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I- GESTION DU SECRETARIAT A- Présentation du secrétariat Le secrétariat se prés

I- GESTION DU SECRETARIAT A- Présentation du secrétariat Le secrétariat se présente comme : 1. Un emploi, une fonction de secrétaire ; 2. Un métier de secrétaire : apprendre le secrétariat ; 3. Lieu où se fait le travail du secrétaire / un bureau où un ou plusieurs secrétaires travaillent à des écritures, à des expéditions, des enregistrements, des classements ; 4. Un ensemble des tâches concernant la gestion, l’organisme de quelque chose Par conséquent, Le secrétariat est un métier de bureau qui consiste à s'occuper, pour le compte d'un autre employé ou agent, de son courrier, de ses communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions, de la gestion de son emploi du temps. Il allège de certaines activités notamment en contribuant à l'organisation de ses actions, etc. d’où la nécessité d’avoir une personne à cette fonction communément appelé secrétaire*. Bien que le secrétariat soit vu sous un angle global, il est indéniable que ce dernier en fonction de la qualification se repartie en plusieurs losanges, sans perdre de vu que son point focal est la gestion administrative. C’est ainsi que dans une entreprise comme la nôtre, dotée de plusieurs directions auxquelles sont greffés des départements/divisions et services, nous devons rencontrer des secrétariats englobant…………..bien que pas respecté. - Le secrétariat comptable - Le secrétariat juridique - Le Secrétariat technique - Le Secrétariat médical etc… Définition de La secrétaire : Ce mot a plusieurs définitions mais celle que nous retenons est une/un employé(e) qui s'occupe du secrétariat d'une entreprise, d'un organisme, d'un bureau ou d'un privé. Bref une symétrie du mot secrétariat Quelle est l'importance/rôle d'une/un secrétaire ? Une/un secrétaire occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Elle/il a pour rôle réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e- mails, gérer l'agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers, organiser, par exemple, le travail de votre supérieur ou de tout un département. En tant que secrétaire, vous avez un rôle de soutien et vous êtes en charge de tout le travail de secrétariat, bref jonglant en multitude en fonction de l’importance et le volume des tâches que lui accorde sa hiérarchie. Les qualités d’une bonne secrétaire : Une/un secrétaire doit avant tout être organisé et minutieux. Elle/Il doit en outre posséder de très bonnes qualités rédactionnelles et doit savoir faire preuve de rigueur au quotidien. Un esprit d'analyse et de synthèse est également très important dans ce métier où les comptes rendus sont nombreux. Elle/il se doit donc d'avoir une très bonne capacité d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les secrétaires doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission, d’où :  Une bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.  Une bonne capacité d'adaptation.  Un sens du contact.  L'esprit d'initiative.  Sans oublier la discrétion qui en demeure la règle d’or. Sens du « quiproquo » Aujourd’hui le mot secrétaire connait une évolution dans certaines entreprises. Cette dernière est fonction des niveaux de responsabilités, bien que l’appellation « secrétaire » tant à disparaitre pour faire place à celle de « assistante », il n’en demeure pas moins que la base reste la même. À ne pas confondre avec assistant RH, assistant médical, assistant comptable etc…. Ainsi nous pouvons avoir une :  Secrétaire/bureautique,  Secrétaire de direction,  Assistante de direction,  Attaché de direction. Par ailleurs, qu’on vous appelle « secrétaire » ou « assistante » ceci n’a rien à voir avec la catégorie ou le poste que vous occupez mais plutôt des responsabilités qui vous sont assignées. Toujours est-il que quel que soit la thèse que vous défendez, il est sans doute reconnu qu’il existe bel et bien une différence entre une/un secrétaire et une /un assistante de direction et ceci à plus d’un niveau, ainsi de suite…... Chaque entreprise ayant ses réalités, il sera déconseillé de venir plaquer une logique parisienne à celle de notre société. B- Présentation du secrétariat  L’heure au travail  La prise de contact journalière avec son sein de travail et celui de celui du/des chef(s)  La courtoisie  L’accueil  La prise en compte  L’usuel du courrier Exégèses C- Les audiences L’audience est une entrevue accordée par une personnalité à quelqu’un qui