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2.1. LA GESTION D’ESCALE DE NAVIRE 2.1.1. LE COMPTE D’ESCALE L'Agent Compte d'E

2.1. LA GESTION D’ESCALE DE NAVIRE 2.1.1. LE COMPTE D’ESCALE L'Agent Compte d'Escale est chargé de facturer l'escale du navire, les logiciels suivants servent de base à l'élaboration du compte d'escale du navire : GESTFACT (validation BAP) GESTESCALE(facturation)  Nomination/ Prestation shipping / ouverture dossier rouge Après la nomination et lorsque le navire est pris en charge par l'agent bord dédié, celui-ci ouvre un dossier rouge. Il répertorie les activités réalisées (à partir d'une liste d'activités potentielles à l'escale du navire). Le dossier rouge est transmis à la Cellule Compte d'Escale pour la facturation du navire.  Réception documents La Cellule Compte d'Escale reçoit les factures de prestations d'activités réalisées par les tiers et les enregistre.  Contrôle & Vérification En relation avec l'Agent Bord, l'Agent Compte d'Escale procède à des vérifications: - vérification des factures (tonnage, timing,..) pour le « BAP (bon à payer) » conformément au barème de redevances portuaires, à la pro- forma SIMAT Consignation FOR/SS/01, etc. - édition de la fiche multicritères et l'analyse (rapprochement aux factures reçues). Les copies des factures sont adressées à la DCF & d'autres copies conservées dans le dossier rouge.  Ouverture Facturation Le compte du nouveau client est crée après validation de sa fiche d'identification (voir disposition pour ouverture de compte client/procédure de maitrise des activités commerciales PCD/DG/04.  Edition facture (compte d'escale) / Signature L'Agent Compte d'Escale édite le compte d'escale qui est vérifié par le Chef de Cellule Compte d'Escale et signé par le RSC.  Préparation & Expédition documentaire L’Agent Compte d'Escale vérifie les coordonnées/ adresses du destinataire de l'expédition documentaire. Au besoin il apporte son assistance (justificatifs & informations nécessaires) au Service Recouvrement client de la DCF.  Surveillance Le Chef de cellule Compte d'Escale et le RSC s'assurent du respect des éléments suivants: - Délai de facturation et expédition des documents: 30jrs après départ navire - Exhaustivité de pièces justificatives - Validité des factures (hors celles réglementaires) par la présence de l'ordre du client et du visa du Commandant de bord - Conformité de la fiche multicritères à ensemble des factures des tiers - Surveillance de l'écart facture pro-forma /facture compte d'escale - Surveillance du compte du client  Enregistrements Le dossier rouge (compte d'escale) contient les pièces justificatives (factures et courriers enregistrées) et est conservé au Département Shipping. L'Agent Compte d'Escale vérifie l'exhaustivité de pièces dossiers avant sa conservation/archivage. La durée de prescription dudit dossier est de 5 ans. uploads/s1/ document-compte.pdf