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OBJECTIFS DE CONTROLE A. S’assurer que les séparations de fonction sont suffisa

OBJECTIFS DE CONTROLE A. S’assurer que les séparations de fonction sont suffisantes. B. S’assurer que tous les achats (retours) sont saisis et enregistrés (exhaustivité). C. S’assurer que toutes les factures (avoirs) enregistrées correspondent à des achats réels de l’entreprise. D. S’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués. E. S’assurer que tous les charges, ainsi que les produits connexes sont enregistrés dans la bonne période. F. S’assurer que tous les achats, ainsi que les charges et produits connexes sont correspondent imputés, totalisés et centralisés. QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 1/9 1. ACHATS – FOURNISSEURS Etablissement et mise à jour : Supervision : Etabli par ………………………le ……………. Par ………………le …………. Mis à jours par ………………..le ……………. Par ………………le …………. Mis à jours par ………………..le ……………. Par ………………le …………. Mis à jours par ………………..le ……………. Par ………………le …………. QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 2/9 OBJECTIF DE CONTROLE A. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS ACHATS-FOURNISSEURS Personnel concerné Fonctions 1. demandeurs d’achats 2. Etablissement des commandes 3. Autorisation des commandes 4. Réparation 5. Comparaison commanfde-facture 6. comparaison bon de réception-facture 7. imputation comptable 8. vérification l’imputation comptable 9. bon à payer 10. tenue du journal des achats 11. tenue des comptes fournisseurs 12. rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes 13. rapprochement des fournisseurs avec le compte collectif 14. centralisation des achats 15. signature des chèques 16. envoi des chèques 17. acceptation des traites 18. tenue du journal des effets à payer 19. tenue du journal de trésorerie 20. annulation des pièces justificatives 21. accès à la comptabilité générale 22. suivi des avoirs QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 3/9 OBJECTIF DE CONTROLE B. S’assurer que tous les achats (retours) sont saisis et enregistrés (exhaustivité) QUESTIONS Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 1. Toutes les marchandises reçues sont- elles enregistrées : a) Sur des documents standard ? b) Prénumérotés ? 2. tous les services reçus sont-ils enregistrés : a) Sur des documents standard ? b) Prénumérotés ? 3. Toutes les marchandises retournées et les réclamations effectuées sont enregistrées sur des documents : a) Standard ? b) Prénumérotés ? 4. le service comptable vérifie-t-il la séquence numérique des : a) Bons de réception ? b) Bons de retour ou de réclamation pour s’assurer qu’il les reçoit tous ? 5. le service comptable tient-il un registre des réceptions et des retours ou réclamations pour lesquels les factures et avoirs n’ont pas été reçus ? 6. ce registre : a) Fait-il l’objet d’une revue régulière pour identifier la cause des retards ? b) Sert-il à évaluer les provisions pour factures et avoirs à recevoir ? 7. le journal des achats est-il rapproché de la liste des réceptions retours ou réclamations pour s’assurer que toutes les factures et tous les avoirs sont comptabilisés ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 4/9 QUESTIONS Réf. Diag OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 8. Les produits afférents aux achats (ristournes) sont-ils identifiés au fur et à mesure des réceptions pour permettre de vérifier que : a) Les avoirs sont reçues ? b) Les factures sont comptabilisées ? 9. les charges afférentes aux achats (frais de transport) sont-elles identifiées au fur et à mesure des réceptions pour permettre de vérifier que : a) Les factures sont reçues ? b) Les factures sont comptabilisées 10. lorsque les factures et avoir sont envoyés dans les services pour contrôle, le service comptable garde-t-il la trace de ces envois : a) Pour suivre les retours b) Identifier les factures non enregistrées ? 11. les comptes fournisseurs sont-ils régulièrement rapprochés : a) Du compte général ? b) Des relevés fournisseurs ? 12. lorsque le système prévoit le rejet d’opérations non conformes, ces rejets sont-ils : a) Listés ? b) Suivis pour vérifier qu’ils sont tous recyclés ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 5/9 OBJECTIF DE CONTROLE C. s’assurer que toutes les factures (avoirs) enregistrées sont correspondent à des achats réels de l’entreprise QUESTIONS Réf. Diag OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 1. Les factures et avoirs reçus ne peuvent-ils être enregistrés que s’ils sont rapprochés d’un bon de réception, retour ou réclamation ? (ou autre justificatif pour les services). 2. les bons de réception, retour ou réclamation sont-ils accrochés aux factures et avoirs pour éviter leur utilisation multiple ? 