1 LA HAUTE-GARONNE C’EST VOUS ! PETIT GUIDE D’ARCHIVAGE À L’USAGE DES COLLÈGES
1 LA HAUTE-GARONNE C’EST VOUS ! PETIT GUIDE D’ARCHIVAGE À L’USAGE DES COLLÈGES ET DES LYCÉES 2 3 L’Éducation nationale produit de nombreux documents qui contiennent des données très diverses et parti- culièrement instructives sur le fonctionnement de ce service public. Pour les enseignants, les chercheurs et les élèves, certains de ces supports constituent d’ailleurs un matériau essentiel pour la transmission des connaissances et pour la recherche historique et scientifique. Plus largement, ces documents produits par les établissements scolaires sont susceptibles de revêtir un intérêt pour n’im- porte quel citoyen ce qui justifie le statut d’archives publiques qui leur est attaché et la nécessité de les collecter pour que chacun soit en mesure de les consulter. Recueillir, conserver, protéger et mettre à disposition du public ces documents, telles sont les missions des Archives départementales, des missions qui leur confèrent une place et une responsabilité importantes dans les enjeux éducatifs et culturels de notre société. Service du Conseil départemental, les Archives départementales sont en effet les dépositaires de la mémoire individuelle et collective de la Haute- Garonne, une mémoire qui vient s’enrichir chaque jour grâce aux dépôts effectués tant par les particuliers que par les institutions du territoire. Cette mémoire est précieuse car elle représente pour nous toutes et tous, habitant-e-s de la Haute-Garonne, un vecteur de connaissance et d’appro- priation de notre environnement ; elle est encore un socle culturel commun que nous partageons et dont nous sommes tous ensemble les gardiens. Je souhaite donc que ce « Petit guide d’archivage » à destination des collèges et des lycées puisse constituer un outil utile à la réflexion menée sur la gestion des archives au sein des établissements d’enseignement et permette de renforcer la coopération avec les Archives départementales, ceci avec l’objectif de servir au mieux l’intérêt général. Georges Méric Président du Conseil départemental de la Haute-Garonne 5 Qu’est-ce que les archives ?. .......................................................................................P.7 L’archivage, une responsabilité partagée avec les Archives départementales................................................................. P.11 Conserver ou détruire ? Les tableaux d’archivage. .......................... P.15 Administration......................................................................................................................... P.18 Scolarité. ......................................................................................................................................... P.20 Examens........................................................................................................................................ P.22 Santé scolaire. .......................................................................................................................... P.24 Aide sociale................................................................................................................................ P.26 Finances et comptabilité............................................................................................. P.28 Bâtiments..................................................................................................................................... P.30 Que faire de ses archives ? Le versement et l’élimination. ..... P.33 • Le versement : comment le préparer ?................................................... P.37 Rédiger un bordereau de versement. ....................................................... P.40 Transfert et prise en charge des documents aux Archives départementales. ........................................................................ P.41 • L’élimination.......................................................................................................................... P.43 Rédiger un bordereau d’élimination. ......................................................... P.44 Et après ? Consulter / communiquer les archives........................... P.47 Annexes :...................................................................................................................................... P.51 1 - Grandes dates de l’enseignement secondaire en France depuis la Révolution. ................................................................................................ P.52 2 - Consignes d’archivage des documents généraux d’examens........................................................................................................................... P.56 3 - Documents d’examens à trier : consignes de tri . ................... P.62 SOM M AIRE QU’EST-CE QUE LES ARCHIVES ? 8 9 DÉFINITION JURIDIQUE « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (art. L 211-1 du code du patrimoine ; loi du 7/7/2016). Les archives des établissements scolaires sont des archives publiques, et à ce titre sont imprescriptibles et inaliénables. Les documents produits par un collège ou un lycée constituent un ensemble cohérent et indivisible, appelé fonds, tout comme les documents produits par une association, une administration, etc. Contrairement aux idées reçues, les archives ne sont pas seulement des vieux papiers ou des registres.... Les archives ne désignent pas seulement ce qui est ancien. Elles ont cette qualité dès la création du document par une administration, une entreprise, une association, un particulier. Ainsi peuvent-elles dater de quelques heures comme de plusieurs siècles et se présenter sur tous supports se prêtant à l’enregistrement d’une information, du parchemin à la clé USB, en passant par le papier, la pellicule ou la bande magnétique. Attention à la fragilité des archives électroniques ! Les données informatiques (mails, fichiers bureautiques, données issues de bases de données, documents numérisés, etc.) posent des problèmes spécifiques pour la conservation : - obsolescence rapide : une base de données, un système d’exploitation ou un support (DVD, disque dur) en chasse un autre et il devient vite impossible de pouvoir lire des données anciennes ; - absence de valeur juridique des enregistrements électroniques si les don- nées ne sont pas suffisamment tracées et documentées ou si le système de signature utilisé n’est pas reconnu par la loi. En guise de pré-requis, il convient de s’assurer que les fichiers sont nom- més suivant une convention de nommage conforme aux normes internatio- nales, présentent des signes de validation, ne sont pas modifiables, et que l’auteur, la date et la version y sont renseignés. Et ensuite il convient : - de s’assurer que les données sont stockées et traitées sur le territoire français (interdiction d’avoir recours au cloud non souverain) ; - de s’assurer de la sécurité informatique de son système (se reporter au référentiel général de sécurité) ; - de s’assurer que les formats et supports utilisés sont ouverts et normés ; - d’effectuer des migrations périodiques vers de nouveaux supports et formats (tous les 5 à 10 ans) ; - de se rapprocher des Archives départementales pour étudier avec elles les modalités d’export et de versement, mais aussi les modalités d’élimination en ce qui concerne notamment les documents papier faisant l’objet d’une numérisation (voir chapitre Que faire de ses archives ? Le versement ou l’élimination). ... et il ne faut les confondre avec la documentation Les publications officielles, documents d’information, revues, journaux sont reçus dans toutes les administrations. Ils ne témoignent pas du fonction- nement de l’établissement car ils ne sont pas produits par l’administration scolaire. Ils peuvent être détruits dès qu’ils ne sont plus utiles avec le visa du directeur des Archives départementales. L’ARCHIVAGE UNE RESPONSABILITÉ PARTAGÉE AVEC LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES 12 13 RESPONSABILITÉS DES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT Comme tout producteur d’archives publiques, les établissements d’ensei- gnement sont responsables de la bonne gestion et de la saine conservation de leurs archives. L’instruction de tri et de conservation du 22 février 2005 pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’Édu- cation nationale (collèges et lycées) a pour but d’aider les établissements d’enseignement à assurer une bonne gestion de leurs archives courantes et intermédiaires et d’effectuer une collecte sélective et raisonnée des archives historiques à l’expiration des délais d’utilité administrative des documents. MISSION DE CONSEIL ET DE CONTRÔLE DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES Les Archives départementales apportent aux collèges et lycées aide et conseil pour toute question liée à l’archivage (classement des dossiers cou- rants, aménagement de salle d’archives, tris, élimination, versement, etc.). Elles sont en contact régulier avec la cellule archives du Rectorat dont le rôle de conseil et d’uniformisation des outils d’archivage favorise la diffusion des bonnes pratiques archivistiques dans les établissements scolaires de l’académie de Toulouse. Le directeur des Archives départementales est en outre chargé, au nom du directeur en charge des Archives de France et sous l’autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques pro- duites dans le département, qui se traduit par : - l’inspection des conditions de gestion et de conservation des documents, - la délivrance de visa préalable à toute destruction de documents publics. Les Archives départementales se déplacent, sur rendez-vous, pour aider à la préparation de versements de documents dont la durée d’utilité ad- ministrative est échue. Ces documents présentant un intérêt historique, les Archives départementales ont pour obligation d’en assurer ensuite la conservation définitive. Accès rapide aux dossiers, notamment en période de crise ou de contentieux Gain de place L’ARCHIVAGE ON A TOUT À Y GAGNER ! Continuité et transparence du service public CONSERVER OU DÉTRUIRE ? LES TABLEAUX D’ARCHIVAGE 16 17 OBJET ET PORTÉE DES TABLEAUX D’ARCHIVAGE Les tableaux d’archivage suivants recensent les documents les plus signifi- catifs produits par les collèges et les lycées et donnent, pour chacun d’eux, un délai de conservation dans l’établissement, puis une destination finale : à verser aux AD - Archives départementales – OU à éliminer. Ces tableaux s’appliquent aux documents postérieurs à 1940 ; lorsqu’un établissement scolaire possède des documents antérieurs à 1940, il devra les verser intégralement aux Archives départementales. En cas de doute sur la destination d’un document non mentionné ici, merci de nous contacter. MODE D’EMPLOI Les tableaux sont présentés par grand domaine d’action administrative et sont divisés en deux parties : à conserver / à éliminer. ATTENTION : ce guide a été conçu par les Archives départementales de la Haute-Garonne et correspond à la sélection d’archives des établissements scolaires de ce département. L’application du sort final est laissée à l’ap- préciation des directeurs des Archives départementales des autres dépar- tements de l’académie au titre du contrôle scientifique et technique exercé sur les archives publiques. Il convient donc de se rapprocher des Archives départementales du département concerné. Le « temps de conservation dans l’établissement » indiqué dans les tableaux uploads/s1/ guide-archives-colleges-lycees.pdf
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Licence et utilisation
Gratuit pour un usage personnel Attribution requise- Détails
- Publié le Fev 23, 2021
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- Langue French
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