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Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; e

Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; en vigueur dès le 01.01.2016 Guide d'établissement du certificat de salaire et de I'attestation de rentes (Formulaire 11) Éditeurs Conférence suisse des impôts (CSI) www.csi-ssk.ch Administration fédérale des contributions (AFC) www.estv.admin.ch Numéro de commande : Formulaire 605.040.18 Numéro de commande : Guide 605.040.18.1f Page 2 sur 19 Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rente ; 20.01.2010 3 de 20 Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; en vigueur dès le 01.01.2016 Sommaire Certificat de salaire / Attestation de rentes 2 I. Généralités 4 II. Données nécessaires 4 III. Prestations à ne pas déclarer 16 IV. Manquement aux obligations 17 V. Destinataires du certificat de salaire 17 VI. Commande de certificats de salaire et guide 17 Annexe Liste des administrations fiscales cantonales 18 Questions fréquemment posées (FAQ) Vous trouverez les réponses aux FAQ à l’adresse: www.steuerkonferenz.ch/fr/index.php?Certificat_de_salaire:FAQ Abréviations AANP Assurance contre les accidents non professionnels AI Assurance invalidité AC Assurance-chômage obligatoire APG Allocations pour perte de gain AVS Assurance-vieillesse et Survivants CP Code pénal suisse LHID Loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs des cantons et des communes LIFD Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct LPP Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité Cm Chiffre marginal Veuillez utiliser exclusivement les polices Arial, Frutiger, Helvetica ou Verdana pour établir vos certificats de salaire. 4 de 20 Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; en vigueur dès le 01.01.2016 I. Généralités 1 Le formulaire intitulé Certificat de salaire/attestation de rentes sert à attester les salaires des employés, les indemnités des membres des conseils d’administration et les rentes du deuxième pilier (cf. Cm 5). Pour remplir ce certificat, le présent guide a force obligatoire. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur le site internet de la Conférence suisse des impôts (CSI) (www.csi-ssk.ch) 2 Tout employeur est tenu de délivrer un certificat de salaire récapitulant toutes les pres- tations et tous les avantages appréciables en argent qu’il fournit à I'employé ou au retraité dans le cadre ou en lien avec un contrat de travail présent ou passé. Ce principe ainsi que les dispositions énoncées ci-dessous s'appliquent par analogie aux institutions de prévoyance qui versent une rente. A ce titre, elles sont tenues de délivrer une attestation de rentes sur le formulaire 11 ou un formulaire particulier analogue. 3 Par souci de clarté, il est renoncé ci-après à une formulation épicène, seul le masculin générique étant utilisé. Dans ce même but, il est précisé que les règles ci-après s'appliquent aussi, sans mention explicite, à I'attestation de rentes (cf. notamment Cm 5). Enfin, les retraités, même s’ils ne sont pas expressément cités, sont soumis aux mêmes règles que les employés, notamment s’ils reçoivent a posteriori de leur employeur des prestations appréciables en argent liées à leur activité lucrative passée à titre de pensions. Ces montants doivent être attestés sur le formulaire 11. II. Données nécessaires Lettre A Utilisation du formulaire 11 comme certificat de salaire 4 Cochez cette case si vous utilisez le formulaire pour attester des prestations versées en vertu d’un contrat de travail (activité dépendante). Il peut notamment s’agir du salaire rémunérant une activité principale ou accessoire (cas le plus fréquent) ou des rémunérations versées à un membre de l’administration. Lettre B Utilisation du formulaire 11 comme attestation de rentes 5 Cochez cette case si vous utilisez le formulaire pour attester des prestations versées en vertu du droit à la pension. Le premier versement de la rente doit en outre être annoncé à l’Administration fédérale des contributions (AFC), Division Perception, 3003 Berne (tél. 058 462 71 50) au moyen du formulaire 565. Cette annonce ne se substitue pas à l’obligation de délivrer chaque année au bénéficiaire de la rente une attestation établie sur le formulaire 11 ou un autre formulaire analogue propre aux assureurs. Pour les prestations en capital, les assureurs continuent de les attester au moyen du formulaire 563 exclusivement. Lettre C Numéro AVS 6 Ancien numéro AVS Le nouveau numéro AVS à 13 chiffres ayant été introduit en 2008, l’ancien numéro AVS à 11 chiffres (souvent inconnu) ne doit plus être inscrit dans le champ de gauche. Nouveau numéro AVS Dans le champ de droite, indiquez le nouveau numéro AVS à 13 chiffres. . 