3. les factures et avoirs enregistrés sont- ils annulés pour éviter leur enregistrement multiple ? 4. les doubles de factures et avoirs sont- ils identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation ? 5. la comptabilisation de duplicata est- elle interdite ou soumise à autorisation particulière ? 6. les factures et avoirs sont-ils rapprochés des bons de livraison, de retour ou réclamation et des bons de commande pour éviter les erreurs de facturation ? 7. la liste des fournisseurs autorisés est- elle régulièrement mise à jour et contrôlée ? 8. l’ouverture d’un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à autorisation ? 9. existe-t-il une liste des personnes habilitées à engager la société (éventuellement avec des plafonds) ? 10. les opérations diverses relatives aux opérations d’achats sont-elles soumises à autorisation avant enregistrement ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 6/9 OBJECTIF DE CONTROLE D. S’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués : QUESTIONS Réf. Diag OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 1. les factures et avoirs reçus sont-ils vérifiés quant aux : a) Quantités ? b) Prix unitaires ? c) Calculs ? d) TVA ? e) Autres déductions ou charges ? 2. l’évaluation des provisions pour factures et avoirs à recevoir est-elle : a) Vérifier par une personne indépendante de celle qui l’établit ? b) Rapprochée des factures et avoirs réels ultérieurement ? 3. lorsque des achats sont effectués en devises étrangères : a) les personnes chargées de la comptabilisation sont-elles régulièrement informées des taux à utiliser ? b) les montants concernés sont-ils facilement identifiables pour permettre l’actualisation des taux en fin de période ? 4. les bons de commandes non honorés sont ils : a) chiffrés ? b) totalisés ? pour évaluer les engagements de la société. QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 7/9 OBJECTIF DE CONTROLE E. s’assurer que tous les achats, ainsi que les produits et charges connexes sont enregistrés dans la bonne période. QUESTIONS Réf. Diag OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures En fin de période, la comptabilité utilise-t-elle : a) la liste des bons de livraison non facturés ? b) la liste des bons de retours et de réclamation sans avoir ? c) la liste des factures connexes (frais de transport) ? d) la liste des produits afférents aux achats (voir BBI) ? pour évaluer les provisions pour factures et avoirs à recevoir Commentaire aire 2. la comptabilité est-elle informée des derniers numéros de séquence des documents ci-dessus pour pouvoir vérifier la cohérence des dates d’arrêtés ? 3. l’apurement des provisions ainsi constatées d’une période sur l’autre est elle vérifiée par une personne indépendante ? 4. pour les charges récurrentes (loyers, assurances…) s’assure-t-on que le montant passé en charge correspond à la période ? 5. pour les charges spécifiques (publicité, honoraires…) la comptabilité a-t-elle les moyens : a) d’obtenir les informations nécessaires à l’évaluation des provisions ? b) au contrôle du bien-fondé des montants concernés ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 8/9 OBJECTIF DE CONTROLE F. S’assurer que tous les achats, ainsi que es charges et produits connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés. QUESTIONS Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 1. Les personnes chargées d’imputer les factures disposent-elles : a) D’une liste des codes fournisseurs ? b) D’un plan comptable ? c) De règles d’imputation précises (notamment pour ce qui concerne la distinction entre charges et immobilisation et la récupération de la TVA, 2. ces documents sont-ils régulièrement mis à jour ? 3. vérifie-t-on que ces mises à jours diffusées et utilisées par les personnes chargées des imputations ? 4. les imputations données sur les factures et avoirs sont-elles vérifiées de façon indépendantes ? Y compris les imputations en comptabilité analytique et celles servant aux analyses nécessaires à la préparation de l’annexe et au calcul de charges et produits connexes 5. les relevés, reçus des fournisseurs sont-ils régulièrement rapprochés des comptes individuels ? a) Analyse ? b) Corrigés ? 6. les comptes fournisseurs sont-ils régulièrement lettrés et analysés pour identifier les erreurs d’imputation éventuelles ? 7. les erreurs décelées sont-elles : a) Soumises à un contrôle indépendant ? b) Corrigées ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Achats- Fournisseurs Folio 9/9 QUESTIONS Réf. Diag OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 8. La totalisation des journaux d’achats est-elle régulièrement vérifies ? 9. la balance fournisseurs est-elle régulièrement rapprochée du Grand- livre ? Si des écarts sont constatés, sont-ils uploads/s1/ gat-qcp-qci-audit.pdf