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LA PRATIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Support de cours à l'intention de __

LA PRATIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Support de cours à l'intention de _________________ Chargé du cours : Adama OUOLOGUEM Avant-propos Adama OUOLOGUEM 1 Table des matières Communication I : De la rédaction administrative I.1 Pourquoi la rédaction administrative ? I.2 Qu'est-ce que la rédaction administrative? Communication II : Le processus de rédaction II.1 La préparation II.2 La rédaction proprement dite II.3. La relecture et la correction Communication III : Les qualités du style administratif III.1 La dignité et la solennité III.2 Le respect de la hiérarchie III.3 La responsabilité III.4 L'objectivité et la prudence III.5 La politesse et la courtoisie III.6 La précision et l'exactitude III.7 La clarté et la concision III.8 L'homogénéité Communication IV : Les actes législatifs et administratifs IV.1 Les actes législatifs : la loi et l'ordonnance IV.2 Les actes administratifs : le décret, l'arrêté, la décision Communication V : De certains documents administratifs V.1 La lettre V.2 Le compte rendu V.3 Le procès-verbal V.4 Le rapport Autres communications VI : VI.1 Lettre adressée à une autorité administrative VI.2 La lettre de motivation VI.3 Le CV VI.4 Les présentations Adama OUOLOGUEM 2 COMMUNICATION I : DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE I.1 Pourquoi la rédaction administrative ? Le futur cadre supérieur doit se préparer à la vie professionnelle. En plus des compétences techniques spéciales, il lui faut des compétences générales. Etre compétent, c'est : F savoir de quoi l'on parle, F connaître ses limites, F se les avouer, F partager ses doutes, F aller chercher l'expertise Par ailleurs, les progrès des sciences et techniques, le développement qui en résulte, imposent, dans tous les pays, une multiplication des interventions de l'Etat, donc de l'Administration, dans tous les secteurs de la vie nationale. Il s'ensuit un accroissement considérable des rapports entre Administration et administrés. A cela correspond une augmentation des effectifs des fonctionnaires dont la tâche consiste à préparer, prendre des décisions. Ainsi, l'activité multiforme de l'Etat ne saurait se concevoir sans l'utilisation de documents écrits, qui permettent soit des liaisons, soit des transferts d'information, soit la conservation d'éléments des diverses procédures. L'action administrative ne peut être efficace que si elle s'exerce dans la clarté, la précision, la cohérence. C'est la raison pour laquelle la rédaction des documents administratifs revêt une grande importance. La préparation d'un cadre à la vie professionnelle nécessite l'acquisition de connaissances de base indispensables pour s'exprimer par écrit. La Rédaction administrative aide à : - exprimer sa pensée, - développer ou résumer celle des autres, - narrer un événement, - analyser une situation, - transmettre un message, - comprendre et rédiger les actes et documents administratifs. Adama OUOLOGUEM 3 I.2 Qu'est-ce que la rédaction administrative ? • L'administration C'est l'ensemble des services publics chargés de faire appliquer les décisions gouvernementales et des agents chargés de cette fonction. • La rédaction Action de rédiger = s'exprimer par écrit dans le respect de normes données ou voulues Ä Rédaction administrative = manière dont l'administration s'exprime par écrit, dans le respect du style administratif Pour s'exprimer, il est indispensable d'avoir une connaissance suffisante de la langue qu'on utilise (vocabulaire, orthographe, grammaire, ponctuation). Mais ces notions de base ne suffisent pas. Elles ne sont que des matériaux mis au service du style. Le style c'est la manière dont on s'exprime avec plus ou moins de clarté, d'élégance, de rigueur, de concision. Il s'acquiert et s'améliore principalement par : l'exercice, entraînement destiné à créer une aptitude, une habitude "Cent fois sur le métier remettez votre ouvrage Polissez-le sans cesse et le repolissez Ajoutez quelquefois et souvent effacez." (N. Boileau) la lecture, action de prendre connaissance du contenu d'un écrit. La bonne lecture est un passe-temps utile; elle permet d'entrer en contact avec les idées des autres, enrichit le langage, développe la réflexion. Adama OUOLOGUEM 4 COMMUNICATION II : LE PROCESSUS DE REDACTION II.1 La préparation Toute rédaction nécessite une préparation minutieuse, une réflexion. La première condition est d'avoir quelque chose à dire. Il s'agit d'avoir une idée claire de ce que l'on va écrire, une parfaite connaissance du dossier. Avant donc que d'écrire, apprenez à penser. Selon que notre idée est plus nette ou moins obscure, L'expression la suit ou moins nette, ou plus pure. Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement Et les mots, pour le dire, arrivent aisément. (N. Boileau) Il est nécessaire de classer les idées et d'établir un plan. Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion L'introduction a pour objet de préparer, de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de ce qui va suivre. Elle doit comporter un certain nombre d'éléments indispensables : dates, références, objet…. Elle doit être brève, claire, précise. Le corps du sujet (développement) Il doit se diviser en 2, 3 ou 4 parties afin que le texte s'impose facilement et clairement à l'esprit du lecteur. Deux principes sont à respecter : - l'équilibre entre les différentes parties; - La loi de l'intérêt croissant qui consiste à présenter d'abord les faits ou arguments les moins importants pour terminer par ceux qui sont les plus décisifs. La conclusion : Elle doit tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du sujet : décision, attente, etc. Elle doit être brève, soignée tant dans le fond que dans la forme car le lecteur reste toujours sous l'impression des dernières phrases. Adama OUOLOGUEM 5 II.2 La rédaction proprement dite En fonction du sujet traité, des personnes à qui l'on s'adresse, des circonstances, on adoptera le vocabulaire, le rythme, le style (discours direct ou indirect), la forme personnelle ou impersonnelle. Le passage du discours direct s'accompagne souvent de transformations : Comparez : Il a dit : "Je viendrai demain" Il a dit qu'il viendrait le lendemain Attention à la ponctuation. Comparez : Le professeur dit l'étudiant est paresseux. Le professeur dit : "L'étudiant est paresseux" Le professeur, dit l'étudiant, est paresseux. Le temps le mieux approprié est le présent de narration ou le passé composé. II.3 La relecture et la correction Il importe de relire le texte rédigé. Il faut relire lentement, souvent à haute voix pour déceler les cacophonies qui ne peuvent se révéler qu'à l'oreille, souvent après un certain temps qui permet à l'esprit de se "décanter" et de juger plus impartialement. La relecture permet d'apporter les corrections nécessaires :  ajouter un mot,  une phrase,  un paragraphe,  modifier l'ordre de la rédaction,  faire des suppressions pour éviter les répétitions et les redondances (emploi de plusieurs mots pour exprimer une idée ou un fait qui n'en nécessiterait qu'un seul). …Ajoutez quelquefois et souvent effacez. Adama OUOLOGUEM 6 COMMUNICATION III : LES QUALITES DU STYLE ADMINISTRATIF Les principales qualités du style administratif sont : Ø Dignité et solennité Ø Respect de la hiérarchie Ø Responsabilité Ø Objectivité et prudence Ø Politesse et courtoisie Ø Précision et exactitude Ø Clarté et concision Ø Homogénéité III.1 La dignité et la solennité Les attributions de puissance publique de l'Administration lui imposent de manifester une dignité particulière dans toutes ses actions, notamment par la qualité de ses écrits. Cette dignité se traduit par : - un vocabulaire adéquat : des mots consacrés par le dictionnaire, pas de vulgarités, d'expressions banales, familières ou populaires; - le respect des règles grammaticales; - l'utilisation d'un langage correct, sans négligence ni laisser-aller; - la considération que l'on manifeste à son interlocuteur. - Le ton du document qui doit permettre au lecteur d'en identifier le caractère officiel, solennel, sérieux. III.2 Le respect de la hiérarchie L'administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement. En son sein s'exerce : - une autorité hiérarchique du haut vers le bas; - une subordination hiérarchique du bas vers le haut. Adama OUOLOGUEM 7 Ministre Subordination hiérarchique Directeurs Sous Directeurs Chefs de services Chefs de Bureaux Autorité hiérarchique Agents La voie hiérarchique Le respect de la hiérarchie s'impose à tous. Il crée une discipline sans laquelle régnerait l'anarchie dans l'Administration. Ce respect des positions hiérarchiques se traduit dans les écrits administratifs (et dans la manière de les transmettre) par des tournures et des nuances dans la formulation qui ont valeur de symbole. - informe - engage - convie - fait remarquer à - fait observer à - fait savoir à Le supérieur - fait connaître à son subordonné - demande à - ordonne à - enjoint - prie de vouloir bien - attache du prix (de l'intérêt) Adama OUOLOGUEM 8 Exemples : De supérieur à subordonné • Je tiens à vous faire observer que… • Je crois devoir vous faire remarquer que… • Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection • Je vous ordonne d'être dorénavant présent à 7 h 30 à votre poste • J'attache du prix à la réalisation rapide de ce projet • J'attache de l'intérêt aux résultats de cette campagne Exemples : De subordonné à supérieur • J'ai l'honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de vous exposer les motifs de…, de solliciter l'autorisation de…, de soumettre à votre appréciation… • Je vous serais très obligé de la uploads/s1/ cours-pratique-de-la-redaction-administrative.pdf