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FICHE PRATIQUE N°11 www.animafac.net Communication 1 Réaliser un dossier de pré

FICHE PRATIQUE N°11 www.animafac.net Communication 1 Réaliser un dossier de présentation Le dossier de présentation, c’est la carte de visite de votre association. Au sens figuré bien sûr, car même résumé, le bilan de vos activités ne saurait tenir sur un bristol de cinq centimètres sur huit ! Il n’en reste pas moins que ces quelques pages vous permettront de vous introduire auprès de potentiels partenaires institutionnels et financiers. Disons-le autrement : pas de dossier de présentation, pas de financements. Pas de financements, pas de projets. Pas de projets, pas d’association. Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de vous lancer dans ce périlleux exercice, cette fiche pratique est faite pour vous. Si vous en possédez un, mais que personne ne vous rappelle jamais, ces quelques lignes vous sont également destinées. 1. PrEmIèrE éTAPE : lA rédACTIOn QuelQues Questions préliminaires... Les projets de votre association, personne ne les connaît mieux que vous. En effet, combien de nuits avez-vous déjà passé à re- faire le monde autour d’un verre avec vos amis ? Malheureuse- ment, même si ces discussions forgent votre motivation, les res- tituer telles quelles dans un dossier destiné à la Mairie ou à une entreprise n’a pas de sens. Avant de réaliser votre dossier de présentation, prenez donc un temps avec les membres de l’association pour discuter de la manière dont vous souhaitez vous présenter et expli- quer vos projets : quels points doivent être mis en exergue ? Quels arguments peuvent être avancés pour expliquer le bien-fondé de votre démarche ? À qui s’adresse votre dossier ? Le plan du dossier L’imagination, la fantaisie, l’originalité ou encore l’humour ont leur place dans un dossier de présentation... A condition de s’intégrer dans un plan clair et rigoureux, voire légèrement psychorigide, dont nous allons vous présenter les principaux éléments . Attention cependant : « plan psychorigide » ne signifie pas « ab- sence de souplesse ». Nous vous livrons ici quelques billes, mais le dossier unique et parfait n’existe pas. À vous d’adapter vos arguments à la sensibilité de votre interlocuteur. Vous ne van- terez pas les mêmes qualités selon que vous vous adressez à une collectivité territoriale ou à un magazine culturel. aUne couverture La couverture doit donner quelques informations essentielles : le nom de votre association et/ou projet, sa date et son lieu de réalisation. Elle doit également vous identifier visuellement : logo, photo, identité graphique de l’association, etc. Enfin, vous pouvez ajouter les logos de vos partenaires (après leur avoir demandé leur avis, bien entendu) et les prix ou labels que vous avez pu ob- tenir pour vos actions. aUn sommaire Un dossier de présentation sans sommaire, c’est un peu comme un film tchèque sans sous-titres : impossible à déchiffrer. Re- prenez les grandes parties de votre plan et indiquez clairement le numéro de la page correspondante. Inutile cependant de faire apparaître les sous-sous-parties de vos sous-parties. Cela nuit à la lisibilité du sommaire. aUne introduction L’introduction doit expliquer synthétiquement votre projet, ses enjeux et la démarche de votre association, le tout en une page. Au risque de briser vos illusions, sachez que beaucoup de vos interlocuteurs arrêteront là leur lecture. Ce préliminaire doit donc répondre aux questions essentielles, les fameux 5W (who, what, when, where, why) auxquels on peut ajouter une sixième question qui, bien que ne commençant pas par W, n’en reste pas moins pertinente : how (traduction pour les non-anglophones : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment ! ). aUne présentation détaillée de votre projet Séduit par votre introduction, le futur partenaire potentiel a dé- cidé de poursuivre sa lecture pour en savoir plus sur votre projet. C’est déjà bien. Pour achever de le convaincre, proposez : Une analyse détaillée de l’opération prouvant que votre projet est viable et pertinent : présentation du territoire, moyens mis en œuvre, retour sur des projets similaires, etc. Votre interlocuteur doit avoir compris tout l’intérêt qu’il a à financer votre projet : c’est le seul moyen pour qu’il ne referme pas illico le dossier en arrivant sur la page qui suit... Le budget prévisionnel. Un budget contient une colonne dépenses et une colonne recettes. Quoi qu’il arrive et en toutes circonstances, les totaux de ces deux colonnes doivent être égaux. Si ça n’est pas le cas, soit votre calcul est faux, soit votre projet est mal barré. Enfin, n’hésitez pas à booster votre budget et à demander un peu plus : les partenaires donnent généralement moins que ce que