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République de Côte d’Ivoire _ Union – Discipline –Travail

République de Côte d’Ivoire ___________ Union – Discipline –Travail __________ 2 Ja n v i e r 2 0 0 7 3 INTRODUCTION Le Fonds National de Solidarité pour la promotion d’emplois jeunes (FNS) est un établissement public à caractère industriel et commercial, institué par le décret n° 2003-487 du 18 décembre 2003 portant création, organisation et fonctionnement dudit Fonds, tel que modifié par le décret n° 2004-365 du 15 juillet 2004. Il a pour mission de « favoriser, en partenariat avec le système bancaire et financier national et international, l’accès au crédit de jeunes entrepreneurs et entreprises créatrices d’emplois jeunes. » Aux termes du décret du 15 juillet 2004, le FNS a pour objet la gestion des ressources de l’Etat, dévolues à la promotion d’emplois jeunes. Le FNS est un fonds de garantie. La finalité de l’action du FNS est de permettre au maximum de jeunes, exclus du système de financement classique, mais porteurs de projets prometteurs et disposant (ou ayant les aptitudes à acquérir) de la capacité de les mener à bien, de disposer d’un système de financement adapté à leurs besoins et à leur profil. La production du présent Guide des procédures intervient à un moment où, au stade actuel de la construction du projet, son Conseil de Gestion a conclu à la nécessité de le doter d’un statut qui soit adapté à la spécificité de sa mission et le libère de certaines contraintes règlementaires des établissements publics nationaux. Il est donc appelé à évoluer, pour des adaptations qu’imposeraient les contraintes de la construction du projet. La structure du Guide se décline en quatre (4) grandes parties qui traduisent les niveaux d’intervention des services : la gestion des activités administratives et financière ; le conseil aux porteurs de projets et l’étude des projets ; l’encadrement, l’installation et le suivi de l’exploitation du projet ; la gestion des opérations de financement et du risque ; Pour chaque étape, le document fait la description des opérations et du mode de circulation des documents élaborés. 4 PARTIE I : ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU FONDS NATIONAL DE SOLIDARITE Le FNS est placé à la fois sous la tutelle administrative et technique et sous la tutelle économique et financière du Ministère chargé de l’Economie et des Finances. Son fonctionnement obéit aux règles des Etablissements Publics Nationaux (EPN), telles que prévues par la loi n° 98-388 du 2 juillet 1998. Il comprend un Conseil de Gestion et une Direction générale. Ø Le Conseil de Gestion contrôle l’activité du Fonds ; il définit la politique générale, précise les objectifs et l’orientation à donner à la Direction Générale ; Ø Le Directeur Général est l’ordonnateur principal du Fonds. Il accomplit à cet effet les actes nécessaires à la réalisation des missions du Fonds. I ORGANIGRAMME DU FONDS NATIONAL DE SOLIDARITE L’organigramme du FNS s’est dessiné au fur et à mesure de la construction du projet. La présente version du Guide décrit les procédures qui organisent les activités des trois directions opérationnelles et des deux (2) Cellules rattachées au Directeur Général, à savoir : § La Direction Administrative et Financière (DAF), qui assure la gestion des ressources humaines et matérielles ; § La Direction de l’Encadrement et de l’Exploitation (DEE), qui prend en charge le promoteur depuis le premier contact avec le FNS jusqu’à l’accord de financement, et organise les actions d’encadrement du promoteur pour l’installation du projet ; § La Direction des Opérations et du Risque (DOR), qui prend en charge le promoteur depuis la décision d’accord de financement jusqu’au remboursement total des concours octroyés. Elle accomplit les diligences relatives à la mise en place des crédits, gère les opérations de financement en relation avec les établissements de crédit, et prend en charge les éventuels dossiers en contentieux ; § La Cellule Communication et Documentation (CCD) et la Cellule Audit et Contrôle interne (CACI), sont apparus pour assurer la mise en œuvre d’actions spécifiques qu’exige le développement de la structure. 