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Mémoire de stage / Juin 2010 Diplôme national de master Domaine – sciences huma

Mémoire de stage / Juin 2010 Diplôme national de master Domaine – sciences humaines et sociales Mention – information et communication Spécialité – sciences de l’information et des bibliothèques La gestion documentaire à l’ère du numérique : Mise en place d’une base de données à l’Association Internationale de la Sécurité Sociale, à Genève (AISS) Anna Soulé Sous la direction du : Tuteur : Marie-Françoise Defosse Maître de conférences associée à l’ENSSIB Responsable de stage : Yannick D’Haene Directeur de l’Observatoire de la Sécurité Sociale à l’AISS SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 3 - Remerciements Je tiens tout d’abord à remercier Yannick D’Haene de m’avoir donnée la chance et l’opportunité de faire ce stage ainsi que Patricia Weinert pour son suivi régulier tout au long du déroulement de la mission. Je remercie surtout D. Fabbri-Lovatti et P.M. pour leur accueil et la confiance qu’ils m’ont accordée. Je souhaite également remercier L. Rey pour ses conseils et la disponibilité dont elle a fait preuve à mon égard. Je remercie également Marie-Françoise Defosse pour son écoute et ses remarques avisées. Je remercie enfin toutes les personnes qui ont pu contribuer au bon déroulement de mon stage. SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 4 - Résumé : Depuis 2007, le service documentation de l’AISS connait une restructuration de ses activités. En quelques années, les documentalistes sont passés d’une logique bibliothéconomique traditionnelle à une logique de veille et de gestion de contenus Web. C’est dans ce contexte que s’est déroulée ma mission qui était d’élaborer, d’implémenter et de concevoir les modalités de diffusion d’une base de données des rapports annuels et statistiques des caisses de sécurité sociale membres de l’AISS. Chaque étape du projet a fait transparaitre la mutation que connait actuellement le métier de gestionnaire de l’information et les enjeux qui en découlent. Descripteurs : Association Internationale de la Sécurité Sociale Service documentation - Activité documentaire - Réorganisation Système gestion base de données - SQL Base de données - Implémentation Fouille Web - Recherche documentaire Diffusion information Portail Web Abstract : Since 2007, the Documentation Service of the ISSA has been restructuring its activities. In just a few years, the librarians have moved from a traditional librarian method to the monitoring and management of web contents. In this context, my mission was to develop and implement the methods of disseminating a database of annual and statistical reports of social security institutions that are members of the ISSA. Each part of this project has reflected the transformation that is currently taking place in the information’s manager profession and the related issues stemming from this change. Keywords : International Social Security Association Documentation center - Documentation activity - Reorganization Database Management Systems - SQL Database - Implementation Web mining - Document retrieval Information dissemination Web portal SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 5 - Cette création est mise à disposition selon le Contrat : Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale-Pas de Modification 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/fr/ ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 6 - Sommaire SIGLES ET ABRÉVIATIONS ........................................................................... 8 INTRODUCTION ............................................................................................. 9 PARTIE 1 : ANALYSE DE L’EXISTANT ET DES BESOINS ............................ 10 1. Présentation de la structure ................................................................. 10 1.1. Promouvoir et développer la sécurité sociale à travers le monde .... 10 1.2. Une association au service de ses membres ................................... 11 1.3. Les Bureaux de liaisons et les commissions techniques .................. 12 2. Un contexte de changement ............................................................... 12 2.1. La Nouvelle AISS .............................................................................. 12 2.2. Le portail Web de l’AISS ................................................................ 13 3. Le service documentation .................................................................. 14 3.1. Le service documentation : mutation et évolution du travail documentaire .......................................................................................... 14 3.2. Outils et Projets ............................................................................. 15 3.2.1. Le personnel du centre ............................................................ 15 3.2.2. Le fonctionnement du service documentation ........................... 16 La place des tâches bibliothéconomiques traditionnelles .................... 16 SIBG, sélection des sources et indexation.......................................... 16 Veille documentaire ........................................................................... 17 Outils de travail collaboratif ............................................................... 17 3.3. Le fonds documentaire du centre .................................................... 17 3.4. Public du centre ............................................................................. 18 PARTIE 2 : ANALYSE ET ORIENTATION DE LA MISSION ............................ 19 1. Enjeux de la mission .......................................................................... 19 1.1. Optimiser le service aux membres .................................................. 19 1.2. Mettre en valeur un fonds inexploité ............................................... 19 1.2.1. Une source d’informations supplémentaire sur les pays ............ 19 1.2.2. Développer un véritable service à valeur ajoutée ...................... 20 1.2.3. Dépasser l’écueil des langues .................................................. 21 1.3. Stopper une perte d’informations .................................................... 21 2. Les rapports annuels et statistiques : une documentation spécifique 22 2.1. Le rapport annuel ou rapport d’activité ............................................ 22 2.2. Le rapport statistique ..................................................................... 