Guide Alfresco-Share V5.1 Alfresco : Espaces collaboratifs Le but de ce documen

Guide Alfresco-Share V5.1 Alfresco : Espaces collaboratifs Le but de ce document est de faire une présentation simple et concise de ce qu’est un « Site Alfresco », ainsi que de présenter les fonctionnalités accessible depuis celui‐ci. Guide Alfresco-Share V5.1 Table des matières I. Introduction ............................................................................................................................... 5 III. Espace Personnel ...................................................................................................................... 6 1. Nouvel affichage du tableau de bord personnel .................................................................................................. 6 2. Configurer l'affichage de votre tableau de bord ................................................................................................... 8 IV. Espaces collaboratifs .............................................................................................................. 11 1. Accéder à un site collaboratif ............................................................................................................................... 11 2. Nouvelle Présentation d’un site collaboratif ......................................................................................................... 12 3. Création d’un site collaboratif ............................................................................................................................... 14 4. Configurer un site collaboratif ............................................................................................................................... 15  Ajouter retirer des fonctionnalités dans le bandeau outils .................................................................................. 15  Configurer le tableau de bord du site collaboratif ............................................................................................... 17 V. Outils collaboratifs .................................................................................................................. 19 1. Membres des sites .................................................................................................................................................. 19  Visualisation des membres et de leurs rôles ........................................................................................................... 19  Inviter des membres ................................................................................................................................................... 19  Modification des rôles et gestion des membres .................................................................................................... 21 2. Espace documentaire des sites ............................................................................................................................ 22  Documents : Partager et construire un document de façon collaborative. ................................................... 22  Nouvelle Gestion des droits d’accès ...................................................................................................................... 24  Gestion des rôles dans un dossier ............................................................................................................................ 24  Vue simplifiée, vue détaillée ..................................................................................................................................... 26  Menu déroulant « Nom » ........................................................................................................................................... 26  Visionneuse de documents ...................................................................................................................................... 26  Visualiser les détails d’un dossier .............................................................................................................................. 27  Création dossiers / sous- dossiers .............................................................................................................................. 28  Ajout de documents .................................................................................................................................................. 28  Travail collaboratif ...................................................................................................................................................... 29  Télécharger ................................................................................................................................................................. 29  Editer hors-ligne .......................................................................................................................................................... 30  Annuler l’édition ......................................................................................................................................................... 30  Remplacer par une nouvelle version ...................................................................................................................... 30  Gérer l’historique des versions (versionning) .......................................................................................................... 31  Renommer un dossier, un document ..................................................................................................................... 31  Copier / déplacer un dossier ou un document .................................................................................................... 31  Supprimer un dossier / un document ...................................................................................................................... 31  Gérer les commentaires associés aux dossiers ...................................................................................................... 32  Tagger un dossier ou un document ........................................................................................................................ 32  Mettre des documents en favoris ............................................................................................................................ 33  Sélection multiple de dossiers et documents ......................................................................................................... 34  Partager un document hors Alfresco ...................................................................................................................... 34 Guide Alfresco-Share V5.1 3. Wiki ........................................................................................................................................................................... 35  Dashlet wiki .................................................................................................................................................................. 35  Créer une page wiki .................................................................................................................................................. 