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Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 Version 1.1 Pub

Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 Version 1.1 Publication : Juin 2008 Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France) Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jérôme Adam (Easylife conseil) Copyright © 2008 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte de l’accessibilité. Sur cette base, il démontre qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple). . 2 Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 © 2008 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce document représentent le point de vue actuel de Microsoft Corporation sur les sujets traités à la date de publication. Etant donné que Microsoft doit s’adapter aux conditions changeantes du marché, ces informations ne doivent pas être interprétées comme un engagement de la part de Microsoft, et Microsoft n’est pas en mesure de garantir l’exactitude de toute information présentée après la date de publication. MICROSOFT NE DONNE AUCUNE GARANTIE EXPRESSE OU IMPLICITE DANS CE DOCUMENT. Les autres noms de produits ou de sociétés cités dans ce document peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs. Microsoft Corporation • One Microsoft Way • Redmond, WA 98052-6399 • Etats- Unis Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 i Sommaire 1 INTRODUCTION ........................................................................................................................1 1.1 OBJECTIFS DE CE GUIDE ....................................................................................................1 1.2 AUDIENCE DE CE GUIDE .....................................................................................................2 1.3 PRINCIPAUX LOGICIELS ILLUSTRES DANS CE GUIDE ..............................................................3 1.4 OPTIONS ET APIS D’ACCESSIBILITE AU SEIN DE LA PLATEFORME WINDOWS ..........................4 1.5 À PROPOS DE CE GUIDE .....................................................................................................6 1.6 ORGANISATION DU GUIDE ...................................................................................................6 2 QUELQUES EVOLUTIONS SIGNIFICATIVES DE MICROSOFT OFFICE WORD 2007 .........8 2.1 NOUVELLE INTERFACE UTILISATEUR ....................................................................................8 2.2 NOUVEAU FORMAT DE FICHIER OUVERT............................................................................ 10 2.3 SUPPORT AMELIORE DES AIDES TECHNIQUES ................................................................... 12 3 BIEN STRUCTURER UN DOCUMENT .................................................................................. 13 3.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 13 3.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 14 3.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 17 3.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 19 4 DONNER UNE ALTERNATIVE AUX ELEMENTS NON TEXTUELS .................................... 21 4.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 21 4.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 21 4.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 25 4.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 26 5 UTILISER LES TABLEAUX A BON ESCIENT ...................................................................... 27 5.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 27 5.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 28 5.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 31 5.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 31 6 CREER DES AIDES A LA NAVIGATION ............................................................................... 33 6.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 33 6.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 34 6.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 41 6.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 42 7 CREER DES FORMULAIRES ACCESSIBLES...................................................................... 43 7.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 43 7.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 43 7.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 50 7.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 50 8 DONNER DES INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES ....................................................... 52 8.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 52 8.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 52 8.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 55 8.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 56 9 UTILISER UNE PRESENTATION APPROPRIEE .................................................................. 57 9.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 57 9.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 58 ii Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 9.3 ÉVALUATION ................................................................................................................... 65 9.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 65 10 PUBLIER LE DOCUMENT WORD DANS D’AUTRES FORMATS ....................................... 66 10.1 PUBLIER AU FORMAT HTML ............................................................................................ 67 10.2 PUBLIER AU FORMAT PDF ............................................................................................... 69 10.3 PUBLIER AU FORMAT DOCUMENT XPS ............................................................................. 72 10.4 PUBLIER AU FORMAT DAISY XML ................................................................................... 75 11 REMARQUES EN GUISE DE CONCLUSION ........................................................................ 81 12 POUR ALLER PLUS LOIN ..................................................................................................... 