23 2.3. Élargissement de la cible documentaire .......................................... 23 3. Approche méthodologique et opérationnelle de la mission .............. 23 3.1. Les étapes de la mission ................................................................ 23 3.2. Point méthodologique..................................................................... 24 3.2.1. Outils d’aide à la gestion de projet ........................................... 24 Gestion du temps : GanttProject ........................................................ 24 Logiciel de MindMapping : FreeMind .................................................. 24 3.2.2. Méthodes et Outils................................................................... 24 Benchmarking et relevé de bonnes pratiques ..................................... 24 Validation du travail par les professionnels de l’AISS .......................... 25 Participer à la logique d’intelligence collective .................................... 25 SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 7 - PARTIE 3 : RÉALISATION ET INSERTION DE LA BASE DES RAPPORTS ... 26 1. La constitution de la base de données .............................................. 26 1.1. Rappel de l’existant ........................................................................ 26 1.2. Le sourcing .................................................................................... 26 1.3. L’indexation et le traitement des rapports recensés ......................... 27 2. L’insertion de la base dans le SIGB ................................................... 28 2.1. Scenario 1 : Insertion manuelle du classeur Excel dans PMB .......... 29 2.2. Scénario 2 : Insertion d’une partie du classeur Excel dans PMB ...... 30 3. PMB et la Norme UNIMARC ................................................................ 31 3.1. Full Web et UNIMARC : entre rigidité et compatibilité ...................... 31 3.1.1. Php My Bibli : un SIGB issu des technologies Web ................... 31 3.1.2. La standardisation des notices dans PMB ................................ 31 3.2. La norme UNIMARC : De MARC à XML MARC ............................... 32 3.2.1. Le cas du service documentation de l’AISS .............................. 32 3.2.2. UNIMARC ET XML : Rencontre du Web et de la Bibliothéconomie 33 4. Création d’une grille de catalogage spécifique dans PMB ................ 33 5. Vérification de la migration ................................................................ 34 5.1.1. PMB : les fonctionnalités de paniers et de procédures par lots .. 34 5.1.2. Les requêtes SQL et la structure de la base PMB ..................... 35 6. Conclusion Partielle ........................................................................... 36 PARTIE 4 : CONCEPTION D’INTERFACES ADAPTÉES À LA DIFFUSION .... 37 1. Diffuser : OÙ? ..................................................................................... 37 2. Scénarii de diffusion et conception d’interfaces adaptées ................ 37 2.1. Associés à la liste des organisations membres................................ 37 2.2. Dans les profils de pays ................................................................. 38 2.3. Au sein d’une section dédiée .......................................................... 38 2.3.1. L’interface de recherche simple................................................ 38 Rappel des objectifs .......................................................................... 38 Contenu de la page ........................................................................... 39 2.3.2. L’interface de recherche multicritères ....................................... 39 2.3.3. L’affichage des résultats .......................................................... 39 2.3.4. L’affichage complet d’une notice .............................................. 40 2.3.5. La réalisation des interfaces .................................................... 40 2.4. Le moteur de recherche multi-bases ............................................... 40 3. Vers une pérennité de la base des rapports ...................................... 40 3.1. Vérifier les liens ............................................................................. 40 3.2. Une veille sur une sélection de sites ............................................... 41 4. Conclusion Partielle ........................................................................... 42 CONCLUSION ............................................................................................... 43 BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................... 45 TABLE DES ANNEXES ................................................................................. 49 GLOSSAIRE ................................................................................................ 101 INDEX ......................................................................................................... 103 TABLES DES ILLUSTRATIONS .................................................................. 104 SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 8 - Sigles et abréviations AISS : Association Internationale de la Sécurité Sociale BIT : Bureau International du Travail CMS : Contents Management System DSI : Diffusion Sélective de l’Information GED : Gestion Électronique de Documents GEIDE : Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise I.D.: Information Documentation I.P. : Internet Protocol OPAC : Online Public Access Catalog PHP : Hypertext Preprocessor SGBD : Système de Gestion de Bases de Données SIGB : Système Intégré de Gestion de Bibliothèques SSO : Social Security Observatory / Observatoire de la Sécurité Sociale SSP : Social Security Promotion / Promotion de la Sécurité Sociale SSW : Social Security Worldwide SQL : Structured Query Language RSS : Really Simple Syndication TIC : Technologies de l’Information et de la Communication WAMP : Windows - Apache – My SQL – PHP SOULE Anna | Master SIB - SDN | Mémoire de stage | juin 2010 - 9 - Introduction La démocratisation massive des Technologies de l’Information et de la Communication1 a profondément impacté le travail du bibliothécaire et du documentaliste. Le service documentation de l’Association Internationale de la Sécurité Sociale (AISS) ne fait pas exception à la règle. Depuis 2007, et sous l’impulsion d’une évolution globale de l’association, ce service connait une réorientation de uploads/s1/ gestion-documentaire-a-l-ere-du-numerique-pdf 1 .pdf