36  Fonctionnalités de l’éditeur embarqué ................................................................................................................. 36  Naviguer dans les pages du wiki ............................................................................................................................. 41  Renommer une page wiki ........................................................................................................................................ 42  Editer / modifier une page du wiki .......................................................................................................................... 42  Supprimer une page du wiki..................................................................................................................................... 43  Fonction « Détails » des pages du wiki .................................................................................................................... 43 4. Blog .......................................................................................................................................................................... 44  Onglet Blog ................................................................................................................................................................. 44  Créer un article dans le blog .................................................................................................................................... 44  Editer / Modifier un article ......................................................................................................................................... 45  Supprimer un article ................................................................................................................................................... 46  Ajout d’un commentaire sur un article ................................................................................................................... 46  Edition et suppression d’un commentaire ............................................................................................................. 47  Configurer un blog externe ...................................................................................................................................... 47 5. Liens ......................................................................................................................................................................... 48  Dashlet lien .................................................................................................................................................................. 48  Onglet lien ................................................................................................................................................................... 48  Créer un lien ................................................................................................................................................................ 48  Vue simplifiée/vue détaillée ..................................................................................................................................... 48  Editer/modifier un lien ................................................................................................................................................ 50  Sélection multiple de liens ......................................................................................................................................... 50 6. Discussion ................................................................................................................................................................ 50  Onglet Discussion ....................................................................................................................................................... 51  Créer une nouvelle discussion .................................................................................................................................. 51  Répondre .................................................................................................................................................................... 51  Editer / Modifier un message .................................................................................................................................... 52  Supprimer une discussion .......................................................................................................................................... 52 7. Calendrier ................................................................................................................................................................ 53  Ajouter un nouvel événement ................................................................................................................................. 53  Modifier/éditer un événement ................................................................................................................................. 54  Supprimer un événement ......................................................................................................................................... 54 VI. Autres outils et fonctions ......................................................................................................... 54 1. Corbeille .................................................................................................................................................................. 54 2. Notifications ............................................................................................................................................................. 58 3. Suivre ....................................................................................................................................................................... 59  Rechercher des personnes à suivre ........................................................................................................................ 59  Voir qui je suis et qui me suis ..................................................................................................................................... 59 4. Tags .......................................................................................................................................................................... 61  Objectifs ...................................................................................................................................................................... 61  Fonctionnement ......................................................................................................................................................... 62  Unité à laquelle est attaché un tag ........................................................................................................................ 62  Saisie des tags dans Wiki, Blog, Calendrier, Liens et Discussion ........................................................................... 62  Saisie des tags dans Documents – Dossiers et Fichiers ......................................................................................... 