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COMMENT REDIGER UN COMPTE RENDU DE REUNION ? Qu’elles soient hebdomadaires ou m

COMMENT REDIGER UN COMPTE RENDU DE REUNION ? Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles, la majorité des clubs sont amenés à se réunir en réunion. Le compte rendu de réunion est souvent considéré comme une tâche répétitive et fastidieuse mais elle est pourtant indispensable. La réunion tant attendue vient de se terminer. On vous a donné la lourde tâche de rédiger celui de votre prochaine réunion mais vous ne savez pas comment vous y prendre et comment le rédiger ? Les idées se bousculent dans votre tête, et vous ne désirez plus qu’une seule chose : Passer à autre chose. Ne commettez surtout pas cette erreur ! Au contraire, c’est le moment idéal que vous devez saisir pour rédiger le compte rendu de réunion. Vous ne savez pas comment rédiger un compte rendu de réunion, par où commencer? Alors pas de panique, nous avons la solution. Nous allons à travers cette fiche pratique vous expliquer les étapes à suivre et vous donner quelques conseils afin de rédiger un bon compte rendu. Sommaire I - Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ? I.1 : Quel est son intérêt ? I.2 : Qui rédige le compte rendu ? I.3 : Les différents types et les différentes formes de compte-rendu II - Six conseils pour rédiger un compte rendu de réunion II.1 : Battre le fer tant qu’il est chaud II.2 : L’ordre du jour II.3 : Comprendre ce qu’est un compte rendu de réunion II.4 : Comprendre l’importance de faire un rapport de réunion II.5 : Construisez la structure du compte rendu du réunion II.6 : Procédez à une rédaction simple III - Modèle de compte rendu de réunion IV - Ne vous tuez pas à la tâche V - Conclusion : Astuces pour un bon compte rendu I - QU’EST-CE QU’UN COMPTE-RENDU DE RÉUNION ? I.1 - Quel est son intérêt ? Le compte rendu est un document administratif interne qui va permettre à tous les participants d’avoir un aide-mémoire et de renseigner les absents. Il met en avant les faits constatés par une personne ou expose des événements de manière concise et impartiale. Le compte rendu de réunion reprend les différents échanges qui se sont déroulés au cours d’une réunion d’entreprise ou d’un meeting afin d’en garder une trace écrite. Ce document répond à plusieurs objectifs : – Résumer de manière fidèle et exhaustive les échanges ; – Tenir informés les participants ainsi que les personnes absentes qui seront destinataires de ce compte-rendu ; – Conserver un document écrit des échanges ; – Fixer des objectifs précis ; – Préparer les réunions à venir sur un sujet similaire. Le compte rendu ne doit pas être une retranscription de dialogues mais une synthèse des idées et des décisions prises lors de la réunion. Il doit être écrit de manière objective et impersonnelle avec un ton neutre sans avis, ni commentaires. Pour finir, il doit être le plus clair, précis, concis et structuré possible pour que les éléments les plus importants soient visibles le plus rapidement possible. I.2 - Qui rédige le compte rendu ? Le rédacteur des comptes rendus varie en fonction de chaque sujet et du type de réunion. En principe, c’est le secrétaire qui sera responsable de la rédaction de ce document. I.3 - Les différents types et les différentes formes de compte-rendu On distingue 3 types de comptes rendus de réunion : Le procès-verbal À la différence du compte-rendu qui retrace de manière synthétique le contenu, il a une valeur juridique. En effet, le procès-verbal ne concerne que les réunions “officielles” comme les conseils d’administration, les assemblées générales, les réunions du Comité Social et Économique… Il est destiné à regrouper de manière officielle les décisions prises lors de ces rencontres, il est ensuite soumis à l’approbation de l’ensemble des participants et signé par le secrétaire de réunion. Le compte rendu synthétique Le compte rendu synthétique appelé également synthèse, concerne toutes les réunions. Il n’est pas aussi officiel que le procès-verbal et ne relate pas l’intégralité des faits de l’ensemble des participants. Le rédacteur ne retranscrits que les grandes lignes de l’échange (environ 30%). Pour chaque point de l’ordre du jour le rédacteur ne fera apparaître que les décisions et les conclusions prises. Ce compte rendu synthétique doit suivre un ordre thématique en faisant apparaître des titres et des sous-titres. Les thèmes abordés seront retranscrits par ordre d’importance et pas