vous leur demandez. Le calendrier prévisionnel, histoire de prouver que, oui, votre pro- jet verra le jour. Un plan de communication. Cette partie est très impor- tante puisqu’elle permet à vos futurs partenaires de voir comment leur participation sera valorisée (dossier de presse, flyers et affiches portant leur logo, etc). Si vous souhaitez faire financer un projet développé hors du territoire dudit partenaire (action de solidarité internationale, par exemple), expliquez comment vous comptez en rendre compte après la réalisation du projet, sur le territoire du financeur : exposition, débat, etc. aUne présentation de vos partenaires Dire que d’autres vous ont fait confiance a toujours le don de motiver les foules, selon ce vieil adage qui veut que l’on ne prête qu’aux riches. aUne présentation des porteurs du projet De nombreux éléments concernant votre association, sa démarche et ses valeurs ont déjà été abordés dans l’introduction. Vous pouvez néanmoins profiter de cette partie pour enfoncer le clou et rappeler brièvement l’historique et l’objectif de votre struc- ture. Même si un peu d’idéalisme ne fait pas de mal, évitez les ar- guments type « sauver l’humanité » (trop Miss Monde). Préférez des buts moins ambitieux, mais concrets et réalisables. Proposez également de (très) rapides portraits des principaux membres de l’équipe, histoire de personnaliser votre structure et de permettre à vos futurs partenaires d’identifier leurs contacts. aDes annexes Proposez des photos, des coupures de presses d’événements passés, des tableaux prévisionnels... Mais n’éditez pas une ency- clopédie sous prétexte de prouver que vous avez de la matière. Une annexe sert à apporter un éclairage sur un point du dossier : si ça n’est pas le cas, elle est inutile. Pour que le lecteur aille lire ces éléments complémentaires, prévoyez des renvois dans votre texte. QuElQuES rECOmmAndATIOnS STylISTIQuES... aL’orthographe Un docier bourés de faute d’orthographes peu s’avéré trait vites exaspérent et dificile à lyre. Lisez et relisez votre dossier, faites-le corriger par les membres de l’association, vos amis, votre famille et toute personne maîtrisant un tant soit peu les règles orthographiques et grammaticales. Lorsque votre dos- sier part à l’impression, vous devez être absolument certain qu’aucune coquille n’a pu échapper à votre vigilence... (oups !) aStyle et vocabulaire Ne vous lancez pas dans de grands effets de style : préférez des phrases courtes et sobres, qui permettront au lecteur de ne pas s’arracher les cheveux par poignées en tentant de comprendre ce que vous avez voulu dire. Comme pour le contenu, tentez d’adapter votre style et votre ton aux codes du partenaire visé : allez faire un tour sur son site Internet, lisez ses documents de communication afin de vous imprégner de son vocabulaire. Une entreprise comme une collectivité vous écouteront plus faci- lement si vous parlez leur langue. Enfin, souvenez-vous que si votre but est d’obtenir des sous, vous ne faites pas non plus l’aumône : inutile de supplier. Si votre projet est bien ficelé et vos arguments finement avan- cés, vous convaincrez sans avoir besoin d’apitoyer votre inter- locuteur. fiches pratiques 2 3 2. dEuxIèmE éTAPE : lA mISE En fOrmE De même qu’on ne rencontre pas un partenaire en espadrilles trouées, on n’adresse pas un dossier de présentation à la mise en forme peu soignée. L’aspect de ce document de communication forgera la première image que votre interlocuteur se fera de votre association. la présentation aLe choix de la police On distingue généralement les polices basiques, dont la principale qualité réside dans leur lisibilité, et les polices plus travaillées et originales qui véhiculent une identité, voire un message. Afin de ne pas entraver la lecture, le corps de votre texte doit impé- rativement être écrit dans une police basique : times, arial, hel- vetica, trebuchet... vous avez l’embarras du choix. Evitez tout de même le style « comic », trop enfantin, qui risque de nuire à votre crédibilité. Pour les grands titres, vous pouvez opter pour une po- lice un peu plus originale : le site www.dafont.com propose des milliers de « fonts » (« polices ») gratuites et téléchargeables sur Mac comme sur PC. Privilégiez toujours la lisibilité à l’esthé- tisme et souvenez-vous que, du gothique au graffiti, le choix d’une police n’est pas anodin. Dernière règle, valable pour tout support de communication : jamais plus de trois polices (parties, titres et corps du texte) dans un même document. aLa mise en page Rien de plus rébarbatif qu’une page tartinée de caractères dont la simple vision vous inspire une seule pensée : dormir. Pour que votre document soit clair et donne envie de s’y plonger, commen- cez par uploads/s1/ fp-dossier-presentation.pdf