5 DIRECTEUR GENERAL CONSEIL DE GESTION SERVICE RESSOURCES HUMAINES SERVICE MOYENS GENERAUX SERVICE COMPTABILITE ET BUDGET SERVICE CONSEIL ET ETUDE DES PROJETS SERVICE ENCADREMENT ET PARTENARIAT TECHNIQUE SERVICE OPERATIONS DE FINANCEMENT SERVICE RISQUE ET GARANTIES CELLULE AUDIT ET CONTROLE INTERNE CELLULE COMMUNICATION ET DOCUMENTATION DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (DAF) DIRECTION ENCADREMENT ET EXPLOITATION (DEE) DIRECTION OPERATIONS ET RISQUES (DOR) ORGANIGRAMME 6 II CELLULE AUDIT ET CONTROLE INTERNE (CACI) La CACI a deux (2) paliers de contrôle : Le Contrôle Interne ou la surveillance permanente ; L’Audit Interne. La CACI se dote de moyens qui permettent à la Direction Générale de s’assurer que les opérations réalisées respectent la mise en oeuvre des procédures mises en place ; sont conformes aux règles internes établies. II.1. CONTROLE INTERNE Le Contrôle Interne ou la surveillance permanente consiste en deux (2) actions : 1. La mise en œuvre de disposition en permanence pour garantir au niveau opérationnel la célérité, la régularité et la sécurité de l’exécution des opérations, conformément aux règles et procédures en vigueur ; 2. La vérification de la réalisation des diligences par les directions opérationnelles.. II.2. L’AUDIT INTERNE L’Audit Interne est une mission d’assistance auprès du Directeur Général. Dans ce but, il fournit des analyses, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités à examiner. Dans le cas de l’Audit de la mise en œuvre des procédures, une mission mandatée par le Directeur Général doit permettre de détecter les dysfonctionnements et d’engager les mesures correctrices. SERVICE INFORMATIQUE 7 III CELLULE COMMUNICATION ET DOCUMENTATION (CCD) La Cellule Communication et Documentation (CCD) organise les actions promotionnelles, assure la communication interne et gère les archives, la documentation. III.1. AU NIVEAU INTERNE : o Etablir un système de communication permanente avec les parties prenantes que sont le Conseil de Gestion, les Promoteurs en portefeuille, la tutelle et les partenaires. o Développer des actions de partenariats publics ou privés à l’installation des projets. o Veiller au respect de la charte graphique du FNS. o Ecrire et faire éditer un bulletin d’information interne et externe des activités du FNS. o Réaliser tous autres supports présentant les activités du FNS o Etablir des rapports positifs entre le FNS et ses différents publics o Renforcer l’image et la notoriété du FNS. o Etablir et entretenir des relations ainsi qu'un climat de confiance avec les jeunes promoteurs et le personnel du FNS; o Sélectionner et assurer la diffusion des informations concernant le FNS et son activité à travers un journal o Suivre les productions de documents o Proposer les moyens et choisir les supports de communication o Concevoir les contenus des messages o Gérer le budget de communication o Soutenir l'activité du FNS par des actions spécifiques o Gère l’accueil des visiteurs professionnels ; o Anime le site Internet ; o Organise et assure le secrétariat de toutes les réunions des organes du FNS et en élabore les comptes rendus et procès-verbaux III.2. AU NIVEAU EXTERNE : o Elaboration et diffusion de documents communicants dont la publicité institutionnelle, les documents audiovisuels, le site Internet, etc. 8 o Organisation de manifestations : journées portes ouvertes, salons, foires, congrès, colloques, séminaires, inaugurations, expositions, festivals, mécénat culturel et sportif, campagnes d'information, campagnes institutionnelles, anniversaires, etc. o Prise en charge des visites d'entreprise; o Veiller au respect de l’image du FNS ; o Donner les informations sur les activités du FNS dans les media o Propose et gère les actions promotionnelles o Organisation des relations avec la presse : o Rédaction et diffusion des communiqués de presse o Constitution des dossiers de presse o Organisation des conférences de presse, des voyages de presse o Gestion du fichier de presse et de revue de presse. 9 PARTIE II :GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Les procédures de gestion administrative et financière mises en œuvre au sein de la Direction Administrative et Financière sont exposées à travers les attributions et prestations de ses quatre (4) services que sont : 1. le Service des Ressources Humaines (SRH), 2. le Service des Moyens Généraux (SMG), 3. le Service de la Comptabilité et du Budget (SCB), 4. le Service Informatique (SI). 10 I SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Les principales attributions du Service des Ressources Humaines (SRH) sont les suivantes: 1. la gestion du personnel permanent et temporaire, notamment le suivi de carrière des agents, sous la supervision du Directeur Administratif et Financier ; 2. la préparation et le suivi du programme de formation et de stage ; 3. le service social ; 4. le recrutement ; 5. les opérations de traitement des salaires ; 6. la gestion des absences. 7. la gestion des missions, en collaboration avec le Service Comptabilité et Budget et le Service des Moyens Généraux ; I.1. LA GESTION DU PERSONNEL Aux termes de l’article 29 de la loi n° 98-388 du 02 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux Etablissements Publics Nationaux et portant création de catégories d’établissements publics et abrogeant la loi n° 80-1070 du 13 septembre 1980, le personnel des EPN est composé de fonctionnaires régis par le statut de la fonction publique uploads/s1/ guides-de-procedures-fns.pdf