nécessairement en suivant la chronologie de l’échange. Le relevé de décision Comme son nom l’indique, il ne mentionne que les décisions prises pendant la réunion qui peuvent être des résultats de votes, de délibération, des avis… mais également l’absence d’avis, d’actions, de délibérations… Il peut être présenté sous forme de tableau et joint en annexe à un compte rendu plus complet. II - SIX CONSEILS POUR REDIGER UNE COMPTE RENDU DE REUNION II.1 - REDIGER UN ORDRE DU JOUR L’efficacité et la réussite d’une réunion se travaillent bien avant le jour J si vous ne voulez pas que tous vos participants ressortent agacés d’avoir perdu du temps pour une réunion contre-productive. C’est pourquoi il est indispensable d’avoir un ordre du jour bien préparé. Un ordre du jour définit le cadre de la discussion, prépare chacun sur les sujets qui vont être abordés et définit les objectifs de la rencontre. Il a plusieurs objectifs : • Permettre aux participants de donner un sens à leur présence et de déterminer si oui ou non assister à cette réunion est une nécessité • Offrir à chacun l’occasion de bien préparer la réunion et de noter leurs éventuelles questions/interventions • Cadrer le déroulement de l’échange sur la forme et le fond afin d’éviter les débordements et les hors sujet • Constituer un support de suivi pour l’animateur de l’échange Un bon ordre du jour doit comporter des éléments essentiels qui sont les suivants : • Un titre : afin que vos participants sachent directement de quoi il s’agit • Le type de réunion concerné • L’objectif global • Un lieu et un horaire précis (de début et de fin) • Le nom des participants et leur fonction • Les items abordés de manière chronologique II.2 - BATTRE LE FER TANT QU’IL EST CHAUD Comme nous le dit très justement cette expression, il vous faudra passer à l’action dès que possible. Le compte rendu de réunion doit être rédigé “à chaud”, quand les idées sont encore bien présentes dans votre tête. Si vous attendez plusieurs heures ou le lendemain pour commencer sa rédaction, il est très probable que vous passiez à côté d’éléments essentiels qui ont été dits pendant la réunion de travail. Essayez de vous remémorer le déroulement de la réunion, les faits marquants et les points clefs qui ont été évoqués pendant la réunion. Deux astuces pour vous permettre de retrouver la ligne conductrice de cette réunion :  Première astuce : toutes les réunions ont un ordre du jour établi à l’avance. Reprenez-le, cela vous permet de cadrer, étape par étape, ce qui a été dit.  Deuxième astuce : Prenez des notes au fur et à mesure de la réunion. Réservez une page par axe présent à l’ordre du jour, en notant tous les points soulevés, questions et remarques pertinentes. Si vous respectez ces deux conseils simples, vous devriez avoir une base d’éléments solide, qui vous permettront de commencer à rédiger votre compte rendu de réunion dans les meilleures conditions. Le rapport de réunion est un élément très important, et nous en verrons les raisons dans la suite de cet article. Le compte rendu est donc attendu par vos supérieurs et par les présents à la réunion rapidement. En général, il faut l’envoyer dans les 24 à 48 heures grands maximums. Le CR de réunion permettra aux premiers de voir l’avancée du projet et aux seconds de se remémorer les actions concrètes mises en place et l’articulation de celles-ci. II.3 - COMPRENDRE CE QU’EST UN COMPTE RENDU DE RÉUNION Pour faire un bon travail, il est essentiel de savoir ce qui est attendu. Quand on rédige un compte de réunion, les gens s’attendent à ce qu’il soit aussi précis et exhaustif que possible sur le déroulement de la réunion. Attention : Il ne faut pas confondre le compte rendu de réunion, avec un simple carnet de notes ou un relevé de décision. C’est un document écrit, qui résume par thèmes et points précis, ce qui a été abordé en réunion et les décisions actées. C’est un rapport informatif, qui sert à récapituler l’essentiel. On ne vous demande donc pas votre avis personnel, mais simplement un résumé concis du déroulement de la réunion. Le compte rendu de réunion pour être efficace et utile est très procédurier et doit comporter les éléments suivants :  Le titre du document et sa version: Utiles pour l’archivage  La date et le lieu de la réunion  L’objectif de la réunion: Pourquoi avoir organisé cette réunion  Les noms des participants et des absents : A défaut leurs remplaçants et leur fonction;  L’ordre du uploads/s1/ comment-rediger-un-compte-rendu-de-reunion.pdf