62  Affichage des tags ..................................................................................................................................................... 63  Suppression des tags : Wiki, Blog, Calendrier, Liens, Discussion, Documents .................................................... 63  Recherche à l’aide des tags ................................................................................................................................... 63 Guide Alfresco-Share V5.1  Méthodologie d’utilisation des tags ....................................................................................................................... 63  Classification hybride ................................................................................................................................................. 64  A retenir sur les tags ................................................................................................................................................... 64 5. Flux RSS .................................................................................................................................................................... 64 6. Cycle de vie d’un site ............................................................................................................................................. 65  Modification de la visibilité d’un site ....................................................................................................................... 65  Désinscription d’un site .............................................................................................................................................. 65  Suppression d’un site ................................................................................................................................................. 65 VII. ANNEXES ................................................................................................................................... 67 Tableau des rôles............................................................................................................................................................ 67 Différences d'affichage du tableau de bord personnel .............................................................................................. 71 Différences d'affichage du tableau de bord d'un site ................................................................................................. 72 Guide Alfresco-Share V5.1 I. Introduction Alfresco SHARE met à disposition un outil collaboratif complet pour gérer le partage d'informations entre les utilisateurs ayant un projet ou un centre d'intérêt commun en centralisant en un seul endroit tous les éléments associés : ‐ les documents, ‐ la documentation dans un wiki, ‐ la communication dans un blog, ‐ la liste des événements, ‐ un forum pour ainsi faciliter la communication dans des équipes liées à un projet ou partageant un centre d'intérêt commun. Un tableau de bord utilisateur qui vous présente la synthèse de l'activité des sites auxquels vous collaborez : ‐ les éléments mis à jour (blog, pages wiki, documents) ‐ les calendriers ‐ vos tâches à réaliser dans le cadre de workflows ‐ des informations externes (lien rss sur des sites...) Une interface: ‐ accessible avec votre navigateur, sans aucune installation sur votre poste ‐ sécurisée ‐ simple d'utilisation, intuitive ‐ personnalisable... Guide Alfresco-Share V5.1 II. Accéder à l’outil Alfresco (environnement SHARE) Vous pouvez y accéder grâce au lien ci-dessous : https://alfresco.collectivitedemartinique.mq/share La connexion s’effectue avec vos identifiant et mot de passe habituels. Sur le portail de votre établissement, cliquez sur le lien vers l’espace collaboratif Alfresco dans la partie « Espace collaboratif ». III. Espace Personnel 1. Nouvel affichage du tableau de bord personnel Ancienne présentation : Nouvelle présentation : Le thème « Blue » a été retravaillé. Il offre une interface plus épurée et donc plus moderne, laissant davantage d’espace au contenu. Il s’accompagne d’une refonte totale de la barre de menu (header), où les icônes ont fait place à une barre plus simple et plus fonctionnelle. Celle-ci voit également apparaître deux nouvelles entrées permettant d’accéder directement à un espace utilisateur (« Mes fichiers »), et à un nouvel espace de partage de documents (« Fichiers Partagés » Guide Alfresco-Share V5.1 La barre noire en haut des écrans est rattachée à votre tableau de bord personnel. Elle est disponible en permanence lors de votre navigation sur la plateforme Alfresco. Elle est composée de différents onglets : Accueil : Permet d’accéder à votre tableau de bord personnel. Mes fichiers : Espace permettant de stocker des documents dans un espace qui vous est personnel. Fichiers partagés : Espace permettant de partager vos fichiers avec l’ensemble de la communauté Alfresco. Attention : Tous les documents déposés ici sont visibles par toutes les personnes ayant accès à la plateforme Alfresco. Sites : Permet d’accéder à un menu déroulant dans lequel vous retrouvez vos sites récemment consultés et vos sites favoris. Il vous permet également d’accéder à la « Recherche de sites », ou à la fenêtre de création de site (voir p.14). Tâches : Permet d’accéder aux tâches qui vous ont été assignées, ou à celles que vous avez assignées. Personnes : Permet de rechercher tous les membres de la communauté Alfresco. Entrepôt : Cet espace est lié à des fonctionnalités avancées. Vous n’aurez jamais besoin d’y accéder. Prénom Nom de l’utilisateur : Permet de se déconnecter, d’accéder à la page d’Aide Alfresco, et de gérer son Profil (informations sur votre compte, sites desquels vous êtes membre, contenu récemment ajouté ou modifié par vous, corbeille (voir p.54), activer/désactiver les notifications (voir p.58), les membres que vous suivez ou qui vous suivent (voir p.59). Guide Alfresco-Share V5.1 2. Configurer l'affichage de votre tableau de bord Votre tableau de bord est composés de plusieurs cadre, appelés « dashlets ». Définition : Dashlet Elément graphique présenté sous la forme d'un cadre qui représente un service ou une fonctionnalité et est accessible depuis le tableau de bord personnel ou le tableau de bord d’un site. Exemples : - tableau de bord personnel : dashlet « Mon profil », « Mes documents », « Mes activités », « Mes sites », etc. - tableau de bord des sites collaboratif : « Calendrier », « Wiki », etc. L’icône point d’interrogation L’icône « ? » se trouve au survol (lorsque vous passez votre curseur de souris) au coin de chaque dashlet. En cliquant dessus, vous aurez une présentation de la dashlet et de ses fonctionnalités. Guide Alfresco-Share V5.1 Liste des dashlets qu’il est possible d’afficher sur le tableau de bord personnel : Mes activités : Permet d’avoir une information sur les activités des sites dans lesquels vous êtes membre (dépôts de documents, modifications….). Documents édités par moi : Permet de lister les derniers documents (documents, messages de uploads/s1/ guide-alfresco-share-v5-1.pdf

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• Détails
• Publié le Mar 14, 2022
• Catégorie Administration
• Langue French
• Taille du fichier 8.1007MB