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Bibliothèque des lettres et sciences humaines Direction des bibliothèques Forma

Bibliothèque des lettres et sciences humaines Direction des bibliothèques Formation EndNote X2 sous Windows : Guide d’utilisation et exercices Hiver 2009 Formatrice : Caroline Patenaude Bibliothécaire Bibliothèque des lettres et sciences humaines 514 343-6111, poste 5239 Document mis à jour en février 2009 par Caroline Patenaude Bibliothèque des lettres et sciences humaines 2 Table des matières 1. Présentation d’EndNote ......................................................................................................................3 1.1. Objectifs de la présentation.................................................................................................................3 1.2. Disponibilité du logiciel........................................................................................................................3 1.3. Fonctionnement du logiciel et documentation disponible ...................................................................4 1.4. Principaux répertoires .........................................................................................................................4 1.5. Documentation ....................................................................................................................................4 1.6. Fichiers à télécharger..........................................................................................................................4 2. Nouveautés de l’interface Endnote X2................................................................................................5 3. Exploration d’une base de données Endnote X2................................................................................5 3.1. Ouvrir une base de données déjà existante .......................................................................................5 3.2. Sélectionner, ouvrir et fermer une référence ......................................................................................6 3.3. Trier les références dans la fenêtre de visualisation ..........................................................................6 3.4. Supprimer des références...................................................................................................................6 3.5. Modifier les champs affichés dans la fenêtre de visualisation............................................................7 3.6. Visualiser une référence dans un style bibliographique particulier.....................................................7 3.7. Hiding/showing references..................................................................................................................7 3.8. Repérage des doublons dans une liste de références .......................................................................7 3.9. Consulter les statistiques d’une base de données..............................................................................8 4. La colonne des groupes......................................................................................................................8 5. Recherche dans une base de données Endnote............................................................................. 10 6. Création d’une base de données personnelle ................................................................................. 11 7. Ajout de références par saisie manuelle.......................................................................................... 11 7.1. Barre d’outils du bordereau de saisie .............................................................................................. 12 7.2. Masquer/afficher les champs vides.................................................................................................. 12 7.3. Insertion d’images, de graphiques ou de tableaux (Figures)........................................................... 12 7.4. Insérer une adresse Web dans une référence à l’aide du champ URL........................................... 13 8. Transfert de notices bibliographiques d’une base de données vers EndNote ................................ 13 8.1. Remarques préliminaires – le fichier de connexion ......................................................................... 14 8.2. Comment se procurer un fichier de connexion ? ............................................................................. 14 8.3. Interrogation d’une ressource à distance à partir d’EndNote........................................................... 14 9. Interrogation d’un catalogue de bibliothèque à distance ................................................................. 14 10. Exportation directe dans une base de données EndNote ............................................................... 15 11. Importation d’un fichier de références provenant de bases de données......................................... 16 12. La création de bibliographies ........................................................................................................... 18 12.1. Création d’une bibliographie indépendante ................................................................................. 18 13. Insertion de citations dans un document Word 2003....................................................................... 19 14. Insertion d’une citation dans Word................................................................................................... 20 16. Insertion d’une citation multiple dans un document Word ............................................................... 21 17. Insertion d’une référence dans une note de bas de page ............................................................... 21 18. Copier et déplacer une base de données Endnote ......................................................................... 21 ANNEXE 1.............................................................................................................................................................. 22 Bibliographie........................................................................................................................................................... 22 ANNEXE 2.............................................................................................................................................................. 24 Principales règles de saisie.................................................................................................................................... 24 ANNEXE 3.............................................................................................................................................................. 26 Liste sélective des fichiers de connexion des catalogues de bibliothèques .......................................................... 26 ANNEXE 4.............................................................................................................................................................. 27 Liste sélective de bases de données et de leur(s) mode(s) de transfert vers Endnote. ........................................ 27 ANNEXE 5.............................................................................................................................................................. 