82 Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 1 1 Introduction 1.1 Objectifs de ce guide Un document est accessible s'il peut être lu et utilisé par n'importe quel utilisateur, quel que soit l'outil informatique dont il dispose : écran, synthétiseur vocal, terminal braille, clavier ou dispositif de pointage spécial. Quelques considérations et principes simples doivent être pris en compte pour que le document soit accessible comme notamment :  Structurer le document en séparant le contenu (et les éventuelles données XML associées) de la présentation ;  Donner des alternatives textuelles aux éléments graphiques ;  Faire des tableaux accessibles pour afficher les données avec une organisation en facilitant l’appréhension avec une aide technique ;  Proposer des aides pour faciliter la navigation à l'intérieur du document ;  Utiliser des couleurs assez contrastées et des polices standards. Le présent document vise à démontrer qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de facilement créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple). Au travers des différentes thématiques proposées par le guide, il s’agit donc :  De mieux comprendre ce qu'est un document accessible ;  D’observer l'impact et l'intérêt de l'accessibilité sur des exemples ;  D’apprendre à créer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007 ;  D’être capable de vérifier ses productions ;  De savoir évaluer l'accessibilité d'un document. Nous avons tout à gagner à faire de l'accessibilité (numérique) un critère explicite de qualité, à la fois parce que cela permet à des personnes handicapées ou à mobilité réduite d’accéder facilement à l’information, mais aussi parce que « madame ou monsieur tout le monde » trouvera des contenus accessibles plus conviviaux et plus faciles d'utilisation. De plus en plus de personnes sont concernées. Une simple réflexion sur les perspectives démographiques (le fameux « papy boom »), nous amène à songer qu’une informatique qui soit plus utilisable par tous est une impérieuse nécessité pour des seniors actifs et qui désirent le rester. En effet les seniors sont de plus en plus adeptes des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC en abrégé), mais peuvent souffrir davantage que les jeunes générations de limitations physiques ou sensorielles. L’accessibilité est un instrument de lutte contre l’exclusion des personnes handicapées et des personnes âgées. 2 Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 Nécessité, l’accessibilité numérique garantit non seulement un accès égal à tous mais contribue également à la qualité, l’ergonomie et à la facilité d’utilisation. L’accessibilité numérique est également une obligation légale. Nous pouvons citer à ce titre :  La résolution du Parlement Européen sur l’accessibilité des sites Web publics et de leur contenus (EP resolution (2002)0325) ;  La loi n° 2005-1021 pour « l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » adoptée le 11 février 2005 avec son article 47 : « Les services de communication publique en ligne des services de l’état, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées. L'accessibilité des services de communication publique en ligne concerne l'accès à tout type d'information sous forme numérique quels que soient le moyen d'accès, les contenus et le mode de consultation. Les recommandations internationales pour l'accessibilité de l'internet doivent être appliquées pour les services de communication publique en ligne. »  Ou encore, l’adoption par les Nations Unies de la Convention relative aux droits des personnes handicapées2 le 13 décembre 2006, signée par 119 pays dont la France ainsi que par la Commission Européenne. Nous vous invitons à ce titre à consulter le livre blanc L’ACCESSIBILITE, DE QUOI S’AGIT-IL ? 3, de façon à mieux appréhender les enjeux de l’accessibilité numérique et à réfléchir sur cet élément essentiel pour lutter contre la fracture numérique. Il pourra aussi se référer aux travaux du consortium W3C4 sur l’accessibilité numérique, ou à ceux de l’association BrailleNet5 en consultant le site AccessiWeb6. Enfin, le contenu d’un même document électronique sert à de multiples usages ; les plateformes de consultation étant aujourd’hui de plus en plus diverses. Si un document produit par le traitement de texte Microsoft Office Word est accessible, il pourra être non seulement lu par des personnes handicapées avec un afficheur braille ou à l'aide d'une synthèse vocale par exemple mais également plus facilement publié sous d’autres formats tels qu’HTML ou encore le format XML DAISY7 (Digital Access Information SYstem). Le traitement de texte est le premier outil de création de documents électroniques : c’est le premier outil dans la chaîne éditoriale. 1.2 Audience de ce guide Ce guide est principalement destiné aux trois audiences suivantes : 1. Les personnes qui souhaitent produire des documents Word directement accessibles ; 2. Les personnes qui souhaitent améliorer l’accessibilité de documents Word existants ; 3. Les personnes qui souhaitent tester le niveau d’accessibilité de documents Word qu’elles ont déjà créés. 1 Loi n° 2005-102 : http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=SANX0300217L 2 Convention relative aux droits des personnes handicapées : http://www.un.org/french/disabilities/convention/index.shtml 3 Livre blanc L’ACCESSIBILITE, DE QUOI S’AGIT-IL ? : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b7864e09- be31-49d4-a608-9907d72e8720&displaylang=fr 4 W3C/WAI : http://www.w3.org/WAI/ 5 Association BrailleNet : http://www.braillenet.org/ 6 Site AccessiWeb : http://www.accessiweb.org/ 7 Consortium Daisy : http://www.daisy.org Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 3 1.3 Principaux logiciels illustrés dans ce guide 1.3.1 Microsoft Office Word 2007 Comme le titre l’indique, ce guide prend en considération la version 2007 de Microsoft Office Word. Les illustrations données respectent la version Microsoft Office Word 2007 en version française. Il convient cependant de noter que les considérations abordées dans ce guide restent valables pour les versions précédentes de Microsoft Office Word. A ce titre, vous uploads/s1/ creer-des-documents-accessibles-avec-microsoft-office-word-2007-pdf.pdf