’il recherche en suivant la forme qu’il attend. Un compte rendu exhaustif pouvant aisément atteindre la centaine de pages pour une réunion de CE de 5 heures, sa lecture pourra être compliquée pour des salariés déjà occupés par d’autres activités. Une synthèse leur conviendra sûrement mieux. Nominatif ou anonyme ? Direct ou indirect ? Déterminez aussi en amont le style du compte rendu :  direct, comme dans une pièce de théâtre, pour conserver le verbe des orateurs et proposer un compte rendu dynamique  indirect : « Mme Martin explique son inquiétude sur le projet Hybride. » Ce type de présentation rend le document plus formel et moins oral. Vous pouvez également faire apparaître le nom des intervenants de plusieurs manières :  nominative, en reprenant l’état civil de l’intervenant  anonyme, en gardant uniquement sa fonction ou en réunissant tous les membres sous une seule étiquette, « Direction »/« DRH »/« Élus » par exemple  impersonnel, en ne mentionnant jamais l’interlocuteur, comme suit : « Le projet Hybride sera mis en place en juin 2018 »  mixte : en mélangeant les trois possibilités ci-dessus. Comment choisir ? Pour déterminer la forme de votre compte rendu, il faut que vous répondiez aux questions suivantes :  Quel est l’objectif du compte rendu ? Archivage ? Communication interne ou externe ?  Qui me lira ? Des salariés novices ? Des experts dans le domaine ?  Quelles sont mes ressources ? Si vous souhaitez diffuser votre compte rendu au format papier à 500 personnes, l’impression peut représenter un certain coût qui peut être minimisé par la réalisation d’un flash info, par exemple, qui sera nécessairement au style indirect ou impersonnel.  Combien de temps ai-je pour faire mon compte rendu ? En effet, plus le document est exhaustif, plus il requiert de temps de rédaction. À partir de vos réponses, le contour de votre compte rendu se dessinera de lui- même. Néanmoins, si vous avez besoin d’aide pour le repréciser, les équipes de Codexa peuvent vous accompagner. Faire une prise de notes Pour établir un compte rendu, vous avez besoin d’une prise de notes. Qu’est-ce qu’une prise de notes ? Avant même de penser à rédiger un compte rendu, il faut organiser la prise de notes de l’événement. Il s’agit d’un document de travail qui reprend de manière abrégée tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de votre compte rendu : données chiffrées, contexte, informations, consultations, votes, noms des intervenants… Comment organiser sa prise de notes ? Pour votre prise de notes, préparez une trame complète de tout ce que vous souhaiteriez y retrouver afin de récupérer sur place tous les éléments utiles à la rédaction. Le mieux est de préparer un modèle, validé par vos collègues, que vous suivrez de rencontre en rencontre. Si vous manquez d’idées pour en établir un, Codexa vous en propose une sélection. La veille de la rencontre, préparez votre trame de réunion en actualisant le modèle avec l’ordre du jour ou le programme de la rencontre, afin d’analyser les éléments dont vous aurez besoin sur place. Contrôlez notamment :  la forme nominative ou non : si les interventions sont introduites avec le nom de l’interlocuteur, vous devrez effectuer un filage exhaustif.  la présentation des votes pour savoir s’il vous faudra identifier les votants, relever le nombre de pour ou contre, etc.  les informations à obtenir : numéros d’identification du PV, date d’embauche du salarié…  les documents à récupérer : si votre compte rendu doit intégrer les plans, déclarations ou autres présentations diffusés en réunion, récupérez- les sur place, afin de ne pas perdre de temps par la suite à les réclamer. Vous devez également prévoir le matériel adéquat pour votre prise de notes. Qu’importe le type de rencontres, voici les éléments indispensables à toute bonne prise de notes :  un ordinateur portable ou une tablette pour effectuer votre prise de notes directement sur Word, ce qui permet de gagner du temps après la réunion : selon la qualité de la prise de notes et le format du document final, la rédaction se contentera de remettre en forme ce que vous avez relevé in situ.  du papier et deux stylos (minimum), que vous effectuiez ou non votre prise de notes directement sur ordinateur : ces indispensables permettent de parer tout plantage informatique et de prendre des notes en marge de votre trame pour valider certaines orthographes, si nécessaire. Si vous ne pouvez pas installer votre matériel informatique sur une table, dans le cadre d’une visite de site par exemple, un bloc-notes (voire un iPad) est capital pour prendre vos notes debout.  un ou deux dictaphones, si possible, pour enregistrer les échanges et vous permettre ultérieurement de réécouter la bande pour reprendre les chiffres exacts ou l’intégralité des propos tenus en séance si vous souhaitez effectuer un compte rendu exhaustif. Attention, avant d’enregistrer une rencontre, il faut prévenir et obtenir l’accord de tous les participants. Si ces derniers refusent, vous devrez vous appuyer uniquement sur vos notes pour établir votre compte rendu. Pour réaliser une synthèse ou un relevé de décision, il n’est pas nécessaire de disposer d’un enregistrement de la rencontre. En revanche, il est capital pour effectuer un compte rendu exhaustif… qui n’autorise aucune sélection d’information. Prévenez donc bien les personnes qui s’opposent au recours à l’enregistrement.  votre trame au format Word pour réaliser votre prise de notes sur le compte rendu final, ou imprimée avec des espaces blancs pour noter au stylo les éléments indispensables à votre compte rendu. Comment faire une prise de notes ? Une fois préparé, il ne vous reste plus qu’à réaliser votre prise de notes le jour j. Ne consignez pas tout ce qui se dit ou tout ce que vous constatez, optimisez votre travail :  si vous effectuez une synthèse ou un relevé de décision, ne prenez en notes que les informations importantes que vous retrouverez dans votre compte rendu final.  si votre compte rendu est non nominatif, ne relevez pas le nom des intervenants, mais suivez la présentation que vous adopterez dans le document final : style impersonnel, « la Direction », « les Élus »…  si vous disposez des documents supports, ne reprenez pas les éléments qui s’y trouvent : vous les copierez et les collerez plus tard dans votre document.  si vous effectuez un enregistrement pour un compte rendu exhaustif, ne reprenez pas le détail de ce qui est dit, mais limitez votre prise de notes à :  un filage exhaustif, c’est-à-dire un relevé des auteurs de toutes les interventions associés à des mots clés ou leur première phrase afin de pouvoir les identifier par la suite sur l’enregistrement.  un relevé des chiffres ou termes qui pourraient être ambigus à l’audio (CBP peut être entendu « CDP », « CPB », « CBB »…).  une explicitation de toutes les formules impossibles à comprendre a posteriori sans les images : « cette colonne-là », « cette salle », « ce chiffre », etc. Dans ce cas, il faudra expliquer à quoi renvoient précisément ces expressions. En cas de doute sur la forme finale uploads/s1/ comment-faire-un-compte-rendu.pdf