28 Exportation de Google Scholar vers Endnote ........................................................................................................ 28 ANNEXE 6......................................................................................................................................................... 29 Consultation de documents en texte intégral .................................................................................................... 29 1. Présentation d’EndNote EndNote est un logiciel de gestion bibliographique qui permet de : • Créer et gérer une base de données personnelle de références bibliographiques saisies manuellement ou importées de sources distantes. • Produire des bibliographies personnalisées selon un style bibliographique donné. • Insérer automatiquement des citations dans un document Word provenant d’une base de données et créer simultanément une bibliographie. • Utiliser des modèles de documents prédéfinis (gabarit d’éditeurs) pour la publication, entre autres, d’articles dans des revues scientifiques. Exemple de citations dans un document Word provenant d’une base de données et création simultanée d’une bibliographie formatée. 1.1. Objectifs de la présentation • Se familiariser avec Endnote X2. • Créer et gérer une base de données personnelle. • Interroger des ressources en ligne à l’aide du module de recherche d’EndNote. • Créer des bibliographies à partir d’une base de données EndNote. • Intégrer des références dans un document Word sous forme de citations et générer à partir de celles-ci une bibliographie à la fin du texte. 1.2. Disponibilité du logiciel • Gratuit à la logithèque pour l’ensemble de la communauté universitaire. Le télécharger à l’adresse (Windows et Mac): http://logitheque.dgtic.umontreal.ca/logiciels/ (authentification SIM requise). 3 • Pour plus d’informations concernant la compatibilité et la conversion de données entre différentes versions (Endnote 8 à X2), applications (Procite, Reference Manager) et plateformes (Mac, Windows), consulter le guide du fournisseur : http://www.endnote.com/support/helpdocs/EndNoteX2WinManual.pdf, p.123 à 129. • Il est possible de rechercher des mises à jour du logiciel installé sur votre poste en allant au menu Help > EndNote Program Update… 1.3. Fonctionnement du logiciel et documentation disponible EndNote fonctionne à l’aide de répertoires de fichiers de connexion permettant de se connecter aux catalogues et aux bases de données, de filtres d’importation pour importer les données et de fichiers de styles bibliographiques pour la mise en forme des citations et des références. Ces fichiers auront besoin d’être mis à jour, modifiés ou localisés dans leur répertoire respectif sur votre poste de travail. 1.4. Principaux répertoires Program Files\ EndNote X2 \ Examples : répertoire des bases de données disponibles. Chaque base de données est composée de 2 fichiers: un fichier .enl et un dossier .data. Program Files\ EndNote X2 \ Connections : répertoire de fichiers (.enx) permettant la connexion à des catalogues de bibliothèques ou à des bases de données distantes. Program Files \ EndNote X2 \ Filters : filtres d’importation (.enf) spécifiques aux bases de données distantes utilisés lors de l’importation de références bibliographiques. Program Files \ EndNote X2 \ Styles : styles bibliographiques (.ens) indiquant les règles de formatage des citations et de la bibliographie. Program Files \ EndNote X2 \ Templates : modèles de documents (.dot) prédéfinis dans Word (le modèle de thèses de l’UdeM y est disponible). 1.5. Documentation Manuel EndNote X2 User’s guide (format PDF) et autre documentation exhaustive du producteur Thomson ResearchSoft : http://endnote.com/support/ensupport.asp . Section Logiciels de gestion bibliographique du site Web de la Direction des bibliothèques : http://www.bib.umontreal.ca/lgb/. 1.6. Fichiers à télécharger Il est possible de télécharger les mises à jour des fichiers de connexion, des filtres d’importation et des styles bibliographiques d’EndNote à l’adresse http://www.EndNote.com/support/. Pour obtenir les mises à jour des filtres d’importation et des fichiers de connexion spécifiques aux catalogues de bibliothèques d’universités québécoises, consulter le site Logiciels de gestion bibliographique à l’UdeM à http://www.bib.umontreal.ca/LGB sous la rubrique Outils EndNote dans le menu de gauche. Consulter également les sites de bibliothèques qui, lorsque ce service est offert, contiennent généralement une section sur les logiciels de gestion bibliographique ainsi que des filtres et fichiers Endnote à télécharger afin d’accéder à leur catalogue. 4 2. Nouveautés de l’interface Endnote X2 L’interface Endnote X2 a subi plusieurs modifications, notamment : - Au bas de l’écran, une fenêtre à onglets permet de visualiser les références dans un style donné (Preview) ainsi que d’effectuer des recherches bibliographiques dans une base de données personnelle et dans des ressources en ligne (Search). Cette fenêtre peut être masquée grâce au lien Hide Tab Pane/ Show Tab Pane au bas de l’écran. - La colonne des groupes permet de créer de nouveaux types de regroupements temporaires et permanents, de façon automatique ou manuelle. Ainsi, il est possible de créer des groupes à partir de recherches effectuées dans une base locale (Smart groups), de faire des recherches dans des catalogues en ligne (Online Search) et de transférer des références d’une base de données Endnote Web à une base sur votre poste (Endnote Web). De nouveaux groupes automatiques ont aussi été ajoutés en haut de la colonne dont une corbeille (Trash) où sont déplacées les références supprimées avant d’être définitivement éliminées. - Une barre d’outils offre de nouveaux raccourcis vers des fonctions fréquemment utilisées dont la barre déroulante de styles, l'exportation/importation de références, certaines fonctions CWYW, une boite de recherche rapide… Barre d’outils principale Fenêtre des groupes : - Automatic groups (dont la corbeille) - Custom groups - Smart Groups - Online Search - Endnote Web Fenêtre des références Fenêtre à onglets : - Visualisation d’une référence formatée - Recherche (locale et distante) 3. Exploration d’une base de données Endnote X2 3.1. Ouvrir une base de données déjà existante 1. Choisir Open an existing EndNote Library ou, dans le menu du haut, File > Open. 2. Choisir : EndNote > Examples > Sample_Library.enl. 3. Cliquer sur le bouton Ouvrir. 5 3.2. Sélectionner, ouvrir et fermer une référence 1. Pour se déplacer dans la fenêtre de visualisation et sélectionner une référence, cliquer sur une référence avec la souris, se déplacer avec les flèches du clavier ou taper directement dans la fenêtre les premières lettres de l’auteur, du titre…, selon le critère de tri en vigueur. 2. Pour sélectionner plusieurs références éparses, cliquer sur les références désirées en maintenant la touche Ctrl enfoncée. 3. Pour sélectionner plusieurs références qui se suivent dans la liste, cliquer sur la première référence puis sur la dernière en maintenant la touche Shift enfoncée. 4. Pour sélectionner toutes les références à l’intérieur d’une base, choisir le menu Edit > Select All. Pour inverser l’opération, choisir le menu Edit > Unselect All [ctrl+a]. 5. Pour ouvrir une référence, double-cliquer sur la référence, utiliser le bouton Entrée ou le raccourci clavier ctrl+e. 6. Pour fermer la référence et retourner uploads/s1/ endnotex2-blsh-1-h09.pdf