5 de 20 Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; en vigueur dès le 01.01.2016 Année civile déterminante Lettre D Inscrivez dans ce champ I'année civile pour laquelle ont été versés les salaires que vous attestez. Le certificat de salaire est délivré chaque année. Il est établi immédiatement en cas de départ de l’employé ou en cas de décès. Il présente I'ensemble des sommes versées à I'employé durant I'année civile considérée. Il est interdit de répartir ces sommes sur plusieurs certificats de salaire. Si, pour des raisons de fonctionnement, vous délivrez plusieurs certificats de salaire au même employé (par ex. pour des activités dans plusieurs services), vous devez indiquer à la rubrique «Observations» (chiffre 15 du certificat de salaire) le nombre total de certificats de salaire délivrés, par ex.: «Un certificat de salaire sur deux» (cf. Cm 66). 7 Période de salaire Lettre E Inscrivez dans ces champs les dates exactes d'entrée en service et de départ de I'employé. Si l’employé a travaillé toute l’année auprès du même employeur, il faut aussi indiquer la période salariée considérée. Pour les employés (notamment les intérimaires) ayant effectué plusieurs missions de courte durée au cours de I'année civile, il vous suffit d'indiquer la date de début de la première mission et la date de fin de la dernière. Si vous avez dû établir plusieurs certificats de salaire pour les diverses périodes d’activité, indiquez à la rubrique «Observations» sous chiffre 15 de tous les certificat des salaire, le nombre total de certificats de salaire délivrés, par ex.: «Un certificat de salaire sur trois» (Cf. Cm 66). 8 Transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail Lettre F Cochez cette case lorsque I'employé n'engage aucun frais pour se rendre sur son lieu de travail et en revenir, notamment dans les cas suivants: - Mise à disposition d'une voiture de service par I'employeur (cf. Cm 21 à 25) si I'employé ne doit pas payer au moins 70 centimes par kilomètre pour le trajet domicile/ lieu de travail. Collaborateurs du service externe (cf. aussi Cm 70); - Acheminement des employés sur leur lieu de travail par transport collectif (surtout dans I'industrie du bâtiment); - Indemnisation des frais effectifs selon le kilométrage du véhicule versée aux employés du service externe qui utilisent principalement leur voiture personnelle pour se rendre directement de leur domicile chez leurs clients, sans se rendre préalablement dans Ies bureaux de l'entreprise; - Mise à disposition d’un abonnement général (utilisé pour des raisons professionnelles). Si l’employé reçoit un abonnement général sans nécessité professionnelle, déclarez la valeur marchande de l’abonnement à la rubrique 2.3 du certificat (Cf. Cm 19 et 26). Vous ne devez pas déclarer le remboursement d’un abonnement demi-tarif. 9 Repas dans une cantine / Chèques-repas / Paiement de frais de repas par l’employeur Lettre G Cochez cette case lorsque l’employeur fournit des chèques-repas (cf. Cm 18) à l’employé ou, s’il s’agit d’un employé du service externe ou ayant des fonctions assimilées, lorsque des indemnités pour frais (supplémentaires) de repas principal pris à l’extérieur lui sont versées durant au moins la moitié des jours travaillés. Cochez également cette case lorsque l’employeur permet à l’employé de prendre ses dîners ou soupers à prix réduit dans un restaurant d’entreprise, et ce, même si vous ne savez pas si I'employé fait usage de cette possibilité. Pour tout renseignement complémentaire, adressez-vous à I'administration fiscale dont relève le siège de I'entreprise. 10 6 de 20 Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes; en vigueur dès le 01.01.2016 Lettre H Nom et adresse 11 Inscrivez ici l’identité et les coordonnées de l’employé (nom, prénom complet et adresse). La taille du champ est adaptée aux enveloppes à fenêtre gauche ou droite, mais il faut veiller à ce qu’aucun renseignement confidentiel n’apparaisse par la fenêtre. Lettre I Signature 12 Inscrivez ici le lieu et la date d'établissement du certificat de salaire, la raison sociale (adresse exacte) ainsi que les nom et numéro de téléphone de la personne responsable de l’établissement du certificat de salaire. Les certificats de salaire doivent porter une signature manuscrite, sauf ceux dont l’établissement est entièrement automatisé. Chiffre 1 Salaire (hors prestations à déclarer sous chiffres 2 à 7) 13 Déclarez dans ce champ la somme des prestations versées par l’employeur, sans compter celles qui doivent figurer séparément sous chiffres 2 à 7 du certificat de salaire. Toutes les prestations doivent être déclarées quel que soit l’usage qu’en fait l’employé et même lorsqu'une partie du salaire n’est versée qu’à certaines conditions (ex : leasing d'un véhicule) ou que l’employeur en retient une partie pour compensation. Le salaire recouvre également les prestations que I'entreprise paie à des tiers en faveur de I'employé (par ex.: paiement uploads/s1/ guide-d-x27-etablissment-des-certificat-de-salarire-fr.pdf