la sollicite. Celle-ci se présente parfois sous la forme de rendez-vous indiquant une rencontre prévue entre deux ou plusieurs personnes dans un lieu à une même heure. Les secrétaires et assistantes reçoivent tous les jours pour leurs directeurs, des visiteurs internes et/ou externes qui souhaitent les rencontrer. Sauf en cas de consignes particuliers, lorsque nous faisons face à une audience, nous devons nous rassurer s’il s’agit d’un rendez-vous ou pas. Les directeurs ayant un emploi du temps parfois très surchargé, nous ne devons pas laisser accès ouverte à toute personne désirant les rencontrer pour tous types de sollicitations. Pour permettre à ces derniers de mieux gérer leur emploi du temps, nous devons nous munir des demandes d’audience (tout dépend de la forme) mais cette dernière devra contenir des informations nécessaires à l’identification de la personne et à son besoin (voir pièce jointe) d’où la nécessité de savoir comment les gérer ? Comment gérer des audiences : Ces dernières doivent se gérer en fonction :  des instructions reçues de son directeur  du temps  des urgences  de la personne que vous avez en face de vous.  sur agenda. Exégèses au cas par cas (5). D- La gestion de l’Agenda. Un agenda peut se définir comme :  un registre ou carnet pré daté sur lequel on inscrit jour par jour ce qu’on doit faire.  un ensemble de chose à traiter dans une période donnée ; un emploi du temps (par exemple avoir un agenda surchargé) Littéralement « agenda » signifie donc « ce qui doit être fait » ou, mieux : « [les choses] à faire ». En anglais, il signifie « ordre du jour ». La gestion de ce dernier n’est pas verbale. Celle-ci se matérialise par enregistrement calendaire ou « outlook » En tant que secrétaire nous devons constamment renseigner notre agenda, car celui-ci nous permet de maîtriser notre programme et celui de notre chef et même de mieux gérer le temps. Il vous permet également de porter un rappel à votre chef si jamais il venait à oublier une importante réunion ; rendez-vous et de faire le suivi de ses activités. E- Le traitement, transmission et suivi des documents Le document peut se définir comme un texte écrit servant de preuve ou pièce quelconque destinée à être consultée dans le cadre d'une étude, d'une recherche. C’est également une archive numérique qui sera utilisé plusieurs fois dans le temps, probablement par plusieurs personnes impliquées dans le projet  Traitement du document Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes successives qui peuvent varier selon la nature du document traité. Il couvre des tâches allant de la réception du document à sa mise à disposition auprès des intéressés o Traitement matériel : réception et estampillage; reliure et réparation; classement. o Traitement technique : catalogage ; bulletinage; exemplarisation. o Traitement intellectuel : indexation ; analyse documentaire ; cotation.  Transmission du document est utilisée pour envoyer des documents mis à jour à des entreprises collaborant sur un sujet. Si vous travaillez avec des documents qui seront modifiés au fil du temps par des utilisateurs différents, envoyez-les en utilisant la transmission. Lorsque vous utilisez une transmission, les documents que vous transmettez sont mis à jour dans les registres de documents des destinataires, assurant ainsi le suivi Aconex (de contrôle) et la trace des modifications. Ceci se passe automatiquement ou manuellement, selon les paramètres mis en place par l’entreprise. Et tous les détails du document, y compris la révision, la date de la révision etc…sont inclus dans la transmission.  Suivi d’un document Le suivi d’un document est le processus systématique du recueil, de l’analyse et de l’utilisation d’information visant à déterminer en continu les progrès du document en vue de la réalisation de son objectif et à guider les décisions relatives à sa gestion. Exégèses au cas lorsque nous recevons un document…. F- Le classement Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du classement et de l’archivage. Il doit pouvoir retrouver les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne une structure logique et hiérarchique qui permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que les organismes produisent ou qu’ils reçoivent dans le cadre de leurs activités. Les opérations qui participent au classement des documents sont très souvent perçues comme contraignantes et reléguées au second plan, uploads/s1/ formation-sur-la-gestion-du-secretariat-et-du-courrier.pdf